10 consejos y trucos para Google Docs
Google Docs no tiene la cinta llena de funciones que encontrarás en Microsoft Office, pero sí tiene algunos trucos útiles en la manga. Es posible que nunca encuentres estas características a menos que vayas a buscarlas..
La suite de oficina basada en la web de Google ha madurado a lo largo de los años y ahora ofrece todo, desde acceso sin conexión a soporte adicional de terceros. Sigue siendo una suite de oficina fácil de usar que funciona en todas partes con excelentes funciones de colaboración en tiempo real.
Habilitar el acceso sin conexión
Google Docs puede trabajar sin conexión. Esto le permite crear nuevos documentos, continuar trabajando en los documentos actuales e incluso solo ver sus documentos mientras no tenga una conexión a Internet. Cuando vuelva a conectarse a Internet, sus cambios se sincronizarán en línea.
Esta función requiere Google Chrome, por lo que funciona en Windows, Linux, Mac OS X y Chromebooks. Para configurarlo, abra el sitio web de Google Drive, haga clic en el botón de engranaje en la esquina superior derecha del sitio y haga clic en Configuración. En el panel General, asegúrese de que la opción "Sincronizar su trabajo con esta computadora para que pueda editar sin conexión" esté habilitada y haga clic en Listo. Para usar Google Docs sin conexión, simplemente regrese al sitio web de Google Drive en Chrome cuando no tenga conexión a Internet.
Colabora en tiempo real
Google Docs tiene mejores funciones de colaboración que la versión de escritorio de Microsoft Office. Puede colaborar en tiempo real, y todos los que tengan acceso al documento podrán editarlo a la vez. Verá los cursores de otras personas en el documento y podrá verlos escribir en tiempo real..
Haga clic en Archivo> Compartir para comenzar a compartir el documento. Puede invitar a personas individuales por sus direcciones de correo electrónico o permitir que cualquier persona con un enlace especial al documento lo edite..
Compartir no se trata solo de editar: la función Compartir puede permitirle compartir un documento con una o más personas para que puedan verlo. Siempre tendrán la copia más reciente, por lo que esto puede ser más conveniente que enviar un archivo por correo electrónico. También puede dar a las personas la posibilidad de dejar comentarios en un documento para que pueda obtener su opinión sin permitirles modificar su documento..
Publicar un documento
Google Docs le permite publicar rápidamente un documento en línea. Simplemente haga clic en Archivo> Publicar en la web y haga clic en el botón Iniciar publicación. Recibirá un enlace público al documento en forma publicada, para que pueda compartirlo con otras personas y que puedan verlo. No tienes que alojar el documento en tus propios servidores en algún lugar.
Esta función está separada de la función de compartir. Cuando se publica un documento, cualquier persona con el enlace puede verlo. Cuando se comparte, solo se puede compartir con un puñado de personas. Cuando las personas acceden a un documento compartido, verán el editor de Google Docs. Cuando acceden a un documento publicado, verán el documento como una página web típica.
Ir al siguiente error tipográfico / Anterior tipográfico
Para corregir rápidamente los errores, use el método abreviado de teclado Ctrl + 'para pasar al siguiente error tipográfico en el documento actual y Ctrl +; para ir al error tipográfico anterior. Esto le permite corregir errores tipográficos rápidamente sin desplazarse por el documento actual y buscar esos subrayados rojos.
Google Docs también obtuvo recientemente una función de corrección ortográfica que le permite hojear rápidamente los problemas en un documento actual, una característica que le faltó por mucho tiempo. Simplemente haga clic en Herramientas> Revisión ortográfica para usarla..
Buscar e insertar enlaces
Google Docs incorpora el poder de la búsqueda de Google para ayudarlo a insertar fácilmente enlaces en su documento actual. En lugar de abrir una nueva pestaña del navegador y buscar la página que desea vincular, puede buscar directamente desde el cuadro de diálogo del vínculo. Para hacer esto, haga clic en la opción Insertar> Enlace. Escriba una búsqueda en el cuadro de diálogo y Google mostrará las páginas que coincidan con su búsqueda: haga clic en una para crear un enlace a la dirección seleccionada.
Configure sus estilos de texto
En lugar de formatear manualmente cada bit de texto en su documento, debe formatear su texto usando estilos. Esto significa que, en lugar de configurar todos los títulos a un cierto tamaño de fuente y texto en negrita, solo debe hacer clic en el cuadro de estilo y establecerlos en "Título 1".
También puede editar fácilmente la configuración de fuente utilizada para diferentes estilos. Primero, formatee un texto para usar el tipo de formato que desea usar para un estilo. Seleccione ese texto, haga clic en el cuadro de estilo en la parte superior de la pantalla y haga clic en la flecha a la derecha del estilo que desea modificar. Haga clic en la opción "Actualizar 'Nombre de estilo' para que coincida" y ese estilo ahora usará el tipo de formato que seleccionó.
Para guardar estos estilos personalizados y usarlos en otros documentos, haga clic en el menú Opciones en la parte inferior de la lista aquí y seleccione "Guardar como mis estilos predeterminados".
Administre su diccionario personal
Si Google Docs piensa que una palabra es un error tipográfico pero sabe que es correcta, puede hacer clic con el botón derecho en la palabra subrayada y seleccionar Agregar al diccionario personal. Luego puede hacer clic en Herramientas> Diccionario personal y editar la lista de palabras en su diccionario personal. Si accidentalmente agrega una palabra mal escrita a esta lista, deberá eliminarla de aquí antes de que Google le avise de nuevo..
Esta opción es una función bastante reciente: anteriormente, Google Docs no le permitiría eliminar las palabras que agregó a esta lista. Es posible que desee echar un vistazo a la lista y asegurarse de que no haya agregado palabras incorrectas a la lista en el pasado..
Copiar y pegar con el portapapeles web
Google Docs tiene una función de portapapeles web que comparte en Google Docs, Hojas de cálculo y Diapositivas. Este portapapeles está asociado con su cuenta de Google, por lo que lo seguirá a través de todas las computadoras que use. A diferencia de su portapapeles del sistema operativo estándar, el portapapeles web puede contener varios elementos. El portapapeles admite texto, imágenes, dibujos y otros datos de documentos de Google..
Para usar esta función, seleccione un texto, haga clic en Editar, use el menú del Portapapeles Web. Esta es la mejor manera de copiar algunos tipos de datos, como dibujos, entre diferentes tipos de documentos de Google. Los elementos que guarde en su portapapeles web se borrarán después de 30 días si no interactúa con ellos..
Usa la herramienta de investigación
Google Docs contiene una barra lateral diseñada para la investigación: ábrala haciendo clic en Herramientas> Investigación. Esta barra lateral le permite buscar imágenes, citas y resultados web para que pueda insertarlos fácilmente en un documento. También facilita la búsqueda de estudios académicos e inserta rápidamente las notas o citas apropiadas para los formatos de citas de MLA, APA o Chicago. También puede insertar rápidamente citas en los resultados web, puede ser una forma fácil de crear una bibliografía para un periódico escolar..
Instalar complementos
Los complementos son una característica bastante nueva. Estos son bits de software de terceros creados con Google Apps Script. Puede instalarlos haciendo clic en Herramientas> Administrar complementos. Se pueden usar desde el menú de complementos..
Por ejemplo, puede instalar un complemento Tesauro que le permite seleccionar cualquier palabra y hacer clic en Complementos> Tesauro> Buscar sinónimos para la palabra seleccionada para ver los sinónimos mientras escribe un documento. Otros complementos incluyen un creador de bibliografía fácil, herramienta de diagramas y generador de tabla de contenidos.
Google Docs también tiene más trucos bajo la manga. El menú Archivo> Descargar como es particularmente útil, ya que le permite descargar su documento en muchos formatos diferentes. Puede descargarlo como un documento PDF o de Microsoft Office si necesita enviarlo o enviarlo por correo electrónico en un formato de archivo específico..
