Cómo enviar un correo electrónico a tu profesor y obtener una respuesta rápida

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Los profesores son algunas de las personas más ocupadas. Tienen que dar conferencias, mantener horas de oficina, trabajar con estudiantes graduados y colegas, asistir a conferencias y otros eventos públicos, y realizar, publicar y presentar investigaciones. Pero a pesar de que les queda poco tiempo, hay formas de comunicarse con ellos por correo electrónico y obtener una respuesta oportuna para que pueda continuar haciendo su trabajo con menos contratiempos..

Ponle una cara al nombre

Es ideal conocer a su profesor en persona antes de enviar ese primer correo electrónico. Preséntate durante la primera semana de clases. Dígale a su profesor acerca de sus intereses, sus preguntas o alguna otra cosa que sea única para usted. Demostrar que te importa lo suficiente como para conocerlos más personalmente los alienta a responder oportunamente cuando se trata de tus solicitudes. Cuanto mejor te vayas, mejor podrán recordarte..

Cuando llegue el momento de enviar ese primer correo electrónico con preguntas acerca de una tarea, su profesor podrá poner su cara a su nombre. Eso les ayuda a poner su correo electrónico en contexto. Si ya se comunicaron exitosamente con usted en el pasado, estarán más dispuestos a comunicarse de nuevo sin dudarlo. Y quizás ya confíen en que eres un estudiante serio..

Use una línea de asunto detallada

La línea de asunto es todo cuando se trata de obtener una respuesta oportuna al correo electrónico. En primer lugar, cuando las personas reciben correos electrónicos de remitentes que no conocen, buscan pistas en la línea de asunto. Solo en función de la línea de asunto, pueden eliminar el correo que parece spam o simplemente no es importante para ellos.

Ahora, los profesores están obligados a responder al correo electrónico de los estudiantes para asuntos administrativos y relacionados con la clase. Pero la línea de asunto sigue siendo importante para comunicarse con su profesor rápidamente. Elabore una línea de asunto para que al verla, su profesor la abra y la lea inmediatamente, en lugar de archivarla para leerla más tarde. (El siguiente objetivo es crear el correo electrónico de tal manera que justo después de leerlo, su profesor responda de inmediato, pero lo veremos en una sección posterior).

Entonces, antes de enviar su correo electrónico, redúzcalo a su propósito específico. Indique ese propósito tan directamente como pueda en la línea de asunto.

En lugar de usar, "Me gustaría inscribirme en su clase", declare específicamente el nombre de la clase y cómo pueden ayudarlo a inscribirse:

Cuanto más específico pueda ser, más fácil lo hará para su profesor. Un titular muy específico les permite saber de un vistazo lo que se espera de ellos..

Sea cortés y formal

Una vez que haya usado una buena línea de asunto, debe asegurarse de que su apertura no impida que su profesor lea el mensaje completo. No quieres decir "Hey" y luego continúa con tu mensaje. Eso establece un tono no profesional que puede ser una barrera para la comunicación efectiva. Quieres errar por el lado de la cortesía..

Escriba su mensaje de la manera más educada y respetuosa posible, incluso si eso significa permitir cierta inexactitud. Por ejemplo, digamos que está tomando una clase de universidad comunitaria durante el verano para cumplir con los requisitos generales. Su instructor no es técnicamente un profesor, pero acaba de comenzar a enseñar a tiempo parcial este año.

Aún desea dirigirse a ellos como "Profesor" porque es formal, educado y muestra que está ansioso por establecer una buena comunicación. Haga un error en el lado de la cortesía hasta que se corrija, cuando su instructor le insista para que se refiera a ellos como "Sr. Bob ”o“ Joey ”.

Aquí hay algunas otras formas de mantener su mensaje cortés:

• Siempre firme con su nombre, preferiblemente primero y último si hay muchos estudiantes en la clase.
• Cierre con una oración o frase que demuestre su aprecio por la lectura de su mensaje. Puede ser una oración antes de firmar su nombre, por ejemplo, "Aprecio que haya consultado a este profesor John". O simplemente puede ser un "Gracias", seguido de su nombre.
• Permanecer en el tema; pasar tangentes indica que realmente no respetas su tiempo, ya que probablemente tengan cientos de otros correos electrónicos para llegar a.
• No asuma que harán lo que sea que usted solicite. Hay algunas cosas que los profesores deben hacer por los estudiantes, como darle permiso para ingresar a un curso si cumple con los requisitos previos. Pero aún así, no asuma que harán lo que usted le pida. No quiere mostrar falta de respeto o darles una razón para reconsiderar cómo y si quieren ayudarlo. Así que pregunta educadamente, indicando la menor cantidad posible de suposiciones..

Use nombres y etiquetas apropiados

Como ya se ha cubierto, use etiquetas adecuadas dentro de su línea de asunto específica y consulte a su profesor con cortesía. Asegúrese de tener las etiquetas, números, fechas y horarios correctos. Si no tiene claro el horario de una reunión o hace referencia accidentalmente a la prueba incorrecta, su profesor tendrá que dedicar tiempo adicional para volver a verificar y posiblemente enviarle un correo electrónico nuevamente para mayor claridad. Esto convierte una respuesta potencialmente rápida a una conversación que se extiende a través de múltiples correos electrónicos.

Pegarse al punto

Cuando ingresa a una tangente en un correo electrónico o divulga más información (personal) de la necesaria para la tarea en cuestión, en última instancia, desperdicia el valioso tiempo de lectura de su profesor, así como su propio tiempo. Apuntar al punto es una de las varias formas de reducir el tiempo dedicado al envío de correos electrónicos y reducir la necesidad de escribir correos electrónicos adicionales para aclaraciones..

Elimine palabras y frases innecesarias, como, "Me preguntaba si" o "¿Cree que podría ..." En su lugar, solo haga la pregunta. Puede ser intimidante ser tan franco con tu profesor, pero con la práctica no será el caso por mucho tiempo. Porque aprenderás a entender el punto de manera profesional y eso crea confianza..

Aquí hay un ejemplo de un mensaje que toma más tiempo leer y distrae más en su forma más larga:

Como puede ver, la forma condensada transmite el mensaje de manera más efectiva:

Que sea breve

Mantenerlo corto es similar a permanecer en el punto. Idealmente, no desea más de tres o cuatro oraciones en un párrafo. Y no quieres rellenar un mensaje con demasiados párrafos. A menos que, es decir, esté compartiendo comentarios o una historia personal que ayude a su profesor a conocerlo y a comprender mejor cómo pueden ayudarlo..

Hacer una solicitud directa

Incluso si tiene una gran línea de asunto, necesita seguir con el mensaje en sí. Usted lo hace haciendo su solicitud directa. Puede ser más claro si expresa la solicitud como una pregunta. O si usa el abridor de "Por favor ... [solicite aquí]". Recuerde que si está enviando un correo electrónico a su profesor solo para conocer su opinión sobre un tema, esa es una solicitud porque está solicitando que se tomen el tiempo para compartir lo que saben.

Haga que su solicitud sea tan clara que su profesor no tendrá preguntas sobre lo que usted les pide. Si puede realizar este paso importante, puede ayudar a su profesor a tomar medidas inmediatamente después de leer su correo electrónico. Y no solo obtendrá una respuesta rápida de ellos, sino que también entrará en la clase de espera mucho antes..

Seguir

Incluso si aplicas con éxito los principios anteriores al enviar un correo electrónico a tu profesor y no recibes una respuesta oportuna, es posible que tu profesor aún no haya recibido tu correo electrónico o que no esté disponible por un tiempo. No se preocupe por cuáles son las razones, simplemente realice un seguimiento cortés si no ha recibido respuesta de ellos en más de dos días. Los diferentes campus tienen diferentes políticas o culturas (incluso si no están escritas) para lo que se considera una respuesta oportuna, por lo que puede variar según la institución o el contexto..

Aplique los principios de muestra enumerados anteriormente a su correo electrónico de seguimiento. Si por alguna razón aún no se está comunicando, puede ser apropiado otro correo electrónico de seguimiento después de otros tres o cuatro días (nuevamente, dependiendo de la situación). O puede ser el momento de hablar con su profesor en persona. Si ese es el caso, asegúrese de averiguar de ellos cómo comunicarse mejor por correo electrónico..

La comunicación efectiva con su profesor, según sea necesario, mejora enormemente sus posibilidades de tener éxito en una clase en particular. Mantenga esa comunicación oportuna, fluida y productiva para que pueda concentrarse en su trabajo.