Cómo redactar y enviar correos electrónicos en Outlook 2013

Outlook es bastante sinónimo de correo electrónico. Por lo tanto, más allá de todas sus otras funciones, debe asegurarse de saber cómo usarlo con el correo electrónico de la manera más eficaz posible..

Hemos estado cubriendo el uso de aspectos de Outlook por algún tiempo y los veteranos de Office ya sabrán todo esto, pero los usuarios nuevos, como aquellos que necesitan saber cómo usar Outlook en una oficina, deben saber cómo usar Outlook diariamente. Dicho esto, es una aplicación de correo electrónico multifacética y madura que los usuarios de Windows deberían tener en su caja de herramientas.

Ya que hay mucho que aprender, tenemos poco tiempo para perder, así que comencemos de inmediato con la forma de redactar y enviar mensajes, así como un desglose de todas las opciones que puede modificar para hacer de Outlook una experiencia más útil y agradable..

Redactar y enviar un mensaje rápidamente

Si desea o necesita comprender los conceptos básicos de Outlook, le escribimos una guía práctica para principiantes. Le recomendamos que lo lea si Outlook es completamente nuevo para usted..

De lo contrario, desde la bandeja de entrada de Outlook, puede hacer clic en el botón "Nuevo correo electrónico" o usar "CTRL + N".

La ventana de mensaje nuevo resultante debería ser bastante sencilla. Si alguna vez ha utilizado Microsoft Word o un programa de edición de texto similar, las funciones de Texto Básico le resultarán familiares.

En este punto, especificaría a quién enviará su mensaje, redactará su mensaje y hará clic en el botón "Enviar". Eso está muy bien si solo estás redactando un mensaje único y luego lo terminas, pero hay más que eso.

Una actualización de contactos

Al redactar un nuevo correo electrónico, lo primero que probablemente hará es ingresar su destinatario o destinatarios. Puede hacerlo simplemente escribiendo sus direcciones de correo electrónico o puede hacer clic en "Para ..." y elegir nombres de su libreta de direcciones.

Recuerde, si desea elegir rápidamente dos o más direcciones simultáneamente, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada nombre que desee seleccionar, luego elija sus opciones de direccionamiento: Para y Cc (o Bcc). Cuando hayas seleccionado todos los destinatarios, haz clic en "Aceptar".

Si aún no tiene una libreta de direcciones, lo tenemos cubierto. Puede importar sus contactos a Outlook desde su Gmail o un servicio de correo electrónico similar.

Cambiar la dirección de respuesta

Digamos que tienes más de una cuenta de correo electrónico asociada con Outlook. ¿Cómo envías correos desde tus otras cuentas??

Notarás que en el botón "De" hay una pequeña flecha. Haga clic en ese botón y verá sus otras cuentas en una lista desplegable para que pueda elegir otra cuenta de correo electrónico..

Como alternativa, puede usar una cuenta de correo electrónico que no esté asociada con Outlook, como si está usando la computadora de otra persona o si está usando su computadora en el trabajo y desea enviar las respuestas a su cuenta personal.

Si haces esto, ten un par de cosas en mente. Primero, cualquier mensaje que envíe se copiará a la carpeta Correo enviado, así que no envíe nada personal a menos que tenga la intención de eliminarlo y vaciar la Papelera. Además, si envía un mensaje desde su trabajo, probablemente lo almacenarán en su servidor de correo..

Firmas y Papelería

Puede que ya esté familiarizado con el concepto de firmas, o incluso puede utilizarlas usted mismo. Básicamente, las firmas son bits de texto precompuestos especiales que puede adjuntar a cada mensaje. Estos pueden ser sus datos de contacto, información vital sobre un producto o evento que está promoviendo, o simplemente una cita profunda que realmente le gusta.

En este ejemplo, adjuntaremos una firma que detalla los planes futuros de vacaciones. Adjuntaremos esta firma a todos los correos electrónicos que se originen en nuestra cuenta de trabajo, pero no a las respuestas y los reenvíos..

A partir de aquí, hasta que elimines la firma con estos ajustes, aparecerá una advertencia de vacaciones cada vez que redactes un nuevo mensaje de correo electrónico..

Estacionario?

Las firmas son fáciles de entender, pero ¿qué pasa con las estacionarias? Mientras esté allí, sigamos adelante y discutámoslo. Como con las firmas, es probable que haya visto el correo electrónico estacionario de alguna forma u otra, pero básicamente funciona así: ya que está enviando correo electrónico como HTML, el estacionario simplemente le permite asignar fondos, diferentes estilos de fuente y color a su mensajes.

Usted ve aquí cómo funciona esto. Seleccionamos el tema "Osos" de la lista, que nos da un fondo con osos de peluche que lo adornan.

Por supuesto, si está en el trabajo, es posible que desee abstenerse de mensajes con ositos de peluche y demás, pero si desea que sus mensajes realmente se destaquen, puede usar la función estacionaria para crear algunos resultados realmente atractivos..

Responder y reenviar mensajes

Responder y reenviar mensajes es simple y probablemente ya haya notado las herramientas de respuesta en la cinta de opciones..

Verá la respuesta, responderá todo (use con precaución) y las opciones de reenvío, que son bastante autoexplicativas, pero ¿cuáles son las otras opciones??

Si hace clic en "Reunión", puede solicitar una reunión cuando responda; Echa un vistazo a todas las opciones que obtienes cuando haces esto.

Vamos a cubrir las reuniones con mayor detalle en un próximo artículo en el que hablaremos sobre los poderes del calendario de Outlook.

Configuración de las opciones de respuesta y reenvío

Vamos a abrir las opciones de respuesta y reenvío para un vistazo rápido. Hay varias formas en que puede cambiar el aspecto de los mensajes originales cuando responde o reenvía, o si se incluye como archivo adjunto o no se incluye en absoluto..

También puede configurar cómo se abren las respuestas y los reenvíos, y si sus comentarios están precedidos por su nombre.

El resto de las opciones de correo de Outlook

Hay muchas otras cosas en las opciones de Correo, así que antes de dejarte hoy, queremos pasar un tiempo hablando sobre ellas.

Aquí hay algunas cosas básicas, como las opciones de edición para cambiar la forma en que redactas los mensajes, las opciones de ortografía y autocorrección, y las opciones de firma y estacionarias, que ya mencionamos..

Muchas de estas opciones se abren a subopciones. Por ejemplo, si hace clic en "Opciones de editor ...", descubrirá una gran cantidad de casillas de verificación adicionales (divididas en dos categorías, Pruebas y Avanzadas) para explorarlas..

Desplácese hacia abajo, hay opciones de llegada de mensajes para seleccionar cómo Outlook le avisa cuando los mensajes llegan a su bandeja de entrada.

Además de cómo Outlook marca los elementos como leídos cuando usa el panel de lectura.

Puede decidir con qué frecuencia se guardan automáticamente los mensajes, dónde se guardan, etc..

Cuando envías mensajes, ¿qué pasa? Con las opciones de "Enviar mensajes", selecciona la importancia predeterminada y los niveles de sensibilidad, la comprobación automática de nombres y muchos otros ajustes pequeños pero distintos que puedes hacer a tu experiencia de usuario..

Si está interesado en realizar un seguimiento de los mensajes, también hay formas de realizar ajustes. Por ejemplo, aquí puede activar los recibos de lectura, que le envían una notificación cada vez que alguien lee su correo electrónico..

Finalmente, encontramos algunas opciones para cambiar el formato de sus mensajes, que probablemente nunca use.

Las Otras opciones tienen algunas funciones útiles, como mostrar opciones de pegado (posiblemente molestas) y si mostrar los enlaces siguientes y anteriores en los encabezados de los mensajes cuando se leen varios mensajes en su bandeja de entrada (probablemente sea útil).

También hay opciones para configurar cómo el programa realiza la limpieza de la conversación, pero cubriremos eso y otros aspectos de la administración del correo de Outlook en un próximo artículo..

El correo electrónico es una parte tan integral de Outlook, no es de extrañar que haya muchas formas de configurarlo. No hace falta decir que, a medida que aprende a usar Outlook, volverá a las opciones en ocasiones para cambiar ciertos aspectos del formato y el comportamiento del correo electrónico..

No hemos terminado de explorar Outlook, todavía tenemos mucho que mostrarle, como las formas en que manejará el envío y la recepción de archivos adjuntos, el calendario, las tareas y mucho, mucho más. Por el momento, sin embargo, nos gustaría saber más de usted, así que tome un momento para enviarnos una nota rápida en nuestro foro de discusión..