Guía de colaboraciones en línea Consejos útiles, herramientas y aplicaciones

El arte de la colaboración en línea se ha ido mejorando lentamente durante un par de décadas. Se podría argumentar que las redes digitales comenzaron con la popularidad de los teléfonos celulares móviles. Pero la World Wide Web se ha expandido para crear un lugar de encuentro donde las ideas pueden convertirse en algo muy real y tangible. Trabajar con un equipo de cualquier tamaño requerirá algún compromiso. Y con las herramientas e ideologías adecuadas, es posible construir algunos de los mayores avances tecnológicos del futuro..

Parece mucho más fácil hacerlo por escrito que cuando necesita poner sus ideas en movimiento. Debe hacer que todos piensen en la misma página y que comuniquen sus ideas de manera eficiente. Esto requiere un liderazgo fuerte y la plataforma adecuada para lanzar esfuerzos creativos. En este artículo, quiero compartir algunos de mis consejos para que su equipo colabore en línea..

Organizar el equipo

Después de mucho ensayo y error, he llegado a la conclusión de que la organización es el número uno Un consejo que debes seguir. Si le quita algo a este artículo, debería ser cómo organizar su equipo..

(Fuente de la imagen: applec2400)

Cada proyecto puede necesitar un estilo diferente de organización. Debe tener un método limpio para compartir ideas y agrupar temas relacionados. El correo electrónico es una opción obvia, ya que puede configurar categorías y etiquetas para discusiones archivadas. Pero no es tan bueno para compartir en tiempo real entre varias personas.

Foros privados

Las aplicaciones de chat son otra solución, pero no tanto para guardar conversaciones de texto antiguas. Esto significa que es extremadamente difícil organizar la información o incluso acceder a ella en una fecha posterior.

Creo que un foro de discusión privado puede ser el lugar perfecto para compartir estas ideas. Cada uno de los miembros de su equipo puede crear nuevos hilos y responder a los comentarios en tiempo real. No importa quién está en línea, ya que todas las publicaciones anteriores se enlazan de manera lineal. También puede agruparlos en categorías y subcategorías en la página principal del foro..

Comúnmente, la mayoría de los hosts web predeterminarán un entorno de servidor PHP / MySQL. Para soluciones de código abierto recomiendo phpBB o máquinas simples. Cada uno tiene su propio conjunto de plantillas web que son perfectas para colaboraciones de pequeños equipos. Ambos scripts aún están en desarrollo activo y no muestran signos de detenerse en el corto plazo.

Tareas de delegacion

Otro gran obstáculo en el que se encontrará su equipo es la organización de tareas. Estos pueden incluir desde marketing, desarrollo de contenido, diseño / gráficos y codificación del frontend o backend de un sitio web, además de considerar cualquier otra tarea importante que deba realizar..

En lo que respecta a la gestión de tareas, hay soluciones pagadas más que suficientes para considerar. Flow es un sistema de gestión de tareas bellamente diseñado, construido para equipos grandes y pequeños. Las tareas se pueden agrupar en un formato de lista o mostrar en un calendario mensual. Además, puede organizar las tareas en categorías y etiquetas, y adjuntarlas a un usuario específico. La compañía incluso ha desarrollado aplicaciones de flujo para dispositivos iPhone y Android. Desafortunadamente, su sistema de administración costará hasta $ 100 por año y eso no es confiable para muchas pequeñas empresas.

(Fuente de la imagen: Dhaval Motghare)

Para una solución gratuita recomiendo Wunderlist. Este debe ser uno de los mejores sistemas de administración de tareas gratuitas que puede encontrar en línea. Su aplicación web es muy intuitiva y le permite compartir con otros amigos en su red. ¡Esto significa que puede crear un área de trabajo del proyecto y cualquier nueva tarea que cree se sincronizará automáticamente en sus cuentas! Wunderlist admite Mac OSX y Windows, además de aplicaciones móviles iPhone, iPad y Android.

Almacenamiento en la nube

Almacenar sus archivos en la nube casi se ha convertido en una solución moderna necesaria para el almacenamiento y el intercambio de archivos. Hay tantas aplicaciones que puede encontrar que ofrecen almacenamiento basado en la nube para todos los archivos de proyectos de su equipo..

El propósito es configurar un área única donde todos puedan acceder a archivos importantes en cualquier momento del día. Esto es esencial si estaba trabajando con personas de diferentes partes del mundo y viviendo en zonas horarias completamente diferentes. Sería difícil estar siempre sincronizados entre sí. Pero el almacenamiento en la nube ha cambiado dramáticamente la situación para mejor.

CloudApp es probablemente la primera idea que viene a la mente. Sus cuentas profesionales tienen un precio muy razonable y casi no tiene límites en el número total de archivos que puede cargar. Los usuarios gratuitos nunca verán caducar su cuenta, por lo que todos sus archivos se almacenarán de forma segura en CloudApp durante el tiempo que sea necesario..

Otra solución es Droplr, que es una aplicación más nueva en la escena de Cloud Hosting. También tienen software creado para los sistemas operativos Windows y Mac, lo que significa que puede omitir totalmente la interfaz web. La única diferencia entre estas dos aplicaciones es el diseño de su interfaz de usuario y los gráficos de precios. Eche un vistazo a ambos y vea si prefiere uno sobre el otro..

Aplicaciones web de Google

Al discutir la colaboración en la nube no podemos olvidarnos de Google. Sus productos pioneros han empujado los límites en el campo de la tecnología de Internet y han puesto herramientas gratuitas en manos de los empresarios. Mi ejemplo favorito tiene que ser Google Docs, donde puede crear un número ilimitado de documentos de Word, hojas de cálculo y presentaciones. Todo lo que necesita es una cuenta de Google y su inmensa red de granjas de servidores mantendrá sus archivos almacenados de forma segura.

La mejor parte es su sistema único para compartir y su interfaz fácil de usar. Una vez dentro de un documento, puede editar la configuración de privacidad haciendo clic en el “Compartir” Botón en la esquina superior derecha. Esto mostrará opciones donde puede abrir el documento al público o limitarlo a un número selecto de personas. Estos se administran mediante direcciones de correo electrónico, por lo que incluso si los miembros de su equipo no tienen una cuenta de Google, pueden iniciar sesión y editar el contenido..

Trabajando en el movil

No todos han hecho la transición de las plataformas de escritorio a las móviles. Por supuesto, todavía hay una gran necesidad de usar computadoras de escritorio que ofrezcan una gran cantidad de espacio en pantalla, sin mencionar el soporte para miles de aplicaciones. Pero los teléfonos móviles con iOS o Android se están convirtiendo rápidamente en la norma en la cultura popular..

Incluso estamos notando a los niños pequeños que descargan nuevas aplicaciones en su iPhone o iPod Touch. Es difícil ignorar el mercado móvil cuando se trata de colaboraciones en línea. Hay tantos productos disponibles, pero solo los más conocidos han podido lanzar aplicaciones para dispositivos móviles..

Dos grandes ejemplos incluyen Basecamp por 37signals y Socialcast. Basecamp es más una herramienta de colaboración tradicional en la que puedes crear espacios de trabajo de proyectos y delegar tareas para diferentes usuarios. Esto es perfecto para equipos de proyectos más pequeños que obtienen una pequeña ganancia de su trabajo. Socialcast, por otro lado, es un producto mucho más profundo. Ofrecen un plan gratuito que es ideal para probar el sitio. Si echa un vistazo a la página de información del producto, notará todos los pequeños detalles que se incluyen en este producto. Su soporte móvil es impecable y le permite acceder incluso a las funciones más notables. Algunos de estos incluyen datos de análisis de tráfico web, asignaciones de tareas, correo electrónico de Outlook e incluso widgets de microblogging (actualizaciones de estado, comentarios, preguntas, etc.).

Aplicaciones web más populares

Junto con lo anterior, he reunido una pequeña colección de aplicaciones web muy populares para la colaboración en línea. Sincronizar tareas y construir un nuevo proyecto nunca ha sido tan fácil con estas poderosas herramientas.

Te recomiendo que pruebes cada producto solo para ver cómo funciona para ti. Si alguna aplicación se siente torpe o inútil, no tenga miedo de dejarla caer y pasar a la siguiente. Tu tiempo no es algo para desperdiciar, y cuando encuentres la aplicación correcta, lo sabrás!

Dropbox

Esta es otra startup realmente genial que aún no me ha defraudado. Los profesionales de la industria tecnológica saben que el boca a boca es una pieza importante para la comercialización. Y Dropbox ha demostrado ser increíble con esta técnica para ampliar los límites de carga de usuarios a través de referencias de afiliados.

El sitio principal tiene enlaces donde puede descargar el software para Mac, Windows, Linux o incluso dispositivos móviles. Su equipo es increíble y la aplicación realmente lo hace. “simplifica tu vida”. El plan básico gratuito limita su almacenamiento de carga a 2GB, pero las cuentas profesionales y los equipos pueden aumentar a 1 terabyte o más!

Wunderkit

Wunderkit puede ser mi opción favorita de todas las herramientas de colaboración web en línea. Esto es desarrollado por las mismas personas que hicieron Wunderlist, excepto con muchas más características. La aplicación tiene una conexión social donde cada usuario tiene su propio perfil de red. Esto muestra las áreas de trabajo, tareas, foto del usuario, biografía y otra información personal del proyecto actual. Pero la mejor parte es que Wunderkit le permite segmentar público y espacios de trabajo privados.

Esto hace que sea muy fácil colaborar con muchas personas diferentes a través de una sola aplicación. Y aún mejor, tienen soporte para aplicaciones en las tiendas de aplicaciones OSX e iOS.

Sync.in

Esta es una aplicación pequeña pero notable que se presenta como una herramienta de colaboración en línea. Snyc.in creará notas públicas que se definen mediante ID de clave únicas. Puede agregar cualquier texto, como URL de enlace, viñetas, marcado HTML, en realidad cualquier forma de entrada de texto.

Luego, copiando la URL de la nota, puede compartir el mismo texto con todos los socios de su equipo. Tienen la opción de editar lo que ya ha creado o incluso agregar sus propias notas a la mezcla. Y puede definir configuraciones donde las ediciones de cada autor se resaltarán de un color diferente y se clasificarán con una marca de tiempo.

Es cierto que la aplicación no es tan útil para archivar tus ediciones anteriores. Pero si necesita un archivo de texto en vivo basado en la nube para compartir notas simples, entonces Sync.in es perfecto.

Proyectos Zoho

Zoho es muy similar a Basecamp, excepto que su versión gratuita se extiende para siempre. Cualquier cuenta gratuita está limitada a 1 área de trabajo del proyecto con un número ilimitado de usuarios. También está limitado en la carga de archivos, pero los wikis y otras herramientas son excelentes.

Si nunca antes has oído hablar de Zoho Projects, te recomiendo tomar el tour rápidamente. Esto incluye algunas capturas de pantalla para familiarizarse con el panel de administración y muchas de las funciones subyacentes. Su precio puede ser muy caro en comparación con las otras opciones que he proporcionado. Pero si puede administrar con una cuenta gratuita, Zoho ofrece una gran solución como espacio de trabajo temporal para un proyecto.

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Conclusión

La creación de redes y la colaboración siempre es un área gris para los nuevos compañeros de equipo. Puede ser difícil definir quiénes son los líderes del proyecto y cuáles son las tareas asignadas a cada miembro. Afortunadamente, tenemos acceso a las muchas aplicaciones que se encuentran en esta publicación para facilitar el proceso..

Espero que esta guía haya aclarado algunos de los mecanismos internos necesarios para trabajar en línea. Cualquier equipo deberá sentirse cómodo compartiendo ideas y respetándose mutuamente. A los tipos creativos les encanta construir cosas nuevas, está en nuestra naturaleza. Y lo único mejor que crear ideas creativas es construirlas con otras personas a tu lado..