Aumente su productividad de escritura de correo electrónico con Microsoft Word Mail Merge
La combinación de correspondencia de Microsoft Word es una excelente herramienta de productividad. Saber cómo crear líneas de asunto y archivos adjuntos personalizados que la función básica de combinación de correspondencia de Word no admite puede ser un salvavidas cuando tiene que escribir correos electrónicos de forma masiva.
En el artículo de hoy, aprenderá cómo usar el Asistente para combinar correspondencia de Word 2010, escribir asuntos de correo electrónico personalizados y configurar archivos adjuntos diferentes para cada uno de sus destinatarios de correo electrónico..
Imagen de M! R
Creación de una lista de distribución
La combinación de correspondencia de Word nos ahorra la tediosa tarea de ingresar la dirección de correo electrónico de cada destinatario manualmente al permitirnos importar direcciones de correo electrónico de contactos de Outlook, fuentes de datos de Excel o Access, o archivos de datos de Word.
El contacto de Outlook es la mejor opción entre los tres, y si no lo ha utilizado, ahora será un buen momento para actualizar su libreta de direcciones de Outlook y le mostraremos cómo hacerlo. Puede omitir la siguiente sección y comenzar a escribir su combinación de correspondencia, si ya sabe cómo configurar el contacto de Outlook; de lo contrario, las dos secciones siguientes le brindarán información básica sobre cómo configurar su contacto de Outlook mediante la importación de su lista de contactos basada en la web..
Configure su perfil de correo
La configuración de contacto de Outlook comienza con la creación de un perfil de correo que almacena la dirección de correo electrónico, la contraseña, la información del servidor y los enlaces de su cuenta a otros datos, como mensajes de correo electrónico y direcciones.
Puede crear algunos perfiles, cada uno adaptado a una cuenta de correo electrónico específica.
Un nombre de perfil adecuado le permite identificar la cuenta de correo electrónico que asocia con su perfil de correo.
Tiene la opción de configurar su perfil de correo usando la dirección de correo electrónico que recibió de su ISP o su propia cuenta de correo electrónico seleccionando la tercera opción.
Seleccione "Correo electrónico de Internet" para usar un proveedor de correo electrónico que brinde un servicio POP, por ejemplo, GMail.
Cada proveedor de correo electrónico de Internet tiene una configuración POP diferente, asegúrese de leer el manual del usuario para conocer su configuración POP.
¡Felicidades! Si ve esta pantalla, ha configurado correctamente su perfil de correo. Ahora, estamos listos para configurar nuestra carpeta de contactos de Outlook.
Poblando su carpeta de contactos
Puede ingresar su lista de distribución manualmente en Outlook o importar otras libretas de direcciones basadas en la web, como la libreta de direcciones de GMail, Yahoo o Hotmail. La mayoría de los proveedores de correo electrónico basados en la web nos permiten exportar su libreta de direcciones a una fuente de datos compatible con Outlook. Por ejemplo, Gmail nos da la opción de exportar nuestros contactos a un archivo CSV compatible con Outlook.
La función de importación de Outlook admite una variedad de tipos de archivos: csv, vcard, RSS, iCalendar y muchos más, por lo que es una excelente herramienta para crear su lista de distribución de combinación de correspondencia.
El archivo CSV se incluye en la categoría "Otro programa o archivo" en Outlook.
Los archivos ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST son algunos de los archivos de programa que Outlook admite. Para nosotros, elegimos el tipo de archivo de valores separados por comas (Windows).
Ahora, busque el archivo CSV que acabamos de exportar desde la libreta de direcciones de Gmail.
De todas estas carpetas, la carpeta de contactos es la mejor opción para nuestro propósito de combinación de correspondencia.
Outlook necesita unos minutos para importar su contacto dependiendo de la cantidad de direcciones de correo electrónico que esté importando.
Deberíamos poder usar esta carpeta de contactos, una vez que Outlook haya terminado de importar todos sus contactos, para la combinación de correspondencia.
Asistente para combinar correspondencia
Comience con un documento en blanco y abra la cinta de "Correos" para comenzar nuestra combinación de correo.
El asistente es la mejor manera para que los principiantes comiencen con su primer ejercicio de combinación de correspondencia.
Selección de destinatarios del mensaje
El asistente nos pedirá que elijamos el tipo de documento para nuestra combinación de correspondencia, los mensajes de correo electrónico son el tipo de documento adecuado para el ejercicio de combinación de correspondencia de hoy.
Podemos comenzar a escribir nuestro mensaje de correo electrónico desde un documento en blanco, una plantilla o un documento existente.
Elija nuestra carpeta de contactos de Outlook como nuestra lista de distribución de combinación de correspondencia en el paso 3.
Tenemos la opción de usar cualquiera de los perfiles de correo que configuramos en nuestro sistema..
Su recuento de contactos debería ser más que cero si Outlook importó su dirección de Gmail correctamente.
Elija las personas que desea incluir en su distribución de correo electrónico marcando las casillas de verificación apropiadas.
Redactar el mensaje de correo electrónico
Comience a escribir su mensaje de correo electrónico e inserte los campos de combinación donde desee colocar mensajes personalizados, como el título o el apellido, en el lugar apropiado de su documento..
Cada campo de combinación se incluirá dentro de un doble chevron; serán sustituidos con la información de su tarjeta de contacto cuando complete el asistente de combinación de correspondencia.
Obtenga una vista previa de su mensaje de correo electrónico para ver cómo Word procesa los campos de combinación haciendo clic en el enlace "Siguiente: Vista previa de sus mensajes de correo electrónico".
Si está satisfecho con la vista previa, haga clic en el enlace "Siguiente: completar la combinación", y Word enviará el correo electrónico combinado a todos sus destinatarios con una línea de asunto común.
Personalizar su línea de asunto
El asistente divide el proceso de combinación de correspondencia en estos pasos: elegir el tipo de documento y la plantilla adecuados, crear una lista de distribución, evaluar la vista previa de combinación de correspondencia y enviar correos electrónicos a todos sus destinatarios.
En este punto, puede observar dos actividades comunes de escritura de correo electrónico que el asistente no admite, escribir líneas de asunto personalizadas y configurar diferentes archivos adjuntos. Tenemos que usar la macro para hacerlas en la combinación de correspondencia, preferiblemente antes de completar el asistente.
Con su carta abierta, presione "Alt + F11" y haga doble clic en "ThisDocument" en su ventana de Word para abrir el editor de macros.
Pegue este código de macro, escrito por un codificador de macro experto hutchinsfairy, en el panel en blanco y guárdelo.
Dim WithEvents wdapp como aplicación
Dim EMAIL_SUBJECT como cadena
Dim FIRST_RECORD como booleanoSubdocumento privado_Open ()
Establecer wdapp = Aplicación
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Set wdapp = Nada
End Sub
Submarino privado wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (Documento ByVal como documento, Cancelar como Booleano)
Dim i As IntegerCon ActiveDocument.MailMerge
Si FIRST_RECORD = True entonces
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Terminara sii = .DataSource.DataFields.Count
Hacer mientras que i> 0
.MailSubject = Replace (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
LazoTerminar con
End Sub
Submarino privado wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord Long, ByVal EndRecord Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Submarino privado wdapp_MailMergeAfterMerge (Documento ByVal como documento, Documento ByValResultado como documento)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Vuelva a su documento y haga clic en el enlace "Siguiente: completar la combinación" para enviar su correo electrónico.
Haga clic en el enlace "Correo electrónico ..." para enviar su mensaje.
Coloque los campos de combinación apropiados, rodeados con un chevron, en la línea de asunto.
La macro analizará el campo de combinación y lo reemplazará con el apellido del destinatario cuando Word envíe el documento por correo electrónico..
Adjuntar diferentes elementos a su correo electrónico
Hasta este momento, hemos aprendido cómo usar el asistente de combinación de correspondencia y cómo personalizar los campos de asunto, y para completar el tutorial de hoy, le mostraremos un complemento de terceros que nos permite adjuntar archivos diferentes para cada correo electrónico..
Descargue el complemento, descomprímalo y verá que el complemento viene como plantillas de documento de Word. Use "CreateEMailData Word 2007 Ver02", si está usando word 2007 o 2010, y "CreateEMailData Word 2003 Ver02", si está usando Word 2003.
Copie la plantilla de documento adecuada en su carpeta "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", donde "% appdata%" es su carpeta de inicio de Microsoft, en nuestro caso es "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".
Reinicie su Word, después de copiar el archivo en la carpeta de inicio de Microsoft, y verá dos nuevos complementos: Crear archivo de datos y combinar en correo electrónico, debajo del menú de cinta de "Envío".
Prepare un archivo de datos con una tabla de dos columnas: la dirección de correo electrónico del destinatario en la columna izquierda y la ruta completa al archivo adjunto en la columna derecha, luego guárdelo en la misma carpeta que el documento de combinación de correo electrónico como “MergeAttachmentsData”. Debemos enfatizar que debe guardar el archivo como "MergeAttachmentsData", de lo contrario el complemento no puede encontrar el archivo para buscar archivos adjuntos.
Vuelva a su documento de combinación de correo y divida los documentos en archivos individuales.
Debería aparecer una nueva ventana de documento de Word y haga clic en el botón del complemento "Combinar para enviar por correo electrónico". Simplemente haga clic en el botón 'Aceptar' en el cuadro de diálogo amarillo, ya que ya hemos preparado el archivo de datos.
Coloque un asunto apropiado para su correo electrónico, haga clic en Aceptar y Outlook enviará su correo electrónico con el archivo adjunto que especifique en el archivo de datos..
Word, con sus muchas funciones útiles, es realmente una gran herramienta de productividad. Esperamos escribir más artículos de Word para nuestros lectores. Mientras tanto, echa un vistazo a los otros artículos de palabras en nuestro sitio.
Esperamos que haya aprendido a usar Word Mail Merge en el artículo de hoy. Siéntase libre de discutir otros consejos de combinación de correspondencia con los otros lectores en la sección de comentarios.
