Olvídate de los trucos, esta es la mejor manera de organizar tu bandeja de entrada de Gmail

Correo electrónico trucos de la bandeja de entrada siguen apareciendo. Primero Google introdujo la Bandeja de entrada prioritaria, y ahora está usando pestañas de categorías. Dropbox compró el buzón, que convierte su bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes. Outlook.com de Microsoft tiene una función de barrido que limpia automáticamente su bandeja de entrada.

Todos estos son intentos de administrar su bandeja de entrada de correo electrónico para usted. Estos trucos nunca son tan inteligentes como usted mismo, por lo que puede hacer que su correo electrónico sea mucho más inteligente si asume un papel más activo..

Usaremos Gmail aquí, pero los principios deberían ser similares para cualquier cliente de correo electrónico..

Usa una bandeja de entrada clásica

Primero, nos desharemos de cualquier truco que Gmail esté usando hoy en día. Estas bandejas de entrada nunca consiguen las categorías y la priorización perfectamente correctas. Lo obligan a revisar todo su correo electrónico para asegurarse de que no se pierda nada y lo alientan a seguir recibiendo correos electrónicos inútiles con spam, barriéndolos debajo de la alfombra.

Para utilizar una bandeja de entrada más clásica en Gmail, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración. Haga clic en la pestaña Bandeja de entrada, haga clic en el cuadro Tipo de bandeja de entrada y seleccione Sin leer primero. Todas las pestañas y opciones de prioridad desaparecerán.

Cancelar la suscripción del correo electrónico que no te importa

Con las categorías tabuladas y las prioridades deshabilitadas, todo su correo electrónico se ordenará en una gran pila. Todos esos inútiles correos electrónicos de notificación de redes sociales y boletines que no le interesan estarán en su bandeja de entrada junto con sus correos electrónicos importantes reales.

Esto es bueno: en lugar de simplemente barrer los correos electrónicos que no quiere ver debajo de la alfombra, debe evitar que lleguen por completo..

Considere el tipo de correos electrónicos que no quiere ver. Los tipos comunes de correos electrónicos inútiles incluyen notificaciones de Facebook y Google+, correos electrónicos promocionales y boletines informativos en los que se haya registrado inadvertidamente. Cada vez que llegue un correo electrónico que no desea ver, ábralo y use el enlace Cancelar suscripción (en general, encontrará esto en la parte inferior del correo electrónico) para cancelar la suscripción del correo electrónico y evitar que llegue en el futuro.

(Tenga en cuenta que no debe usar el enlace Anular suscripción si un correo electrónico es realmente spam, ya que el spammer lo tomará como una señal de que alguien está leyendo el correo electrónico y le enviará aún más spam. Haga clic en el botón Spam si es un correo basura real. y haga clic en Cancelar suscripción si es una organización legítima.

Claro, la cancelación de la suscripción es un poco más de trabajo por adelantado, pero hace que su correo electrónico sea mucho más manejable a largo plazo. Siempre que llegue un correo electrónico que no le importe, use el enlace Cancelar suscripción e inmediatamente evitar que lleguen correos electrónicos futuros.

Enviar correos electrónicos inútiles de los que no puede darse de baja a la Papelera

Según la ley de los EE. UU. (Específicamente, la Ley CAN-SPAM), en realidad es ilegal que una empresa no proporcione un enlace de cancelación de suscripción en sus correos electrónicos, por lo que puede optar por no recibir correos electrónicos futuros. Sin embargo, algunas compañías no han recibido el memorándum o no les importa. En lugar de emprender acciones legales para eliminar sus listas de correo electrónico, simplemente puede crear un filtro que envíe todos los correos electrónicos futuros de ellos a su basura, donde no tiene que verlos..

Cuando trate con un correo electrónico de este tipo en Gmail, ábralo, haga clic en el enlace Más y seleccione Filtrar mensajes como estos. Ajuste el filtro para bloquear los correos electrónicos, por ejemplo, si nunca le importa recibir otros correos electrónicos de ese remitente, puede filtrarlos según su dirección de correo electrónico. Use su filtro para enviar todos los correos electrónicos a la basura.

Archivar automáticamente los correos electrónicos que no quieres ver

Es importante tener algunos correos electrónicos, pero es posible que no desee verlos de todos modos. Por ejemplo, las tiendas en línea pueden enviarle un recibo de confirmación cada vez que le compre algo. Es bueno tener dichos recibos en caso de que los necesite, pero si compra productos con frecuencia y nunca quiere ver esos correos electrónicos, es posible que desee evitar que lleguen a su bandeja de entrada en primer lugar..

Esto se aplica a muchos tipos diferentes de correo electrónico, por ejemplo, PayPal le envía un correo electrónico de "Estamos transfiriendo dinero a su banco" cada vez que retira dinero. Es posible que desee este correo electrónico para sus registros, pero es posible que no desee verlo en su bandeja de entrada..

Si archiva automáticamente los correos electrónicos a medida que llegan, puede poner este proceso en piloto automático. Simplemente abra dicho correo electrónico, haga clic en el botón Más en Gmail y seleccione Filtrar mensajes como estos. Ajuste el filtro para abarcar los correos electrónicos que desea recibir, probablemente en función del tema, si es siempre el mismo. Dile a Gmail que archive automáticamente los correos electrónicos y los marque como leídos para que no te molesten.

También puede hacer que Gmail les aplique automáticamente una etiqueta, como "Archivado automáticamente" o una etiqueta más específica. Esto le permitirá encontrar rápidamente los correos electrónicos en el futuro si realmente los necesita.

Configurar etiquetas automáticas

Si ha seguido este proceso, debería haber podido reducir el volumen de correos electrónicos entrantes. Ahora te ayudaremos a ordenar los correos electrónicos que te interesan.

Esta parte es opcional, pero puede ayudar si recibe una gran cantidad de correo electrónico, especialmente para diferentes propósitos. Por ejemplo, puede haber combinado varias cuentas de Gmail en una bandeja de entrada y obtener todos sus correos electrónicos personales y de trabajo en el mismo lugar.

Intente crear filtros que clasifiquen automáticamente su correo electrónico entrante en etiquetas específicas. Por ejemplo, puede hacer que los correos electrónicos de su banco obtengan automáticamente una etiqueta de "Banco". Podría hacer que los correos electrónicos personales obtengan una etiqueta "Personal" y los correos electrónicos de trabajo obtengan una etiqueta de "Trabajo". Los recibos de los productos comprados pueden obtener una etiqueta de "Recibos". No es necesario que hagas esta parte manualmente, solo configura Gmail para que clasifique automáticamente tu correo electrónico en categorías para ti.

Codifique por colores todas estas etiquetas y podrá hacer que su cliente de correo electrónico clasifique automáticamente sus correos electrónicos y le muestre de un vistazo de dónde provienen. Para codificar por colores una etiqueta en Gmail, haga clic en su cuadro de color en el panel izquierdo y seleccione un nuevo color.

Con un sistema de etiquetas de este tipo, incluso puede hacer que la aplicación Gmail en Android y los notificadores de correo electrónico en otras plataformas le notifiquen solo cuando lleguen nuevos mensajes en etiquetas importantes, lo que evitará la sobrecarga de notificaciones..

Si hay ciertos correos electrónicos que desea destacar, tal vez correos electrónicos de su jefe o de su cónyuge, podría configurar un filtro para que los remitentes de ese remitente aparezcan automáticamente. Puede seleccionar un tipo de bandeja de entrada "Destacado primero" en la configuración de la bandeja de entrada de Gmail, por lo que dichos correos electrónicos importantes subirán automáticamente a la parte superior de su bandeja de entrada. Esto sucedería exactamente de acuerdo con la forma en que configures Gmail: no tendrías que luchar con el sistema de prioridad de la bandeja de entrada e intentar enseñarle a Gmail lo que es realmente importante..

Esto no es un proceso de establecerlo y olvidarlo. Claro, después de cancelar la suscripción del correo electrónico o de configurar un filtro, su cliente de correo electrónico continuará tomando medidas en todos los correos electrónicos entrantes, pero siempre habrá nuevos tipos de correos electrónicos que llegan. Tendrá que tomar medidas para cancelar la suscripción y filtrarlos correctamente, evitando que su bandeja de entrada de correo electrónico se desorganice nuevamente..

Los trucos de correo electrónico intentan automatizar este proceso: intentan ocultar automáticamente los correos electrónicos que no desea ver, resaltar lo que es importante y categorizar su correo electrónico para usted. Pero, con un poco más de trabajo por adelantado, puedes configurar tu bandeja de entrada de correo electrónico para que funcione exactamente como lo deseas, eliminando la necesidad de todos estos trucos..