Cómo eliminar la información personal oculta que Microsoft Office agrega a sus documentos
Microsoft Office guarda metadatos ocultos en sus documentos de Office, incluido el tiempo que lleva trabajando en ellos, el nombre de todos los que trabajaron en el documento, cuándo se creó el documento e incluso las versiones anteriores del documento..
Antes de publicar documentos de Office públicamente o enviarlos a alguien, probablemente querrá verificar qué información oculta contiene el documento y eliminar los datos confidenciales. Estos metadatos pueden infringir su privacidad o ser potencialmente embarazosos..
Ver y eliminar datos ocultos
En Office 2013 u Office 2010, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Información y la herramienta Inspeccionar documento estará en el centro y le informará sobre la información potencialmente sensible que contiene el documento. Esta información es más obvia que en las versiones anteriores de Office, pero aún así es fácil pasarla por alto si no está al tanto, Office agrega esta información confidencial a sus documentos..
En Office 2007, haga clic en el botón Orbe de Office en la cinta, seleccione Preparar y haga clic en Inspeccionar documento.
Para ver los metadatos ocultos en el documento, haga clic en el botón Verificar problemas, haga clic en Inspeccionar documento y elija los tipos de metadatos para los que desea examinar el documento. Solo puede dejar todas las opciones seleccionadas para examinar el documento para todos los tipos de metadatos.
Haga clic en Inspeccionar y Office examinará el documento en busca de metadatos. Haga clic en el botón Eliminar todo junto a un tipo de metadatos para eliminarlo.
Tenga en cuenta que no podrá recuperar la mayoría de estos metadatos después de eliminarlos. Por este motivo, Microsoft recomienda crear una nueva copia del documento (use la función Guardar como) antes de eliminar los metadatos y publicar el documento. A continuación, tendrá una copia del documento con los metadatos. Por supuesto, si no desea estos metadatos, puede eliminarlos sin preocuparse por conservar una copia..
¿Qué tipo de metadatos guarda Office??
Office guarda las propiedades del documento, incluidos detalles como el autor, el asunto, el título, la fecha en que creó el documento, cuándo lo modificó por última vez y cuánto tiempo pasó trabajando en el documento. Estas propiedades también contendrán el nombre de cualquier plantilla que usó al crear el documento, los encabezados de correo electrónico y otra información relacionada. Esto puede ser embarazoso, por ejemplo, puede enviar un informe de TPS a su jefe y decir que pasó todo el día trabajando solo en él. Pero los metadatos podrían revelar que solo trabajó en el informe de TPS durante unos minutos, colaboró con otras personas y que utilizó una plantilla llamada "Plantilla de informe de TPS inútil" al crearla. Peor aún, hay otras implicaciones de privacidad aquí: es posible que desee publicar un documento en la web sin su nombre asociado, pero su nombre aparecerá en las propiedades del documento de forma predeterminada.
Los encabezados, pies de página, marcas de agua y texto con formato de texto oculto también podrían incluirse, pero no aparecerán si hace una descripción superficial del documento. La herramienta le dice si su documento contiene esta información.
Si colaboró con otras personas mientras escribía el documento, contendrá aún más datos. Los metadatos mostrarán los nombres de todos los que trabajaron en el documento, así como los comentarios, las marcas de revisión, las anotaciones en tinta y las versiones anteriores del documento. Si está publicando un documento en el que trabajó, probablemente querrá eliminar todos estos datos en lugar de compartirlos..
Cómo evitar que la oficina guarde metadatos
Desafortunadamente, tendrá que usar la herramienta Inspector de documentos para eliminar datos confidenciales de cada documento individual antes de publicarlo o compartirlo con alguien. No hay una forma integrada de eliminar esta información de varios documentos a la vez, ni existe una configuración de toda la Oficina para evitar que Office aplique estos datos a los documentos..
Sin embargo, puede hacer que Office elimine automáticamente los metadatos cada vez que guarde un archivo. Debe aplicar esta configuración a cada documento que use, es una configuración específica del documento, no una configuración de todo el sistema.
Para evitar que Office guarde los metadatos junto con sus documentos, haga clic en el menú Archivo, haga clic en Opciones y seleccione la categoría Centro de confianza. Haga clic en el botón Configuración del centro de confianza y seleccione Opciones de privacidad. Habilite la opción "Eliminar información personal de las propiedades del archivo al guardar". Si aparece en gris, haga clic en el botón Inspector de documentos a continuación, ejecute el Inspector de documentos y elimine toda la información personal del documento. Entonces deberías poder hacer clic en la casilla de verificación.
Recuerde, tendrá que cambiar esta opción para cada documento por separado..
Esta información puede ser útil, y parte de ella es incluso crucial para la colaboración o para que las empresas realicen un seguimiento de quién trabajó en un documento. Pero cuando llegue el momento de publicar el documento, probablemente querrá eliminar estos metadatos..
