Go Paperless Deja de imprimir todo y disfruta de la vida digital

La "oficina sin papeles" que nos prometieron nunca parece llegar para muchas personas. La realidad, sin embargo, es que una oficina sin papel está aquí hoy si quiere aprovecharla..

Si aún es alguien que imprime correos electrónicos, páginas web y otros documentos, puede detenerse ahora. Hay mejores formas de realizar un seguimiento de su información y acceder a ella más rápidamente. Después de todo, no puede buscar palabras en hojas de papel físicas..

El caso contra la impresión

La impresión es costosa e inconveniente, y requiere cartuchos de tinta, papel de impresora y nuevas impresoras a menudo costosos cuando la impresora de inyección de tinta barata falla inevitablemente. Todo ese papel se convierte en un desorden que debe organizarse correctamente, o nunca podrá encontrar lo que está buscando. No puedes acceder a él cuando estás lejos de tu oficina, no puedes buscarlo y solo tienes una copia, así que estás en problemas si algo le sucede..

La impresión era necesaria cuando las computadoras eran ladrillos pesados que estaban pegados a los escritorios. Ahora caminamos alrededor con computadoras en nuestros bolsillos, tabletas que pueden aproximarse al tamaño de una hoja de papel y servicios en la nube que pueden realizar copias de seguridad y sincronizar todos sus documentos en todos sus dispositivos. Puede buscar los documentos que ha guardado por las palabras que contienen para no tener que configurar y dominar un sistema de archivo complicado.

Cómo no imprimir

Es posible que los geeks hayan dejado de imprimir hace mucho tiempo, pero hay muchas personas que todavía imprimen correos electrónicos y páginas web con regularidad. Intentaremos ofrecer algunos consejos para guiarlo fuera de la impresora y hacia una nueva forma de guardar y organizar información que tenga sentido..

Crear un gabinete de archivo digital: Primero, querrá decidir dónde guardará las cosas en lugar de imprimirlas. Ayuda tener una ubicación coherente donde guardar todo. Recomendamos algún tipo de servicio en la nube que se sincronice en todos sus dispositivos para que pueda acceder a ellos desde teléfonos inteligentes y tabletas, así como desde su PC. Muchas personas usan Evernote como su archivo para todas sus notas y documentos, pero también puede optar por guardar en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive. Si realmente prefiere el almacenamiento local, puede guardar sus archivos en una sola carpeta en su PC, pero asegúrese de hacer una copia de seguridad. Esto será menos conveniente ya que tendrá que copiar manualmente los archivos a sus otros dispositivos si desea verlos en otro lugar..
Imprimir en PDF: Cualquier cosa que desee imprimir, ya sea un recibo, un documento, un correo electrónico o una página web, se puede imprimir en un archivo PDF. Primero, deberá instalar una impresora PDF en su computadora con Windows. Luego puede pasar por el proceso de impresión normalmente seleccionando la impresora de PDF virtual. Obtendrás un archivo que puedes almacenar en algo como Evernote o Dropbox.

Imprimiendo correos electrónicos: Los correos electrónicos se pueden imprimir en PDF de la misma manera. También puedes intentar protagonizarlos (si usas Gmail) o agregarlos a una carpeta o etiqueta especial donde puedas consultarlos más adelante. Puede acceder a estos correos electrónicos más tarde desde cualquier dispositivo con un cliente de correo electrónico, sin necesidad de imprimir.
Imprimiendo Páginas Web: Si imprime páginas web para consultarlas más adelante, puede imprimirlas en PDF. También puede marcarlos para verlos más tarde (sus marcadores se pueden sincronizar en todos sus dispositivos). Si quieres leer la página web más tarde, usa un servicio como Pocket o Instapaper para crear una lista de cosas que quieras leer. Los servicios como estos toman una página web, la convierten en un artículo legible, solo de texto, e incluso lo almacenan sin conexión en dispositivos móviles para que pueda leer la página web más tarde sin tener que imprimir.
Imprimiendo Mapas: No debería tener que imprimir mapas si tiene un teléfono inteligente con GPS. Si está utilizando Google Maps, puede iniciar sesión en la aplicación Google Maps y ver una lista de las búsquedas que realizó en el sitio web de Google Maps en su PC. También puedes simplemente imprimir el mapa en PDF, por supuesto..
Documentos de fax: Algunas empresas antiguas calcificadas todavía demandan faxes. Puede utilizar un servicio como HelloFax para enviar faxes a través de la web. HelloFax ofrece cinco faxes gratuitos por mes; esto debería ser más que suficiente para los usuarios domésticos que solo ocasionalmente necesitan enviar un fax a una empresa..
Cuando alguien insiste en documentos impresos: Lamentablemente, algunas organizaciones siguen insistiendo en los documentos impresos. Simplemente no hay forma de evitar esto. Si no toman un PDF por correo electrónico, es posible que tenga que imprimir.
Qué hacer con sus viejos documentos en papel: Es más fácil comenzar a avanzar de una manera sin papel en lugar de decidir convertir metódicamente todos sus documentos en papel antiguos a versiones digitales, lo que puede ser una gran cantidad de trabajo. Sin embargo, puede escanear sus documentos antiguos a archivos PDF con un escáner.

Usando tus archivos digitales

Su espacio de trabajo digital ahora tiene una serie de ventajas que el papel no tiene:

Apoyo: Se hace una copia de seguridad de sus archivos si los ha guardado con un servicio como Evernote, Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Si su casa se quema, no perderá sus documentos importantes.
Buscar: Puede buscar fácilmente en todos sus documentos electrónicos para encontrar los documentos que necesita sin revisar montañas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive e incluso Windows: todos tienen funciones de búsqueda de texto completo.
Acceso a todas partes: Puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar desde una PC, teléfono inteligente o tableta. Si está fuera y necesita buscar algo, puede hacerlo desde su teléfono inteligente en lugar de ir a casa y revisar sus documentos..
Sin desorden: No tiene que preocuparse por almacenar, organizar, hacer espacio y ordenar sus documentos.
Sin costes de impresión: Si no necesita comprar tinta costosa, impresoras baratas y pilas de papel de impresora, ahorrará dinero.

Por supuesto, algunos documentos pueden ser demasiado sensibles para ser almacenados en línea. En situaciones como esta, siempre puede usar el cifrado: cree un contenedor cifrado y almacénelo en un servicio como Dropbox, Google Drive o SkyDrive. Las personas necesitarán la contraseña antes de poder acceder a sus documentos.

Crédito de la imagen: Sarah Kolb-Williams en Flickr, cellanr en Flickr, jeremyfoo en Flickr