Reducir el tiempo dedicado al envío y recepción de correo electrónico

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El correo electrónico puede facilitar la comunicación, pero también puede agotar el tiempo. Aprenda cómo procesar el correo electrónico entrante y escribir el correo electrónico saliente para ahorrar tiempo.

Según una encuesta realizada en 2005, las entrevistas a empleados revelaron que la pérdida de tiempo en el correo electrónico hizo que una empresa con 10,000 empleados perdiera aproximadamente $ 152 millones en salarios por año.

El correo electrónico claramente tiene sus desventajas. Los correos electrónicos poco claros distraen a los empleados de tareas importantes relacionadas con el trabajo, canales de comunicación en la nube y, a menudo, crean trabajo adicional. Evite las trampas del correo electrónico siguiendo las sugerencias a continuación.

Cómo el correo electrónico entrante puede perder su tiempo

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Hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico que pueden perder su tiempo. Los que:

Podría ser reducido de múltiples mensajes y condensado en uno completo
No te relaciones directamente contigo
Se relaciona con usted pero no de manera directa, lo que lo deja inseguro de cómo o si debe responder (y consume tiempo)
No te dirijas a tomar alguna acción (que es improductiva)
Distraer y / o animarle a perder tiempo en la web
No es adecuado para el correo electrónico, y tiene más sentido a través de un canal de comunicación dinámico como una reunión de negocios o algún formato que sea más adecuado para el contenido (como un documento independiente rico en información)

Cómo procesar el correo electrónico entrante de manera eficiente

Para leer y procesar los correos electrónicos de manera eficiente, debe centrarse en dos cosas: averiguar el mensaje del correo electrónico (o la falta de él) y decidir qué acción tomar en respuesta.

Paso 1: averiguar el mensaje (o falta de)

Cada vez que lea un nuevo correo electrónico, tómese el menor tiempo posible para descubrir:

Si el orador se dirige a usted directa o indirectamente
Si el orador te ha dicho lo que espera de ti
Si eso se hace de una manera clara
Si el mensaje general es relevante para usted
Si el mensaje general parece apropiado, dado el contexto de su relación con el remitente (o falta de, si están tratando de iniciar una relación comercial, por ejemplo)

Esto le ayudará a determinar cuál es el mensaje del correo electrónico y cómo desea responder. Es decir, si pretendes responder en primer lugar..

Es especialmente importante tener en cuenta si el orador está haciendo una o más cosas que pueden atraerlo a perder un tiempo precioso, como:

No tener claro lo que están tratando de decir.
Usar el lenguaje de una manera confusa o eufemística para evitar hablar en términos concretos (por ejemplo, "Creo que debemos tener un corazón a otro en algún momento" en lugar de "¿Me puede llamar esta semana para que podamos hablar por teléfono sobre algo importante? ”)
Deambular o salir del tema
Incluir información que no sea de su incumbencia, inapropiada, ofensiva o incoherente
Cc o bcc en mensajes que no son relevantes para usted
Repetir el mismo mensaje a través de varios correos electrónicos, o repetir lo que ya se ha cubierto en las comunicaciones anteriores que no sean correos electrónicos
Escribir sobre algo que ya ha discutido y resuelto, de una manera olvidada o descuidada

En este tipo de situaciones, tenga especial cuidado de responder de una manera efectiva que minimice la cantidad de tiempo que dedica a la comunicación. Porque es fácil dejar que los escenarios de correo electrónico ambiguos anteriores agoten su tiempo.

Paso 2: Decida qué acción tomar

Una vez que sepa de qué se trata el mensaje, descubra la manera más productiva de responder. Aquí hay algunas respuestas típicas:

Cambiar la conversación a un mejor medio de comunicación, como llamadas telefónicas y de conferencia
Respondiendo a una pregunta recurrente de varias personas, no a través del correo electrónico, sino a través de un medio más rico en información que se puede compartir, como un Google Doc.
No responde a los mensajes que no aclaran lo que el orador espera de usted (incluso si se siente un poco descortés)
Dirigir mensajes poco claros con preguntas concretas y breves, como "¿Cuándo desea completar el informe?" O "¿Cómo desea que contribuya en este proyecto?"
Descolgar el teléfono y llamar a la persona en cualquier momento en que se produzca un drama o se produzca un corte en la comunicación: extraerlo por correo electrónico solo tomará más tiempo y puede intensificar el conflicto

Paso 3: volver a la tarea

Lo más importante es que después de responder a un correo electrónico (que puede consistir en no responder y, en su lugar, eliminar el mensaje), debe volver a la tarea. Pase al próximo correo electrónico que espera en su bandeja de entrada, o cambie de marcha y vuelva a hacer el trabajo en lugar de responder a las solicitudes de otras personas.

Cómo enviar un correo electrónico puede perder tu tiempo

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Además, hay muchos tipos de mensajes de correo electrónico. usted envía Eso puede desperdiciar tu tiempo. Los que:

Se extienden innecesariamente en varios mensajes, cada uno de los cuales requiere tiempo y pensamiento para adaptarse, en lugar de uno completo.
No se relacione directamente con el destinatario, lo que es una pérdida de esfuerzo por su parte.
No está lo suficientemente claro, y entable conversaciones prolongadas por correo electrónico y / o malentendidos, o ninguna acción productiva (lo que significa que tendrá que dedicar tiempo a iniciar la conversación nuevamente más tarde)
No dirija al receptor a tomar alguna acción, que es improductiva
Distrae y anime al destinatario a perder tiempo en la web, lo que significa que fomenta lo mismo de usted
No es adecuado para el formato de correo electrónico, pero se comunica mejor a través de una conversación en tiempo real o mediante un documento instructivo o rico en información, como un manual, un artículo de blog, una página de preguntas frecuentes, un informe de la empresa o una presentación de PowerPoint

Cómo enviar correo electrónico de manera eficiente

Para escribir correos electrónicos que no desperdicien su tiempo a largo plazo (sin mencionar el tiempo de su destinatario), debe concentrarse en cinco cosas: comunicar un mensaje claro, solicitar al destinatario que tome medidas concretas, usar una buena estructura, editar antes de pulsar enviar, y seguimiento eficaz.

Paso 1: aclarar tu mensaje

Antes de que incluso redactes un correo electrónico, debes tener muy claro el mensaje. Determinar:

Lo que quieres comunicar
¿Por qué quieres comunicarlo?
Qué acción desea que tome su destinatario
Cómo puedes convencerlos mejor para que tomen tal acción

Aquí hay algunas razones comunes para enviar correo electrónico:

Para recordar a alguien de una fecha límite
Dar instrucciones escritas a alguien sobre una tarea.
Para hacer una pregunta rápida que pueda ser respondida adecuadamente por escrito.
Para responder a una pregunta rápida que puede ser respondida adecuadamente a través de la escritura
Transmitir información sensible al tiempo.
Ofrecer fechas disponibles para programar una reunión.
Seguir después de una reunión y mostrar aprecio.

En todos estos ejemplos, a excepción del último, desea que su destinatario realice alguna acción (incluso si eso es solo una respuesta para usted).

A veces la acción no parece ser una acción. Quizás quieras:

Pase un consejo para su compañero de trabajo.
Haga saber a sus amigos que aterrizó de manera segura en su destino de viaje
Brinde una breve actualización sobre cómo le está yendo a su nuevo destino y cómo puede ser contactado en las próximas semanas

En cada una de estas situaciones, no le está diciendo a su destinatario que tome una determinada acción. Sin embargo, está implícito que no se espera que realicen ninguna acción, siempre y cuando proporcione el cierre correcto del correo electrónico o, al menos, firme su nombre. Entienden que la comunicación puede terminar fácilmente con su correo electrónico; que no necesitan responder.

Paso 2: solicite a su destinatario que tome pasos procesables

Para escribir correos electrónicos efectivos que le ahorren tiempo, debe hacerlos procesables. Y necesita asegurarse de que su destinatario tenga claro qué acción se espera de ellos.

Si no está apuntando a esto, pero está tratando de explicar la historia de su vida o de explicar por qué está esperando el próximo modelo de iPhone en lugar de obtener el más reciente, puede olvidarse de ahorrar tiempo porque la escritura de los amigos por correspondencia requiere mucho pensamiento y tiempo.

Concéntrese en lo siguiente al hacer que el correo electrónico sea procesable:

Establecer fechas límite
Esquema de planes de contingencia.
Ofrecer opciones potenciales para el próximo curso de acción (por ejemplo, las veces que esté disponible para una reunión en persona, ubicaciones en las que puede reunirse)
Proporcionar una opinión cuando se le pide una
Hacer una solicitud que sea adecuada para escribir y en realidad es más conveniente que usar otro modo de comunicación
Proporcionar un conjunto de instrucciones para una tarea que su destinatario ha acordado llevar a cabo

Sea proactivo y asertivo al esbozar pasos procesables. Evite hacer preguntas abiertas a menos que no haya otra opción. Porque las preguntas abiertas son lo opuesto al contenido procesable..

Aquí hay unos ejemplos:

En lugar de pedirle a su destinatario que le brinde su horario (y desperdiciar un correo electrónico en el proceso), comience enviándole los horarios de reunión disponibles..
En lugar de preguntarle a su destinatario qué piensa acerca de una determinada decisión comercial, describa la posible decisión y solicite comentarios de construcción; de esa manera, no tendrán que idear algo por su cuenta y tendrán algo con que trabajar

Mantiene el correo electrónico procesable al proporcionar instrucciones claras al lector y al contenido accionable en lugar de abierto..

Lo más importante es que debe asegurarse de que cualquier acción que espere de su lector se comunique claramente. No asuma que ellos saben que desea organizar una reunión esta semana, solo tiene que ofrecer los horarios disponibles. No asuma que saben a qué tarea de trabajo se aplica su conjunto de instrucciones. Declare explícitamente y amablemente hágales saber lo que quiere que hagan.

Paso 3: Crear una buena estructura

Una vez que haya definido claramente su mensaje y lo haya hecho accionable, es hora de organizarlo de tal manera que transmita esa claridad y sus solicitudes procesables..

Párrafos: Una regla general a seguir es mantener los párrafos bajo cinco oraciones. No solo es difícil concentrarse en párrafos largos mientras se lee la web, sino que los párrafos torpes le dan al receptor la oportunidad de perder el enfoque y tal vez se pierda los puntos más importantes. Esto lleva a respuestas descuidadas o redundantes, que nublan el canal de comunicación.

Frases: Use la voz activa al escribir oraciones. Mantenga las oraciones cortas y al punto. Evite salirse de tangentes o explicar innecesariamente su razonamiento o sentimientos acerca de las cosas. En su lugar, apéguese a los hechos y qué acción solicita que tome su destinatario.

Palabras: Trate de no usar palabras grandes o jerga, a menos que sepa que su audiencia los entenderá. Evite los chistes y las referencias culturales que puedan malinterpretarse, ya que cualquier cosa que pueda malinterpretarse fácilmente es una barrera potencial para una comunicación efectiva..

Evite palabras adicionales y frases de calificación. "Dada la situación actual en la que esto está sucediendo actualmente, creo que podría ser conveniente que ..." es una declaración calificada que no solo desperdicia palabras y tiempo, sino que distrae del mensaje real. En su lugar, simplemente indique su recomendación sin tener que calificarla..

Otro ejemplo: "Me preguntaba si podría preguntarle ..." Corte esta frase y simplemente haga la pregunta. También aumentará su confianza, porque no buscará subconscientemente permiso para comunicarse de manera proactiva.

Puntuación: Mantenga la puntuación simple. Las palabras y frases calificadas solo son eficientes cuando se usan para establecer cortesía al iniciar la comunicación con alguien con quien te gustaría tener una relación comercial o personal. En tales casos, no necesariamente querrás estar al día, sino que debes usar algunas frases corteses para mostrar respeto por su tiempo..

Minimiza el uso de comas: esto naturalmente te ayuda a mantener las oraciones cortas. Evite el habla perezosa inspirada en el texto, con el uso excesivo de comas punto-punto-punto y consecutivas. En su lugar, puntúe sus oraciones con el inglés adecuado y utilice las contracciones cuando tenga sentido, porque hacen que la lectura fluya mejor..

Además, considere la posibilidad de puntuar las listas con viñetas y usar una línea de guiones para dividir las secciones principales (que pueden incluir uno o más párrafos).

Los puntos de bala y los saltos de sección mejoran la legibilidad de la web, así como también lo ayudan a organizar su mensaje con mayor claridad.

Paso 4: Editar antes de enviar

Antes de enviar un correo electrónico, tome 1-2 minutos para leerlo en voz alta. Esto lo ayudará a detectar errores o advertir partes incómodas que normalmente no diría en persona. Quita esas palabras adicionales y simplifica la puntuación. Saque listas y reduzca sus párrafos.

Cuando pueda responder las siguientes preguntas con un "sí", entonces estará listo para presionar "enviar":

Es claro el mensaje?
¿Son las expectativas accionables y claramente establecidas??
¿Mi destinatario podrá recibir correctamente mi mensaje? El éxito significa que saben qué respuesta se espera de ellos..
Si se invirtieran los roles, ¿podría recibir este mensaje correctamente??

Paso 5: Seguimiento Efectivo

Además, sea proactivo en el seguimiento de sus correos electrónicos. Si alguien no responde a una solicitud directa, no pierda tiempo preguntándose qué sucedió. En su lugar, envíe un correo electrónico de seguimiento cortés pero directo para consultar con ellos. Aplicar los principios enumerados anteriormente. Y no pierdas demasiado tiempo tratando de obtener una respuesta; Si el destinatario no se está comunicando con usted, sepa cuándo debe continuar o acercarse a ellos en persona..

Use el correo electrónico para ahorrar tiempo

El correo electrónico puede ahorrarle mucho tiempo si sabe cómo usarlo de manera eficiente. Y esto va tanto para enviar como para recibir mensajes..

El correo electrónico se utiliza mejor para enviar mensajes procesables que se comunican adecuadamente a través de la escritura. Si aprovecha los beneficios del correo electrónico y evita los muchos escollos que le hacen perder tiempo, le servirá como una herramienta poderosa..