Cómo nunca volver a enviar un documento por fax

Las máquinas de fax todavía están en las oficinas de todo el mundo. Las agencias gubernamentales, abogados, médicos y otras organizaciones de movimiento lento a menudo todavía requieren faxes, en el mejor de los casos, es un mal necesario..

El fax a menudo se considera más seguro que el correo electrónico, aunque en realidad no lo es. Las máquinas de fax se comunican a través de líneas telefónicas sin ningún tipo de cifrado y las máquinas de fax a menudo se mantienen en áreas ocupadas donde cualquier persona puede tomar documentos fácilmente..

Alternativas al fax

Hay muchas alternativas para enviar faxes. Si no está limitado por las leyes o porque la persona en el otro extremo le exige que utilice un fax, pruebe una de estas alternativas:

• Documentos de correo electrónico: Sí, el humilde correo electrónico puede reemplazar muchos faxes. Probablemente esté enviando por fax un documento escrito desde una computadora, así que, ¿por qué molestarse en usar un fax? Adjunte el archivo a un correo electrónico o simplemente incluya el texto importante en un correo electrónico..
• Escanear y enviar por correo electrónico: Si tiene una máquina de fax que también funciona como un escáner, puede usarla para escanear documentos en papel en su computadora como archivos PDF. Adjunte esos archivos PDF a un correo electrónico para enviarlos. Incluso podrías intentar usar tu teléfono para escanear el documento; seguro, no será la mejor calidad, pero hemos visto algunos faxes de muy baja calidad..
• Subir documentos: Algunas organizaciones pueden permitirle cargar estos archivos de documentos escaneados en la web en lugar de simplemente enviarlos por correo electrónico..
• Utilizar correo postal: Snail Mail es una alternativa más lenta a enviar faxes que es peor en muchos aspectos, pero no siempre es malo. Si no tiene una máquina de fax y el documento no es urgente, generalmente puede enviar un documento a la mayoría de las organizaciones en lugar de enviarlo por fax. Claro, usted tiene que lidiar con el sistema postal, pero al menos no tiene que enviar nada por fax..

Firmar documentos sin imprimirlos

Es posible que tenga que firmar documentos y enviárselos a alguien, y una vez que se imprimen, puede tener la tentación de enviarlos por fax. Después de todo, la alternativa sería imprimir el documento, firmarlo, escanearlo nuevamente en su computadora y enviarlo por correo electrónico. En lugar de perder el tiempo haciendo esto, puede usar el software para aplicar su firma real a un documento en su computadora. Simplemente capture su firma una vez y se almacenará como una imagen que puede aplicar a los documentos. Puede firmar documentos futuros sin imprimirlos..

Si tiene una tableta con un lápiz, incluso puede usar el lápiz para firmar un documento directamente en su pantalla.

Envíe un documento por fax en línea

Los servicios de fax en línea le permiten enviar un documento por fax sin necesidad de una máquina de fax propia o incluso una línea telefónica. Utiliza una interfaz basada en web para cargar un documento e ingresar el número de teléfono del destinatario. El servicio en sí se ocupa de todo lo que se hace en la última milla, enviando por fax su documento a la máquina de fax remota a través de sus propias líneas telefónicas..

Si solo necesita enviar faxes raramente, estos servicios le permitirán enviar algunas páginas aquí y allá sin gastar un centavo. Si tiene que enviar documentos por fax con más frecuencia, es posible que deba pagar algo, pero de todos modos tendría que pagar por un fax y una línea telefónica..

Estos servicios técnicamente implican el envío de faxes, pero al menos no tienen ganas de usar una máquina de fax vieja y anticuada y no requieren que tenga un teléfono fijo..

Recibir un fax en línea

Recibir un fax puede ser un dolor de cabeza si tiene una oficina en casa. La máquina de fax debe estar encendida y escuchando los faxes todo el tiempo. Necesita una línea dedicada para recibir faxes para que no se pierda ningún fax cuando esté hablando por teléfono. Puede intentar pedirles a las personas que le envíen un documento por fax a una hora específica cuando esté seguro de que su teléfono fijo no está atado.

En lugar de lidiar con todas estas tonterías, pídales a las personas que escaneen y le envíen documentos por correo electrónico. También puede usar otras herramientas si no desea confiar en el correo electrónico; por ejemplo, puede usar JotForm junto con Dropbox para crear una página web donde las personas puedan cargar archivos PDF y aparezcan en una carpeta en su Dropbox..

También puede intentar usar un servicio que le proporcione un número de fax dedicado y le permita recibir faxes allí. Por lo general, cuestan dinero. Después de todo, el servicio de fax tiene que pagar por un número de teléfono fijo dedicado y monitorearlo por usted. eFax ofrece 10 páginas entrantes gratuitas al mes, aunque no le dan ninguna página saliente gratuita. HelloFax te permite enviar cinco páginas gratuitas, pero eso es todo. Cada servicio gratuito de fax en línea tiene un problema como este: existe una oferta gratuita para atraerlo, mientras que usted tiene que pagar por las funciones más importantes. El envío de faxes implica la interconexión con máquinas de fax y números de teléfono fijo, y eso no es gratis. También se usa a menudo para fines comerciales, y las empresas están dispuestas a gastar dinero en este tipo de cosas.

El último recurso: utilizar una máquina de fax real sin tener uno

Si no desea lidiar con servicios en línea o correo postal y no tiene más remedio que enviar un documento ocasional como un fax, todavía hay una alternativa a comprar su propia máquina de fax y usar un teléfono fijo. Probablemente pueda visitar una tienda local que ofrezca copias y le permitirán pagar unos centavos para enviar un fax. Esto no es ideal si envía faxes con frecuencia, pero si tiene que enviar por fax algo una vez al año, esta puede ser una buena opción..

Por supuesto, esto todavía implica el uso de una máquina de fax. Algunas organizaciones solo exigen faxes y es posible que no se sienta cómodo al cargar documentos extremadamente confidenciales a un servicio de fax basado en la web. No hay mucho que pueda hacer si tiene que tratar con una organización que exige faxes..

El fax aún estará con nosotros por un tiempo, aunque solo sea por las regulaciones que alientan a las organizaciones legales y de atención médica a seguir utilizando el sistema de fax más antiguo en lugar de las alternativas modernas..

Crédito de la imagen: Abhisek Sarda en Flickr, cuentos de un youkai errante en Flickr, AuthenticEccentric en Flickr