Cómo filtrar qué artículos descargan Outlook desde Exchange

Si tiene un espacio de disco limitado o una conexión a Internet lenta, es posible que desee limitar las descargas de Outlook. Le hemos mostrado cómo controlar los elementos que Outlook descarga en función de la antigüedad de los elementos, pero eso no es muy flexible. También funciona solo en los correos electrónicos de su buzón (y, para Outlook 2016 y posteriores, delegar buzones), por lo que si tiene acceso a carpetas públicas o compartidas, o si tiene muchos eventos y tareas del calendario, necesita otra opción. Un paso adelante sincronización de carpetas, que le permite filtrar las cosas que Outlook descarga en una base de carpeta por carpeta.

Nota: La sincronización de carpetas funciona con todas las versiones compatibles del cliente de Outlook cuando está conectado a un Microsoft Exchange Server, incluido Hotmail o Outlook.com. Si se conecta a otro servicio, como Gmail o un servidor de correo personal, puede configurar estas opciones pero Outlook puede ignorarlas..

Puede acceder a las opciones de sincronización de una carpeta haciendo clic en Carpeta> Propiedades de carpeta.

También puede hacer clic derecho en la carpeta en el panel de navegación y luego hacer clic en el comando "Propiedades".

En la ventana de propiedades de la carpeta, cambie a la pestaña "Sincronización".

La buena noticia es que solo hay una cosa que hacer en esta pestaña: crear su filtro. Haga clic en el botón "Filtro" para abrir la ventana Filtro y comenzar.

La ventana Filtro le permite elegir la condición (o condiciones) que debe cumplir un mensaje para que Outlook lo descargue a esta carpeta. Cualquier correo electrónico que no cumpla con estas condiciones todavía existe en el servidor, y puede acceder a esos correos electrónicos a través de la aplicación web de Outlook o Outlook en línea.

Cada carpeta puede tener diferentes filtros de sincronización, por lo que si crea un filtro en su Bandeja de entrada, eso no afectará a ninguna otra carpeta. Tienes que crear un filtro separado para cada carpeta, por lo que solo tiene sentido usar esto en carpetas con muchos elementos.

En este momento, mi bandeja de entrada está llena de correos electrónicos en los que me han enviado mensajes de correo electrónico sobre cosas que no son tan importantes, por lo que vamos a crear un filtro que solo sincronice el correo enviado a mí y en el que soy la única persona en " Alinear.

Para hacer esto, agregue un nombre al cuadro "Enviado a", active la casilla de verificación "Dónde estoy" y luego seleccione "la única persona en la línea Para" del menú desplegable a la derecha.

Haga clic en el botón "Aceptar", y aparecerá un mensaje de advertencia.

Este mensaje significa que cualquier correo electrónico que coincida con su filtro se descargará a la carpeta y cualquier correo electrónico que no coincida con su filtro se eliminará de la carpeta local. Los correos electrónicos que no coincidan no se eliminarán; seguirán estando disponibles en la aplicación web de Outlook, y si cambia o elimina su filtro, Outlook puede descargarlos nuevamente.

Haga clic en "Aceptar" en el mensaje y luego en "Aceptar" en la ventana de propiedades. Reinicie Outlook y el filtro se debe aplicar de inmediato, aunque en carpetas con miles de correos electrónicos podría demorar un tiempo en volver a sincronizarse. Una vez que su filtro de correo se haya sincronizado, puede compactar su buzón para maximizar la ganancia de espacio.

Para eliminar el filtro, vuelva a la ventana Filtro y haga clic en el botón "Borrar todo". Cierre las ventanas abiertas y reinicie Outlook para aplicar los cambios..

Esta herramienta de sincronización es ideal para los buzones compartidos donde solo desea ver el correo electrónico enviado a usted o a su equipo. También puede usarlo para dejar de mostrar correos electrónicos o eventos del calendario anteriores a cierta edad, filtrar archivos adjuntos grandes, dejar de sincronizar correos electrónicos de direcciones particulares y mucho más. Los criterios de filtro son muchos y variados, por lo que si desea filtrar correos electrónicos particulares, debería poder encontrar una combinación de criterios de filtro que le permita hacerlo..