Una guía de pasos rápidos en Microsoft Outlook

Outlook incluye una función de Pasos rápidos que le permite aplicar múltiples acciones a un mensaje con un solo clic. Outlook incluye varios pasos rápidos predeterminados, pero también puede crear sus propios pasos (y eliminar los predeterminados si no los necesita). Si realiza regularmente el mismo conjunto de acciones, crear un Paso rápido y asignarle una tecla de acceso rápido puede ahorrarle mucho tiempo. Así es como funcionan.

Los QuickSteps predeterminados

Puede encontrar los pasos rápidos en la pestaña "Inicio" de Outlook. Cuando empieces por primera vez, verás los pasos rápidos predeterminados allí. Puede hacer clic en cualquiera de ellos para aplicar las acciones incluidas a un mensaje seleccionado.

Los pasos rápidos predeterminados incluyen:

1. Mover a ?: Abre una ventana para que seleccione una carpeta a la que le gustaría mover el mensaje..
2. Al gerente: Crea una copia reenviada del mensaje seleccionado actualmente con la dirección de su administrador..
3. Equipo de correo electrónico: Crea un mensaje en blanco dirigido a los miembros de su equipo. (Si su correo es administrado por su empleador, dependiendo de la forma en que sus administradores de Exchange hayan configurado su buzón, es posible que Outlook ya sepa quiénes son su gerente y los miembros de su equipo. pasos rápidos.)
4. Hecho: Marca el mensaje como leído y completo, y luego lo envía a una carpeta específica. La primera vez que use esta, tendrá que especificar la carpeta, pero a partir de ese momento, Outlook recordará su elección y la enviará a esa carpeta cada vez que use el Paso Rápido..
5. Repetir y Eliminar: Abre una respuesta al mensaje seleccionado actualmente y luego borra el mensaje seleccionado actualmente después de enviar la respuesta.

Outlook solo muestra los pasos rápidos que están disponibles. Si no ha seleccionado un mensaje, por ejemplo, solo se muestra el paso rápido "Correo electrónico del equipo" porque los otros valores predeterminados funcionan en un mensaje existente.

Cómo crear un paso rápido

Para agregar un nuevo paso rápido, haga clic en la opción "Crear nuevo" en el cuadro Pasos rápidos.

Esto abre una nueva ventana donde puede nombrar su paso rápido y elegir las acciones que desea que realicen..

Cuando hace clic en el menú desplegable "Elegir una acción", obtiene una lista de posibles acciones, cada una de las cuales le puede dar opciones adicionales para seleccionar.

Vamos a agregar dos acciones: una para mover el mensaje a una carpeta y otra para marcarlo como leído.

Seleccione la acción "Mover a carpeta" y elija la carpeta a la que desea mover los mensajes..

A continuación, haga clic en "Agregar acción" para agregar una segunda acción.

Seleccione "Marcar como leído" en el menú desplegable.

Opcionalmente, puede elegir una de las teclas de acceso directo incorporadas y agregar un poco de texto para que se muestre cuando pase el cursor sobre el Paso rápido con su puntero (es útil una breve descripción que le recuerde las acciones que realiza el Paso rápido).

Haga clic en "Finalizar" y su nuevo paso rápido aparecerá en el cuadro Pasos rápidos en Outlook. Si se desplaza sobre el Paso rápido, verá la tecla de acceso directo que eligió y el texto de información sobre herramientas que ingresó.

Ahora todo lo que tiene que hacer es seleccionar sus mensajes y hacer clic en el nuevo QuickStep (o presionar la combinación de teclas de acceso directo) para aplicar sus acciones..

Cómo editar o eliminar un QuickStep

Si desea editar o eliminar un paso rápido, haga clic en la flecha pequeña en la parte inferior derecha del grupo de pasos rápidos en la cinta de opciones.

Esto abre la ventana "Gestionar pasos rápidos".

Aquí tiene la opción de editar, duplicar (lo que crea una copia exacta del paso rápido seleccionado si desea uno similar pero con una ligera variación), o eliminar un paso rápido.

También puede cambiar el orden en que aparecen los pasos rápidos en la cinta o crear un nuevo paso rápido..

Finalmente, existe la opción de "Restablecer valores predeterminados".

Al seleccionar la opción "Restablecer valores predeterminados" se eliminan los Pasos rápidos que haya creado y se recrean los Pasos rápidos predeterminados que podría haber eliminado. También elimina cualquier cambio que hayas realizado en los pasos rápidos predeterminados. Como no puedes deshacer esta acción, se te mostrará una advertencia. Haga clic en "Sí" para que se realice el restablecimiento.

También puede omitir la ventana "Administrar pasos rápidos" para acciones individuales de pasos rápidos haciendo clic derecho en un paso rápido en la cinta. Esto abre un menú contextual donde puede editar, duplicar o eliminar el Paso rápido.

Y eso es Quick Steps. No hemos pasado por todas las acciones posibles que puedes agregar a Quick Step porque hay muchas de ellas y es una interfaz bastante intuitiva una vez que sabes cómo funciona. Si desea que su experiencia con Outlook sea más eficiente y que consuma menos tiempo, los pasos rápidos son un excelente lugar para comenzar.