Cómo reducir el tamaño de su archivo de datos de Outlook
Los archivos de datos de Outlook pueden llegar a ser muy grandes con el tiempo, especialmente si obtiene muchos archivos adjuntos. Incluso si elimina mensajes antiguos, el tamaño de su archivo de datos de Outlook no se reduce en consecuencia.
Sus archivos de datos de Outlook (.pst y .ost) incluyen todos sus correos electrónicos (en todas sus carpetas, incluidos los correos electrónicos enviados), contactos, citas del calendario, tareas y notas, así como sus archivos adjuntos asociados. A medida que envía y recibe más correos electrónicos y archivos adjuntos, agrega más citas a su calendario y crea más tareas y notas, sus archivos de datos de Outlook pueden crecer fácilmente a varios gigabytes de tamaño. El mío es un gigabyte, pero todavía es bastante grande.
Incluso si vacía la carpeta Elementos eliminados, o si se vacía automáticamente cuando sale de Outlook, no se libera el espacio ocupado en el archivo de datos. Usted puede, sin embargo, reclamar ese espacio por compactación su archivo de datos de Outlook. Aquí es cómo hacer eso.
Paso uno: examine sus cuentas y elimine lo que no necesita
Antes de pasar por el proceso de compactación, querrá pasar por Outlook y eliminar todo lo que no necesite. Le recomendamos que compruebe qué tan grandes son sus distintas carpetas, para que sepa qué elementos liberarán más espacio. Recuerde, también puede eliminar elementos de calendario, tareas y notas además de los correos electrónicos. Para verificar el tamaño de sus carpetas, seleccione la Bandeja de entrada (o cualquier otra carpeta) en la cuenta (archivo de datos de Outlook) que desea compactar, y haga clic en la pestaña "Archivo".
En la pantalla de backstage, haga clic en "Herramientas" y seleccione "Limpieza del buzón" en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo de limpieza del buzón, haga clic en "Ver tamaño del buzón".
El cuadro de diálogo Tamaño de carpeta le muestra el tamaño de cada carpeta en la cuenta seleccionada actualmente. Desplácese y vea qué carpetas son más grandes, donde podría querer eliminar elementos. Haga clic en "Cerrar" cuando haya terminado.
Para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados, haga clic en "Ver tamaño de elementos eliminados".
Nuestra carpeta de Elementos eliminados no es enorme, pero deberíamos vaciarla de todos modos antes de compactar nuestro archivo de datos. Haga clic en "Cerrar".
Volverá al cuadro de diálogo de limpieza del buzón. Si desea eliminar más elementos de su cuenta, haga clic en "Cerrar" para volver a su cuenta. Seleccione cualquier correo electrónico, calendario, tareas y elementos de notas que no desee y presione Eliminar. También puede presionar Mayús + Eliminar para eliminar de forma permanente los elementos seleccionados, sin pasar por la carpeta Elementos eliminados.
Paso dos: vaciar la carpeta de elementos eliminados
También querrá vaciar la papelera o la carpeta "Elementos eliminados" antes de continuar. Si todavía hay elementos en la carpeta Elementos eliminados, hay dos formas de vaciar la carpeta. Una forma es haciendo clic en "Vacío" en el cuadro de diálogo de limpieza del buzón, si aún está abierto.
Aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación para asegurarse de que desea eliminar permanentemente los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Haga clic en "Sí".
Si el cuadro de diálogo de limpieza del buzón no está abierto, también puede vaciar la carpeta Elementos eliminados directamente en su cuenta en el panel Correo. Para hacer esto, primero asegúrese de que el panel de Correo esté activo. Presione Ctrl + 1 para abrir el panel Correo, si no lo está. Luego, haga clic con el botón derecho en la carpeta Elementos eliminados en la cuenta que desea compactar y seleccione "Carpeta vacía" en el menú emergente. El mismo cuadro de diálogo de confirmación que se muestra arriba se muestra.
Paso tres: compacta tu archivo de datos de Outlook
Ahora que ha eliminado los elementos que no desea y ha vaciado la carpeta Elementos eliminados, es el momento de compactar su archivo de datos de Outlook. En la ventana principal de Outlook, haga clic nuevamente en la pestaña "Archivo". Luego, asegúrese de que la pantalla Información de la cuenta esté activa. Si no, haga clic en "Información" en la lista de elementos de la izquierda. Haga clic en "Configuración de la cuenta" y luego seleccione "Configuración de la cuenta" en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, haga clic en la pestaña "Archivos de datos".
Seleccione el archivo de datos de Outlook que desea compactar en la lista y luego haga clic en "Configuración".
Si la cuenta seleccionada actualmente es una cuenta POP3 (archivo .pst), aparece el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en "Compactar ahora".
De lo contrario, si la cuenta seleccionada es una cuenta IMAP (archivo .ost), verá el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en "Compactar ahora".
Aparece el siguiente cuadro de diálogo mientras se compacta el archivo de datos de Outlook.
Cuando finaliza el proceso de compactación, vuelve al cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook (o Configuración del archivo de datos de Outlook). Haga clic en "Aceptar" o "Cancelar" para cerrarla.
Haga clic en "Cerrar" en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta.
Nuestro archivo de datos de Outlook pasó de unos 951 MB a unos 845 MB, por lo que recuperamos un poco más de 100 MB de espacio en disco. Cuanto más grande sea su archivo de datos, más espacio probablemente obtendrá.
Compactar sus archivos de datos de Outlook no solo lo ayuda a ahorrar espacio en disco, sino que también puede mejorar el rendimiento de Outlook. Un gran archivo de datos de Outlook puede hacer que Outlook tarde más tiempo en iniciarse, trabajar y cerrarse. Por lo tanto, compactar periódicamente su archivo de datos de Outlook es algo inteligente de hacer.
