Cómo gestionar una impresora en Windows 10

Windows 10 tiene una nueva ventana de Configuración para configurar impresoras, pero también puede usar las antiguas herramientas del Panel de control. Esto es lo que necesita saber acerca de la instalación, configuración, uso compartido y solución de problemas de impresoras en Windows.

Cómo agregar una impresora

Para agregar una impresora, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres. Haga clic en el botón "Agregar una impresora o escáner" para buscar impresoras cercanas, ya sea que estén conectadas a su PC o conectadas a la red.

Debería ver el nombre de su impresora aquí. Si Windows no encuentra su impresora automáticamente, haga clic en el enlace "La impresora que deseo no aparece en la lista" que aparece. Esto abre el antiguo cuadro de diálogo Agregar impresora, que le permite buscar tipos de impresoras más antiguas, conectarse directamente a impresoras de red y agregar impresoras con configuraciones personalizadas.

También puede usar la interfaz anterior en Panel de control> Hardware y sonido> Dispositivos e impresoras. Haga clic en el botón "Agregar una impresora" para comenzar.

Sin embargo, si instala la impresora, es probable que Windows descargue los controladores de impresora necesarios sobre la marcha. Si esto no funciona, visite el sitio web del fabricante de la impresora para descargar e instalar los controladores o el paquete de software adecuados para su modelo de impresora. Para algunas impresoras, como las impresoras todo en uno, es posible que también deba visitar el sitio web del fabricante para obtener controladores y aplicaciones que le permitan acceder a la funcionalidad adicional..

También puede quitar una impresora desde aquí, si lo desea. En la ventana Configuración, haga clic en una impresora y haga clic en "Eliminar dispositivo". En el Panel de control, haga clic con el botón derecho en una impresora y seleccione "Eliminar dispositivo".

Cómo cambiar las preferencias de impresión

Para cambiar la configuración de su impresora, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres o Panel de control> Hardware y sonido> Dispositivos e impresoras. En la interfaz de Configuración, haga clic en una impresora y luego haga clic en "Administrar" para ver más opciones.

En el Panel de control, haga clic con el botón derecho en una impresora para encontrar varias opciones.

Para cambiar cómo se imprime la impresora, haga clic en la opción "Preferencias de impresión" en la ventana de Configuración o en el menú contextual. Verá una variedad de opciones para controlar sus impresiones aquí, y la configuración que vea dependerá de las que admita su impresora.

Por ejemplo, si tiene una impresora a color, verá opciones para elegir entre color y blanco y negro. También puede ver opciones para elegir la bandeja desde la cual la impresora toma el papel, seleccionando la orientación del documento (vertical u horizontal) y cambiando la configuración de la calidad de impresión. No te pierdas el botón "Avanzado", que ofrece muchas configuraciones adicionales.

También puede acceder a estos ajustes mientras imprime. Simplemente seleccione una impresora en la ventana Imprimir y luego haga clic en el botón "Preferencias". Tenga en cuenta que algunas aplicaciones tienen sus propios diálogos de impresión, por lo que esta opción podría no estar siempre presente o la ventana podría verse diferente

Cómo cambiar la configuración del dispositivo de la impresora

Para configurar su dispositivo de impresora, haga clic en "Propiedades de la impresora" en lugar de "Preferencias de impresión" en el menú contextual después de hacer clic derecho en una impresora.

La pestaña General de la ventana de propiedades proporciona información sobre las características de la impresora y qué controladores está usando. Puede cambiar el nombre de la impresora o agregar detalles de ubicación y comentarios. Por ejemplo, es posible que desee ingresar a una ubicación como "Oficina principal" o "Sala de copias del segundo piso" para que las personas puedan ver exactamente dónde se encuentra una impresora de red compartida. El botón "Imprimir página de prueba" aquí le permite imprimir rápidamente una página de prueba.

En el panel "Avanzado", incluso verá una opción que le permite elegir cuándo está disponible la impresora. Por ejemplo, si solo desea utilizar su impresora durante el horario comercial, puede seleccionar de 9 am a 5 pm aquí. La gente no podría imprimir en la impresora fuera de las horas seleccionadas, lo que es especialmente útil si la ha configurado como una impresora de red y no quiere que la gente imprima en ella durante las horas libres.

Cómo imprimir una página de prueba

Puede verificar rápidamente si su impresora está funcionando y configurada correctamente imprimiendo una página de prueba. Localice la impresora en Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres, haga clic en ella, haga clic en el botón "Administrar" y haga clic en el enlace "Imprimir una página de prueba".

Desde la interfaz del Panel de control, haga clic con el botón derecho en una impresora y seleccione "Propiedades de la impresora". Haga clic en el botón "Imprimir página de prueba".

Cómo configurar su impresora predeterminada

De forma predeterminada, Windows 10 administra automáticamente qué impresora es la predeterminada. Establece su impresora predeterminada como la última impresora que imprimió por última vez, es decir, cada vez que seleccione una impresora e imprima en ella, Windows 10 hace que su impresora predeterminada.

Para cambiar esto, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres y desmarque la opción "Permitir que Windows administre mi impresora predeterminada".

Para elegir su impresora predeterminada, haga clic en una impresora en la lista de Impresoras y escáneres, haga clic en "Administrar" y haga clic en el botón "Establecer como predeterminado".

También puede hacer clic con el botón derecho en una impresora en la ventana Dispositivos e impresoras del Panel de control y seleccionar "Establecer como impresora predeterminada" para establecerla como su predeterminada.

Cómo administrar su cola de impresión

Cada impresora en su sistema tiene una cola de impresión. Cuando imprime un documento, ese trabajo de impresión se almacena en la cola de impresión antes de que se envíe a la impresora y finalice la impresión..

En algunos casos, es posible que deba pausar su cola de impresión para detener temporalmente la impresión, eliminar trabajos individuales de la cola de impresión para cancelar la impresión, o verificar que todo se haya impreso. Puedes hacer todo esto desde la ventana de la cola de impresión..

Para abrir esto, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres, haga clic en la impresora para la que desea ver la cola y luego haga clic en "Abrir cola de impresión". En la interfaz del Panel de control, puede hacer clic derecho en una impresora y seleccionar “Vea lo que está imprimiendo”. También puede ver un ícono de impresora en el área de notificación mientras imprime; Al hacer clic en el icono también se abre la cola de impresión..

Cada trabajo de impresión pendiente aparece en la cola. Si no se está imprimiendo ningún documento, la lista estará vacía. Puede hacer clic con el botón derecho en un trabajo para cancelarlo, pausarlo o reiniciarlo. A veces, los trabajos de impresión se pueden "atascar" y es posible que deba eliminarlos y volver a intentarlo.

También puede hacer clic en el menú Impresora y usar las distintas opciones para administrar toda su cola. Por ejemplo, puede hacer clic en Impresora> Pausar impresión para pausar temporalmente todos los trabajos de impresión hasta que los detenga, o haga clic en Impresora> Cancelar todos los documentos para cancelar todos los trabajos de impresión pendientes.

Cómo crear múltiples perfiles de impresora

Normalmente, debe ingresar a las preferencias o propiedades de su impresora para cambiar varias configuraciones. Sin embargo, esto puede ser un inconveniente cuando tiene varios grupos de configuraciones entre las que desea cambiar. Por ejemplo, tal vez tenga una impresora a color en la que a veces imprime fotografías en color de alta calidad y, a veces, imprime documentos en blanco y negro de menor detalle..

En lugar de alternar la configuración de un lado a otro cada vez que use la impresora, puede agregar varios dispositivos de impresora que apunten a la misma impresora física subyacente. Piense en estos como múltiples perfiles de impresora que puede seleccionar al imprimir documentos.

Cómo configurar una impresora compartida

La actualización de abril de 2018 de Windows 10 eliminó la función HomeGroup, que se introdujo en Windows 7 para compartir archivos e impresoras en una red local. Sin embargo, todavía es posible compartir impresoras en su red local.

Esto es principalmente útil si tiene una impresora conectada directamente a su PC, pero desea imprimir desde otras computadoras en su red. Si tiene una impresora de red que se conecta directamente a su red a través de Wi-Fi o un cable Ethernet, esto no debería ser necesario.

Para compartir una impresora, abra el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora. Para hacerlo a través de la nueva interfaz, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres, haga clic en el nombre de la impresora, haga clic en "Administrar" y luego haga clic en "Propiedades de la impresora". Para hacerlo de la forma anterior, diríjase al Panel de control> Hardware & Sonido> Dispositivos e impresoras, haga clic con el botón derecho en la impresora y luego seleccione "Propiedades de la impresora". Haga clic en la pestaña "Compartir", marque la opción "Compartir esta impresora" y asigne un nombre a la impresora.

Con la configuración predeterminada, las personas en su red local pueden encontrar la impresora, pero necesitarán el nombre de usuario y la contraseña de una cuenta en su computadora para conectarse. La impresora debe detectarse automáticamente como una impresora disponible en la interfaz normal Agregar impresora. Tenga en cuenta que la impresora no estará disponible mientras su computadora esté inactiva.

Para compartir una impresora a través de Internet, por ejemplo, para imprimir en la impresora de su hogar cuando no está en casa, configure Google Cloud Print.

Cómo solucionar problemas de una impresora

Si tiene problemas con una impresora, es posible que tenga que solucionar algunos problemas. Los conceptos básicos son bastante obvios: asegúrese de que la impresora esté encendida y conectada a su computadora, o a su red Wi-Fi o Ethernet, si se trata de una impresora de red. Asegúrese de que la impresora tenga suficiente papel y compruebe si tiene suficiente tinta o tóner. El estado de la tinta y el tóner puede aparecer en la ventana de configuración de la impresora, o puede que tenga que ver esta información leyendo una pantalla en la impresora. Es posible que también necesite instalar controladores de impresora del fabricante de su impresora.

Para solucionar problemas de la impresora desde Windows 10, diríjase a Configuración> Dispositivos> Impresoras y escáneres, haga clic en la impresora, haga clic en "Administrar" y haga clic en "Ejecutar el solucionador de problemas". También puede ubicar la impresora en la ventana Dispositivos e impresoras en el Control Panel, haga clic derecho en él y seleccione "Solucionar problemas".

El solucionador de problemas de la impresora comprueba una variedad de problemas que podrían causar problemas de impresión en su PC y trató de solucionar cualquier problema que encuentre.

Si la impresora tiene una pantalla incorporada, verifique la pantalla para ver si está informando un mensaje de error. Si no está seguro de qué significan los mensajes de error, intente conectarlos a un motor de búsqueda web o búsquelos en el manual de su impresora..

Es posible que también deba ejecutar varias funciones de diagnóstico en la propia impresora. Consulte el manual de su impresora para obtener más información sobre sus funciones de diagnóstico..