Cómo agregar una fecha de caducidad a los correos electrónicos en Outlook (y para qué sirven)

Outlook le permite agregar una fecha de vencimiento al correo electrónico que envía o recibe. Una vez que la fecha de vencimiento haya pasado, el correo electrónico se mostrará con un formato diferente, y puede usar las herramientas integradas de Outlook para administrar el correo electrónico caducado automáticamente.

Las fechas de caducidad solo se aplican a los correos electrónicos, no a eventos de calendario o tareas, ya que esos elementos tienen sus propias fechas que puede usar para administrarlos.

Cómo establecer una fecha de caducidad en un correo electrónico

Para agregar una fecha de vencimiento a un correo electrónico que está enviando, debe abrir la ventana Propiedades del correo electrónico. Abra el correo electrónico y luego haga clic en Mensaje> Etiquetas.

Esto abrirá la ventana de Propiedades para el correo electrónico, al que también puede acceder haciendo clic en Opciones> Más opciones o en Archivo> Propiedades. Active la casilla de verificación "Caduca después de" y luego elija una fecha y hora.

Haga clic en Cerrar para volver a su correo electrónico. No habrá signos visibles de que se haya agregado una fecha de caducidad, y puede enviar el correo electrónico normalmente..

Para agregar una fecha de vencimiento a un correo electrónico que haya recibido, abra el correo electrónico y haga clic en Mensaje> Etiquetas (o Archivo> Propiedades).

Esto abre la ventana de Propiedades para el correo electrónico. No hay tantas opciones para un correo electrónico recibido como para un mensaje que está enviando, pero aún puede establecer una fecha y hora de vencimiento.

¿Qué hace una fecha de caducidad??

Así que has añadido una fecha de caducidad a un correo electrónico. Eso es genial y todo, pero ¿cuál es el beneficio de hacerlo??

Las fechas de caducidad se utilizan de diversas formas en Outlook para ayudarlo a concentrarse en lo que es importante. Los correos electrónicos que han caducado generalmente no son tan importantes como los correos electrónicos que no han caducado, por lo que Outlook formatea automáticamente los correos electrónicos caducados de manera diferente.

Si ha analizado la configuración del formato condicional en Outlook, es posible que haya notado la regla de formato "Elementos caducados"..

Esta regla da formato a cualquier correo electrónico que haya pasado su fecha de caducidad con una fuente gris y el texto tachado.

Esto le permite saber que el correo electrónico ha caducado para que pueda concentrarse primero en los correos electrónicos más importantes. Si ha enviado un correo electrónico con fecha de vencimiento, este formato también se aplicará en el Outlook del destinatario, pero otros clientes de correo electrónico como Thunderbird o aplicaciones web como Gmail o Yahoo! Mail, ignorará la fecha y no hará nada con ella..

También puede agregar una columna a una carpeta que muestre la fecha de vencimiento de cualquier correo electrónico. Haga clic derecho en el encabezado de una columna en la carpeta a la que desea agregar la columna y luego haga clic en "Selector de campo".

Seleccione "Campos de fecha y hora" en el menú desplegable y luego seleccione la opción "Caduca".

Arrastre y suelte el elemento "Expires" en su carpeta para agregarlo a las columnas.

Cuando abre un correo electrónico caducado, Outlook le notifica con un mensaje en el encabezado.

Aún puede responder o reenviar un correo electrónico vencido, pero si intenta reenviarlo, Outlook le muestra una advertencia primero.

Haga clic en "Sí" para enviar el correo electrónico, o "No" para cancelar.

Uso de la fecha de caducidad para gestionar su correo electrónico

Algunas de las herramientas integradas de Outlook también hacen uso de las fechas de caducidad. Si ha configurado Autoarchivar en Outlook, entonces es posible que haya notado una opción para "Eliminar elementos caducados (solo en la carpeta de correo electrónico)".

Si esto está activado, AutoArchive eliminará o moverá (según la otra configuración) cualquier correo electrónico en el que haya pasado la fecha. Esta es una excelente manera de eliminar correos electrónicos vencidos automáticamente y evitar que saturen su buzón.

Si no desea que sus correos electrónicos caducados se eliminen o se muevan, pero tampoco desea verlos en Outlook, puede configurar las reglas de sincronización de Outlook para evitar que se descarguen del servidor de correo electrónico de Exchange..

Cuando esté creando su filtro de sincronización, haga clic en la pestaña "Avanzado" y luego en el botón "Campo".

Seleccione los campos Fecha / Hora> Caduca en el menú. El campo está disponible en las opciones "Todos los campos de correo" y "Todos los campos de publicación" también.

Establezca "Condición" en "antes o después" y el "Valor" en "ayer", y luego haga clic en "Agregar a la lista".

Esto filtrará todas las tareas caducadas, de modo que si expiraron ayer o antes, no se sincronizarán con Outlook y no aparecerán en su buzón. Todavía estarán disponibles en la aplicación web de Outlook si quieres verlos allí..

No puede configurar reglas para agregar fechas de vencimiento al correo electrónico entrante automáticamente o crear un paso rápido que aplique una fecha de vencimiento con solo presionar un botón, pero puede agregar automáticamente una fecha de vencimiento a todos los correos electrónicos salientes. Haga clic en Archivo> Opciones> Correo, desplácese hacia abajo hasta Enviar mensajes y active "Marcar correos electrónicos como caducados después de tantos días".

Ingrese la cantidad de días después de los cuales desea que caduquen los mensajes y luego haga clic en "Aceptar". Esto agregará automáticamente una fecha de vencimiento a todos los correos electrónicos que envíe..

Las fechas de caducidad son una forma útil de administrar sus prioridades y su buzón mediante mensajes de poca iluminación que ya no son relevantes y le permiten usar las herramientas de Outlook para eliminar u ocultar mensajes que ya no necesita. Es una herramienta más en la lucha para evitar que su buzón se salga de control y es una herramienta muy útil..