Cómo obtener notificaciones de Outlook solo para correos electrónicos importantes
Microsoft pensó que estaban siendo útiles cuando configuraban notificaciones para un nuevo correo electrónico. Sin embargo, un aluvión constante de notificaciones también puede interrumpir su línea de pensamiento. Puede desactivar las notificaciones por completo o, mejor aún, puede configurar Outlook para que solo le notifique acerca de correos electrónicos importantes.
Cómo crear una regla simple
Si necesita responder a ciertas personas, como clientes, su jefe o miembros de su familia, puede usar las Reglas de Outlook para recibir notificaciones sobre ciertos mensajes únicamente. A continuación, se explica cómo configurar una regla que solo muestra las notificaciones de correo electrónico de un determinado remitente..
La forma más fácil de configurar esta regla es encontrar un correo electrónico de esa persona. Para este ejemplo, estableceré una regla para notificarme cuando reciba un correo electrónico de mi jefe, porque los correos electrónicos de su jefe siempre son importantes, ¿verdad? Por lo tanto, hice clic derecho en el correo electrónico del editor jefe de How-To Geek, Whitson Gordon, y seleccioné "Reglas" y luego "Crear regla" en el menú emergente.
En el cuadro de diálogo "Crear regla", seleccione las condiciones en las que desea recibir notificaciones sobre el nuevo correo electrónico. Quiero recibir notificaciones inmediatas sobre los correos electrónicos que recibo de Whitson, así que selecciono la primera casilla de verificación.
También selecciono la casilla de verificación "Enviar a" y me aseguro de que mi nombre esté seleccionado en la lista desplegable, por lo que recibiré notificaciones de los correos electrónicos que me envíe Whitson directamente. Si no desea que se le notifiquen los correos electrónicos en los que está registrado o uno de varios destinatarios, seleccione "solo yo" en la lista desplegable "Enviado a". Haga clic en "Aceptar" una vez que haya hecho sus elecciones.
Aparece un cuadro de diálogo "Correcto" con la opción "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya se encuentran en la carpeta actual". Haga clic en Aceptar". Quiero saber qué correos electrónicos hay en mi bandeja de entrada de Whitson, así que selecciono la casilla de verificación.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo", que exige una acción inmediata. Actualmente solo tengo un correo electrónico de Whitson en mi bandeja de entrada, por lo que es el único que aparece en este cuadro de diálogo. Sin embargo, si hubiera más correos electrónicos de Whitson, todos estarían listados aquí. Si desea ver un correo electrónico directamente desde este cuadro de diálogo, seleccione el correo electrónico que desea ver y haga clic en "Abrir elemento". Haga clic en "Cerrar" para cerrar el cuadro de diálogo.
El cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo" permanece abierto hasta que hace clic en "Cerrar", incluso cuando abre un mensaje de correo electrónico desde el cuadro de diálogo y luego cierra el mensaje..
Cómo crear reglas más avanzadas
Al crear reglas, puede seleccionar opciones adicionales, más específicas que las disponibles en el cuadro de diálogo principal "Crear regla". Para hacerlo, abra el cuadro de diálogo "Crear regla", como se describe anteriormente en este artículo. Luego haga clic en "Opciones avanzadas".
La primera pantalla en el cuadro de diálogo "Asistente de reglas" muestra una lista de condiciones detalladas para verificar. Seleccione las casillas de verificación de las condiciones que desea consultar para recibir notificaciones por correo electrónico. Deseo recibir notificaciones cuando reciba correos electrónicos de Whitson que solo me han enviado, por lo que selecciono esas condiciones.
El texto subrayado en azul son enlaces en los que hace clic para especificar los valores que desea verificar en esa condición. Una vez que seleccione esa condición, haga clic en el enlace azul en esa condición en el cuadro "Paso 2" para editar los valores.
Una vez que haya seleccionado las condiciones que desea verificar, haga clic en "Siguiente".
Ahora, seleccione las opciones para indicar qué se debe hacer con un mensaje que reciba que coincida con las condiciones seleccionadas. Puede hacer cosas como mover el mensaje a una carpeta específica, reenviarlo a una o más personas, responder usando una plantilla o marcarlo como leído. Quiero recibir una alerta de escritorio cuando recibo un mensaje de correo electrónico de Whitson, así que selecciono la última opción en la lista, "mostrar una alerta de escritorio". Una vez que haya seleccionado lo que desea hacer con el mensaje, haga clic en "Siguiente".
La siguiente pantalla brinda opciones para establecer excepciones a la regla, por ejemplo, si no desea recibir una notificación si el mensaje es una invitación a una reunión o una actualización. Elija las excepciones que desee aplicar a su regla y haga clic en "Siguiente". No quiero ninguna excepción, así que simplemente hago clic en "Siguiente" para omitir esta pantalla.
La última pantalla le permite especificar un nombre para la regla y configurar algunas opciones de reglas, incluida una para "Activar esta regla" de inmediato. Si desea ejecutar la regla inmediatamente en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada, seleccione "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la 'Bandeja de entrada'".
Revise la descripción de la regla en el "Paso 3" y haga clic en "Finalizar" cuando haya terminado.
Ahora, cuando recibo un correo electrónico de Whitson, aparece una alerta de escritorio en el escritorio de Windows. Tenga en cuenta que esto es diferente del cuadro de diálogo "Nuevas alertas de correo"; en cambio, es una notificación nativa de Windows. Si prefiere este tipo de notificación, tendrá que pasar por las "Opciones avanzadas" para cada regla que cree ".
Cómo editar tus reglas
Modificar, eliminar o incluso desactivar temporalmente las reglas es fácil. Quiero modificar mi regla para mostrar el cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo" en lugar de una "Alerta de escritorio". Para ello, hago clic en la pestaña "Inicio".
Haga clic en el botón "Reglas" en la sección "Mover" y seleccione "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.
Aparecerá el cuadro de diálogo "Reglas y alertas". En la pestaña "Reglas de correo electrónico", haga clic en "Cambiar regla" y seleccione "Editar configuración de regla" en el menú desplegable.
Como se mencionó anteriormente, la primera pantalla del "Asistente de reglas" muestra una lista de condiciones que puede consultar en los mensajes de correo electrónico entrantes. Las selecciones que hice cuando configuré la regla por primera vez aparecen en la parte superior de la lista y la descripción con la configuración actual se muestra en el cuadro debajo del "Paso 2". No quiero cambiar las condiciones, por lo que hago clic en "Siguiente". Si desea cambiar las condiciones de su regla, realice los cambios y luego haga clic en "Siguiente".
En la pantalla que enumera las acciones a tomar en los mensajes de correo electrónico entrantes (según las condiciones), deshabilito la opción "mostrar una alerta de escritorio", que aparece en la parte superior de la lista, y luego hago clic en "Siguiente".
Supongamos que desea mostrar el cuadro de diálogo más en su cara "Nuevas alertas de correo" en su lugar. Desplácese hasta la parte inferior de la lista de acciones y seleccione "mostrar un mensaje específico en la casilla de la ventana de Alerta de Nuevo Artículo". Para personalizar el mensaje que se muestra en el cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo", haga clic en el enlace "mensaje específico" en el cuadro debajo de "Paso 2".
En el cuadro de diálogo "Mensaje de alerta", ingrese un mensaje para mostrar en el cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo" y haga clic en "Aceptar".
Si desea agregar o eliminar cualquier excepción, haga clic en "Siguiente" para acceder a la lista de excepciones y realizar los cambios. Para cambiar el nombre de la regla o cambiar otras opciones en la última pantalla del “Asistente de reglas”, haga clic en “Siguiente” nuevamente en la pantalla de excepciones. No quiero cambiar nada más, así que hago clic en "Finalizar" en la pantalla de acciones para aceptar mis cambios y cerrar el "Asistente de reglas".
Volverá al cuadro de diálogo "Reglas y alertas". Haga clic en "Aceptar" para cerrarla. Para ejecutar la regla inmediatamente, haga clic en "Ejecutar reglas ahora" en la parte superior de la pestaña "Reglas de correo electrónico".
En el cuadro de diálogo "Ejecutar reglas ahora", en el cuadro "Seleccionar reglas para ejecutar", seleccione la casilla de verificación de la regla que desea ejecutar y haga clic en "Ejecutar ahora".
NOTA: Una vez que haya ejecutado la regla, el cuadro de diálogo "Ejecutar reglas ahora" no se cierra automáticamente. Debe hacer clic en "Cerrar" para cerrarla. El cuadro de diálogo "Reglas y alertas" tampoco se cierra automáticamente, así que haga clic en "Aceptar" para cerrarlo.
El cuadro de diálogo "Alertas de correo nuevo" aparece con su mensaje personalizado en la parte superior.
La función de Reglas en Outlook proporciona muchas opciones para manejar automáticamente sus mensajes de correo electrónico. Puede mover mensajes específicos a carpetas específicas, realizar acciones en mensajes de correo electrónico con cierto texto en el asunto o incluso eliminar mensajes de forma automática según ciertas condiciones. Las Reglas de Outlook pueden parecer abrumadoras al principio debido a todas las opciones disponibles. Sin embargo, si sabe cómo administrar ciertos mensajes de correo electrónico, no es tan difícil crear y administrar sus propias reglas..
