Principiante Cómo mantener, archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos en Outlook 2013
Hoy, estamos cubriendo las cosas "aburridas" de Outlook. Mantenimiento y seguridad, al igual que en, mantener y proteger su archivo de datos de Outlook 2013, lleno de todos sus datos importantes, haciendo una copia de seguridad y archivándolo.
A partir de este momento, si ha estado usando Outlook para redactar y enviar correos electrónicos, y se ha tomado el tiempo para importar sus contactos de G-mail en su libreta de direcciones, o el hecho de que incluso está usando un Outlook libreta de direcciones, significa que tiene una gran cantidad de datos que necesita protección.
Del mismo modo, también es probable que haya dedicado mucho tiempo y trabajo a crear sus calendarios, a agregar tareas y listas de tareas, y quizás incluso tenga un montón de notas que desee guardar..
Todo esto se reduce a asegurarse de que, al menos ocasionalmente, realice una copia de seguridad de su archivo de datos porque, como cualquiera de nosotros puede dar fe, es muy frustrante y deprimente perder todos sus datos y comenzar de nuevo..
Panel de control de correo
Para comenzar, echemos un vistazo rápido al panel de control de correo en Windows.
Como se muestra en la imagen, tiene acceso a tres áreas clave de su configuración de Outlook. Dicho esto, al hacer clic en los botones "Cuentas de correo electrónico ..." o "Archivos de datos ..." se abrirá la misma ventana, en sus pestañas correspondientes.
En la siguiente captura de pantalla, vemos la pestaña Correo electrónico, que le permitirá realizar acciones en sus cuentas de correo electrónico, como la reparación o el cambio. También puede ver dónde se almacenan los datos de cada cuenta..
Si desea afectar estos archivos de datos directamente, deberá hacer clic en la pestaña "Archivos de datos". Hay algunas cosas útiles que puedes hacer aquí.
Por ejemplo, puede hacer clic en el botón "Abrir ubicación de archivo" para ver dónde se encuentran sus archivos de datos. Esto es práctico, porque querrá saber dónde están en caso de que necesite escanearlos y repararlos (se analiza en la siguiente sección)..
Hay otra característica interesante que puedes usar desde la ventana Configuración de la cuenta. Si su (s) archivo (s) de datos se ha vuelto enorme y está ocupando toneladas de espacio en disco (algunas personas recopilan gigabytes en gigabytes de correos electrónicos antiguos), entonces puede comprimirlo.
Haga clic en el botón "Configuración" en la pestaña Archivos de datos y luego haga clic en "Compactar ahora" para reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook.
El panel de control de Correo es una forma confiable de mantener sus archivos de datos y perfiles, pero no es la única, y la aplicación de Outlook también le permitirá administrar sus buzones. Le mostraremos estos controles justo después de demostrar cómo reparar sus archivos de datos..
Ejecutando la herramienta de mantenimiento PST
Si no te habías dado cuenta, los datos de Outlook se almacenan en un archivo .PST o .OST, y la mayoría de las veces, no hay nada de malo en eso..
Desafortunadamente, a veces sus datos se corrompen, lo que no es lo mismo que decir que es mala o que no se puede recuperar, solo necesita ejecutar la herramienta de reparación de la bandeja de entrada incluida. La herramienta de reparación de la bandeja de entrada o "ScanPST" escaneará y reparará su archivo de carpetas personales, validando y corrigiendo cualquier error mientras realiza una copia de seguridad de su archivo .PST o .OST dañado en caso de que algo salga mal durante la recuperación.
La herramienta ScanPST se puede encontrar en la carpeta de instalación de Outlook, generalmente C: \ Archivos de programa \ Microsoft Office \ Office15. Cuando lo localice, haga doble clic en la utilidad ScanPST para iniciarlo.
Lo primero que deberá hacer es buscar dónde se encuentran sus archivos .PST o .OST. En la siguiente captura de pantalla, puede ver dónde se encuentran en nuestra computadora. Elegimos uno y hacemos clic en "Abrir".
Si la herramienta ScanPST encuentra algún error, le informará tanto y ofrecerá la reparación. Haga clic en el botón titulado apropiadamente para iniciar dicha reparación..
Una vez que haya terminado, la herramienta ScanPST le informará que su archivo de Outlook ha sido reparado exitosamente.
Puede cerrar la herramienta o repetir el proceso en cualquier otro archivo de datos según sea necesario.
Archivando sus datos automáticamente
Vamos a terminar con información importante sobre la mejor manera de archivar y hacer una copia de seguridad de sus datos. Lo primero que queremos discutir son sus opciones de Autoarchivar. Para comenzar, haga clic en la pestaña "Archivo" en la cinta de opciones para ver la siguiente pantalla.
Tenga en cuenta inmediatamente que puede elegir qué cuenta desea atender (si corresponde) haciendo clic en el menú desplegable que se encuentra sobre el botón Agregar cuenta.
Vamos a hacer clic en el botón "Herramientas de limpieza" y luego seleccione "Limpieza del buzón" de las opciones. A continuación se muestran las opciones que verá. Todo aquí está dedicado a recortar la grasa de su bandeja de entrada y archivar mensajes antiguos.
Al hacer clic en el botón "Autoarchivar" significa que Outlook archivará automáticamente cualquier carpeta de correo que haya sido configurada como tal. Para configurar sus opciones de autoarchivo, debe hacer clic derecho en una carpeta de correo y seleccionar la pestaña "Autoarchivar".
Aquí vemos una ventana típica de propiedades de la carpeta de correo. La pestaña Autoarchivar te permitirá ajustar cómo se archiva automáticamente la carpeta. Tenga en cuenta que, en esta captura de pantalla, tenemos la carpeta configurada para Autoarchivar según su propio calendario y acciones.
También puede asignar la carpeta a autoarchivo de acuerdo con la configuración general de autoarchivo predeterminada de Outlook. Si configura la carpeta con la configuración predeterminada y luego hace clic en "Configuración predeterminada de archivo ..." verá el siguiente cuadro de diálogo (porque son "predeterminados", los cambios que establezca aquí se aplicarán a todas las carpetas configuradas para el autoarchivo predeterminado).
No se olvide, también puede encontrar estos ajustes abriendo las Opciones y haciendo clic en el encabezado "Avanzado".
Avancemos ahora para archivar manualmente sus datos..
Archivar manualmente tus datos
Simplemente, si no desea utilizar autoarchivo, o si desea facilitar un procedimiento de archivo por su cuenta, regrese a las Herramientas de limpieza que se encuentran en la pantalla Información de la cuenta y haga clic y seleccione "Archivar" para abrir el siguiente cuadro de diálogo.
Bastante fácil, simplemente desea elegir la carpeta que desea archivar, seleccionar la fecha para sus elementos de archivo y luego elegir una carpeta donde desea guardar su archivo. Eso es todo, has terminado!
Copia de seguridad y restauración de su archivo de datos de Outlook
Realizar una copia de seguridad de su (s) archivo (s) de datos de Outlook es tan fácil como copiar sus archivos .OST o .PST en otro disco duro, servidor en la nube, unidad de disco USB u otro medio de almacenamiento. Recuerdas cómo localizar tus archivos de datos?
Abra el panel de control de correo y haga clic en el botón "Archivos de datos". Haga clic en "Abrir ubicación de archivo ..." y luego puede hacer una copia de seguridad de sus archivos de datos.
En una nota lateral, podría reubicar permanentemente sus archivos de datos en una ubicación en la nube, como una carpeta de OneDrive o Dropbox, asegurando así que sus datos de Outlook siempre estén respaldados técnicamente.
Para restaurar su archivo de datos respaldado, volvamos a la pestaña Archivo y seleccione "Abrir archivo de datos de Outlook".
En la siguiente captura de pantalla, el Explorador de archivos se abre automáticamente en nuestros archivos, pero obviamente puede navegar a donde se encuentren sus archivos de datos.
Seleccione el archivo que desea y haga clic en "Abrir" para que pueda acceder a los datos guardados en el archivo. Una vez restaurado, podrá navegar y ver los elementos como lo haría normalmente.
Si ya no necesita acceder a su archivo de datos respaldado, simplemente haga clic derecho en la carpeta superior y seleccione la opción de cerrar.
Realizar copias de seguridad y restaurar archivos de datos es en gran parte una actividad manual, pero si configura sus carpetas para que se autoarchiven con frecuencia y se archiven en una ubicación como una carpeta en la nube, entonces tiene un poco de seguridad..
Sin embargo, la mejor manera de asegurarse de no perder ningún dato es realizar una copia de seguridad de sus archivos de datos al por mayor. ¿Tienes algo que quieras agregar? Por favor, háganoslo saber en nuestro foro de discusión. Como siempre, esperamos sus comentarios..
