Cómo grabar macros y automatizar tareas pesadas en Microsoft Word
Las macros son bits básicos de programación que le permiten presionar un botón rápido o un método abreviado de teclado para desencadenar una acción pregrabada. Aquí te explicamos cómo hacer los más fáciles en Word..
Lo que es una macro?
Una macro es en realidad solo una grabación de una serie de pulsaciones de botones, clics y escritura. Cuando graba una macro, simplemente presiona grabar, realiza los pasos que desea automatizar, detenga la grabación, deje que Word cree la programación por usted y luego asigne la macro a un botón o atajo de teclado. Cuando quiera realizar esa serie de acciones en el futuro, simplemente active la macro.
Puedes usar macros para todo tipo de cosas. Honestamente, las posibilidades son prácticamente ilimitadas. Por ejemplo, puede configurar una macro que cree un nuevo pie de página con la información de su empresa, formatee el texto como desee e incluso inserte números de página. Entonces, ¿por qué no hacer esto usando una plantilla con algún texto repetitivo? Bien tu puedes. Pero, ¿qué sucede cuando tiene un documento existente al que desea agregar esas cosas??
También puede crear macros para insertar tablas ya formateadas de un tamaño específico, buscar un estilo de párrafo específico o simplemente insertar texto.
Vamos a usar el ejemplo muy básico de insertar un texto para guiarte en cómo grabar una macro. Pero usa tu imaginación y experimenta. Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer con ellos..
Cómo grabar una macro
Primero, cree un nuevo documento de Word en blanco para trabajar. Podrá guardar sus macros en una base de datos de todo el sistema, por lo que no necesita crear nuevos para cada documento en el que trabaje. En el documento en blanco, cambie a la pestaña "Ver" en la cinta, haga clic en el menú desplegable "Macros" y luego haga clic en el comando "Grabar macro".
A continuación, asigne un nombre apropiado a su macro y escriba una breve descripción. Es un paso importante, especialmente si planea hacer muchas macros. Para nuestro ejemplo, vamos a crear una especie de inserción de texto jokey que escribe el nombre: "Lwaxana Troi, Hija de la Quinta Casa, dueña del Cáliz Sagrado de Rixx, heredera de los Anillos Sagrados de Betazed". no querría escribir una y otra vez si fuera nuestro título completo.
Elija si desea asignar su macro a un botón o método abreviado de teclado. Y finalmente, elige dónde almacenar tu macro. El valor predeterminado es almacenarlo en la plantilla maestra de Word (un archivo llamado Normal.dotm) para que pueda usarlo en todos sus documentos. Pero, también puede almacenarlo solo en el documento actual si lo desea. Haga clic en el botón "Aceptar" cuando haya terminado.
Por el bien de este explicador, le mostraremos el proceso de creación tanto del botón como del teclado. Y tenga en cuenta que siempre puede hacer clic en el botón de menú "Macros" y editar estas configuraciones más adelante si desea cambiarlas..
Si elige la opción "Botón", aparece una pantalla que le permite elegir dónde almacenar el nuevo botón. El valor predeterminado es colocarlo en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el nombre de la macro en la columna izquierda y luego haga clic en el botón "Agregar" para agregar la macro a la lista de botones de la barra de herramientas que se muestra a la derecha. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Aceptar".
Si está asignando su macro a un método abreviado de teclado, verá la siguiente pantalla en su lugar. Asegúrese de que el nombre de la macro esté seleccionado en el panel "Comandos", haga clic dentro del cuadro "Presionar nueva tecla de método abreviado" y luego presione el combo de teclado que desea usar. Puede elegir casi cualquier combinación de Ctrl, Alt, Mayús y cualquier otra clave principal, pero tenga en cuenta que necesitará una que no esté asignada a un acceso directo de Word o Windows / macOS.
Para nuestra macro jokey Star Trek, vamos a mantener presionada la tecla Ctrl, luego presionamos L, soltamos la L, y entonces presiona T-all sin soltar Ctrl. El acceso directo resultante se expresa como "Ctrl + L, T". Esa expansión de varias letras es una forma de evitar conflictos con los accesos directos predeterminados comunes. Cuando haya terminado, haga clic en el botón "Asignar" y luego haga clic en el botón "Cerrar".
Ahora, estás de nuevo en la interfaz de escritura principal de Word. El programa está en modo de grabación, así que realice las acciones que desee. Puede hacer clic en los botones, abrir menús, insertar objetos y nombrarlos. Word observa y graba lo que estás haciendo como macro. Y no te preocupes por tomarte tu tiempo. Word realmente no duplica estas acciones a la velocidad en que las estás realizando. En su lugar, toma las acciones reales que realiza y crea un script para ejecutarlas..
Para nuestro ejemplo, simplemente estamos repitiendo nuestro nombre y título bastante nerd:
Mientras creas tu macro, puedes hacer clic en el botón "Pausar grabación" si necesitas ajustar algo o hacer algunas notas rápidas. Haga clic en el botón "Reanudar grabadora" para continuar trabajando en su macro.
Cuando haya terminado, abra de nuevo el menú desplegable "Macros" y luego haga clic en el comando "Detener grabación".
Eso es. Word crea una macro a partir de su grabación y la guarda como un atajo de teclado o botón (lo que haya decidido).
Para ejecutar la macro, haga clic en el botón que asignó o presione el atajo de teclado que definió. Si eligió la opción de botón, verá el botón de macro en la "Barra de herramientas de acceso rápido" en la parte superior de la ventana.
Obviamente, este es un ejemplo super simple que te hemos dado. Puedes usar Word para crear macros bastante sofisticadas. Los usuarios avanzados pueden incluso programar manualmente los suyos (o modificar manualmente sus macros grabadas). Pero esta guía debería al menos comenzar a crear algunas macros básicas.
Crédito de la imagen: Mopic / Shutterstock
