Cómo administrar mejor el correo electrónico en Outlook con pasos rápidos y reglas
Si nos dice que el correo electrónico ha pasado de moda, le pediremos que eche un vistazo a nuestras bandejas de entrada. Ser capaz de ordenar y organizar el desorden de mensajes que llegan diariamente es bastante clave para mantener la cordura en el lugar de trabajo.
No se trata solo de spam. El spam aún existe, un hecho molesto de la vida, pero hay formas de lidiar con eso. Es el aplastamiento de otros correos electrónicos que recibimos: actualizaciones sobre el software, invitaciones a eventos, listas de correo a las que nos suscribimos, pero nunca recordamos cancelar la suscripción, todo lo cual requiere alguna forma de organizar, clasificar y archivar los mensajes en su lugar adecuado , ya sea una carpeta designada o la basura.
Hemos hablado bastante sobre Outlook, incluidos los conceptos básicos del correo electrónico como redactar y enviar, formas de agregar y recibir archivos adjuntos, así como importar contactos y administrar libretas de direcciones. Queremos centrar nuestra atención ahora en una imagen más amplia, centrándonos en la gestión de la bandeja de entrada..
Dominar su bandeja de entrada de Outlook
Outlook tiene una gran cantidad de características integradas para ayudarlo a filtrar su correo en los lugares adecuados. Para comenzar, si hace clic con el botón derecho en un mensaje o el mouse hasta la cinta de opciones, notará que hay una función llamada Pasos rápidos.
Si lo expandimos desde la cinta de opciones, podemos ver esta función en su totalidad..
Lo primero que debe recordar es que los Pasos rápidos son básicamente reglas (hay una función llamada Reglas, que analizaremos en breve). Lo segundo que hay que recordar es que, a diferencia de las Reglas, que funcionan detrás de la escena sin su aportación, los Pasos rápidos dependen de su aportación para trabajar.
Lo primero que hará es seleccionar el Paso rápido que desea crear. Hagamos un sencillo para ilustrar nuestro punto..
En este paso rápido, seleccionamos un mensaje que consideramos misceláneo y hacemos clic en el paso rápido, que moverá el mensaje a la carpeta Misc y marcará el mensaje como leído..
Si hace clic en el botón "Opciones", puede ver cómo se construye el Paso Rápido, y también puede editarlo, como agregar o quitar partes de o de él..
Por ejemplo, en esta captura de pantalla, puede eliminar el paso donde los mensajes están marcados como Leídos, por lo que todo se mueve a la carpeta Varios pero su estado permanece sin cambios..
Así es como funcionan los Pasos rápidos, podemos pasar bastante tiempo mostrándoles varias formas en que se pueden crear e implementar, pero queremos pasar a las Reglas para ilustrar la diferencia.
Las reglas básicas de las reglas
Como mencionamos, los Pasos rápidos son algo en lo que usted actúa mientras que las Reglas funcionan automáticamente, detrás de escena, de acuerdo con los criterios que especifique. Al hacer clic en el botón "Reglas", debe elegir "Crear regla ..." de la lista desplegable.
Las condiciones principales para la creación de reglas son bastante básicas y es posible que ni siquiera necesite profundizar en las opciones avanzadas, así que avancemos y examinemos algunos de sus aspectos más simples..
En la siguiente imagen, ve que puede enrutar el correo de ciertos remitentes, o en función del asunto, o a quién se lo envía. Desde allí, puede hacer que Outlook le avise visualmente y / o con un sonido. También puede mover el mensaje a una carpeta específica, que a diferencia de usar un Paso Rápido, ocurriría sin su entrada.
Si hace clic en el botón "Crear regla", verá aparecer el siguiente cuadro de diálogo del asistente.
También puede hacer clic en "Nueva regla" en la ventana Reglas y alertas.
Al hacerlo, se abrirá la primera ventana del Asistente de reglas, que lo guiará a través del proceso..
Las reglas son sorprendentemente sencillas si ya sabes lo que quieres que haga la regla. Haga clic en "Opciones avanzadas ..." y verá lo que queremos decir. No solo verá las opciones de la pantalla básica Crear regla, sino que también encontrará un nuevo mundo de otras reglas que puede usar..
Imagina que luego tomamos el Paso Rápido que creamos anteriormente y queremos convertirlo en una regla. Nos gustaría seleccionar nuestros criterios de las opciones que se muestran arriba y luego hacer clic en "Siguiente". En este caso, vamos a mover el correo que se envía a nuestra cuenta How-To Geek.
En la siguiente pantalla, elegimos la opción "mover a una carpeta específica" y luego, en la parte inferior, hacemos clic en el enlace subrayado "moverlo a la carpeta especificada". A continuación, se muestran opciones que nos permitirán enrutar el correo a cualquiera Carpeta que elegimos, que en este caso es "Misc".
Al hacer clic en "Siguiente", se le preguntará si hay alguna excepción a esta nueva regla. Si no lo hay, puede hacer clic en "Siguiente" y pasar a la pantalla final, donde se le pedirá que nombre su nueva regla, si desea activarla, ejecutarla al finalizarla y finalmente , podrás revisarlo.
Eso es todo, haga clic en "Finalizar" y listo. Puede ver esta regla haciendo clic en el botón "Reglas" y luego en "Administrar reglas y alertas" de las selecciones desplegables.
Puede regresar en cualquier momento para cambiar su regla, agregar nuevas, hacer copias, eliminar y otras funciones. No se olvide, si desea mantener una regla, pero no quiere que se ejecute todo el tiempo, simplemente puede desmarcar la casilla que se encuentra al lado..
Si desea obtener más información sobre cómo mover automáticamente los mensajes a una carpeta específica, le recomendamos que consulte este artículo..
Eliminar e ignorar mensajes de correo electrónico
Recibirá una gran cantidad de mensajes de correo electrónico que no quiere o necesita, ya sea reenviarlos de un padre exuberante o un correo basura no deseado, mantener su bandeja de entrada controlada y bien preparada será un gran desafío si no lo hace. Saber utilizar las herramientas a tu disposición..
Como puede ver destacado en la cinta de opciones, hay una sección dedicada exclusivamente a eliminar cosas, la más notable es el gran botón "Eliminar" y su X gigante. También puede simplemente seleccionar un mensaje o grupo de mensajes y hacer clic en ese botón o simplemente toque "Eliminar" en su teclado.
Veamos un poco más la sección Eliminar y veamos qué más tiene para ofrecer. En primer lugar, está el botón "Ignorar".
¿Qué hace Ignore? Cuando selecciona un mensaje o una conversación y hace clic en "Ignorar", aparece un cuadro de diálogo.
La diferencia entre esto y simplemente eliminar una conversación es que ignorarlo se aplicará a este y a todos los mensajes futuros, lo que significa que si está en una lista de correo y los encuestados siguen respondiendo a todos, ya no los verá, lo que es bastante útil..
La otra opción notable es la función de limpieza. Al hacer clic en el botón "Limpiar" se abrirá un menú desplegable con las siguientes opciones
Cualquiera que sea la opción que elija, verá un cuadro de diálogo que ofrece el mismo resultado, todos los mensajes redundantes serán eliminados.
Si hace clic en el botón "Configuración", pasará a las opciones de Limpieza de conversación. Como puede ver, puede usar la función Limpiar para archivar conversaciones antiguas y redundantes en una carpeta alternativa, que probablemente sea la opción más útil aquí. A menudo es mejor simplemente archivar cosas en lugar de eliminarlas, en caso de que necesite consultarlas más adelante..
Si bien estas características son excelentes, y vemos el mérito obvio en ellas, no van a tener mucho efecto en la profanación de los flagelos en la bandeja de entrada: el spam.
Spam, Spam Go Away!!
El spam no tiene el mismo tipo de titulares que una vez, porque en su mayor parte, los filtros de spam modernos hacen un buen trabajo eliminando todo. Si usa Gmail u otros servicios de correo web, es probable que no vea mucho, lo cual no significa que no esté allí, especialmente si comete el error infalible de permitir que una empresa comparta su dirección. con sus socios comerciales, o si hace clic en el cuadro equivocado y se registra erróneamente para estar en una lista de distribución.
El punto es que el spam sigue ocurriendo, pero Outlook te da maneras de mantenerlo bajo control con filtros de basura. Cuando recibe un mensaje que es claramente no deseado o correo no deseado, puede seleccionar ese mensaje y luego hacer clic en el botón "No deseado" para obtener una lista desplegable de opciones. Para mensajes no deseados, elegirá "Bloquear remitente", pero para todo lo demás, deseará ajustar las Opciones de correo electrónico no deseado.
Cuanto más restrictivo sea su nivel de filtrado, mayor será la posibilidad de que se filtre inadvertidamente algo que realmente desea o necesita ver. Si esto sucede, deberá tratar los correos electrónicos afectados utilizando las opciones que se muestran en la captura de pantalla anterior..
Es una buena idea pasar un tiempo explorando las opciones de correo electrónico no deseado. Puede configurar listas blancas de ciertos remitentes y de ciertos destinatarios, mientras que bloquea explícitamente los remitentes en los que sabe que no confía..
Mantener su bandeja de entrada magra y media requiere dedicación y atención a los detalles. Para ser honesto, algunas reglas bien diseñadas pueden compensar mucho trabajo, pero siempre habrá nuevos desafíos. Recuerde estas herramientas: Pasos rápidos, Reglas, ignorar y filtros de correo no deseado, y estará bien encaminado para controlar su correo electrónico..
Vamos a escuchar de usted ahora. Cuéntenos sobre sus propios pasos y reglas rápidas favoritas, o sobre cómo maneja el spam. Nuestro foro de discusión está abierto, así que danos tus comentarios y preguntas..
