Cómo restringir la entrada de datos en Excel con validación de datos

Si usa hojas de cálculo de Excel para recopilar datos de otras personas, pero encuentra que a menudo llenan sus celdas cuidadosamente planificadas con el tipo de información incorrecto, la validación de datos puede ayudar.

Esta herramienta le permite restringir celdas específicas para permitir solo datos con el formato correcto. Si alguien ingresa algo que se supone que no debe estar allí, como “almuerzo en el aeropuerto” en lugar de “$ 15.68” en un informe de gastos, Excel rechaza la entrada hasta que lo haga correctamente. Piense en ello como una forma pasiva-agresiva para asegurarse de que las personas no pierdan el tiempo.

Como ejemplo, aquí está la hoja de trabajo del informe de gastos básicos para How-To Geek. Digamos que queremos asegurarnos de que las personas solo ingresen valores numéricos con formato de moneda (es decir, algunos dígitos, seguidos de un punto decimal, seguidos de dos dígitos más) en ciertas celdas.

Primero, selecciona todas las celdas que quieres restringir.

Pase a la pestaña "Datos" en la cinta, y luego haga clic en el botón "Validación de datos". Si su ventana no es de tamaño completo y no puede ver las etiquetas, es el icono con dos cuadros horizontales, una marca de verificación verde y un círculo rojo cruzado.

En la ventana Validación de datos, en la pestaña "Configuración", haga clic en el menú desplegable "Permitir". Aquí, puede establecer un tipo específico de entrada para permitir las celdas seleccionadas. Para nuestro informe de gastos, vamos a insistir en que los usuarios pongan un número con dos valores decimales, por lo que seleccionaremos la opción "Decimal". También puede seleccionar otros criterios, como asegurarse de que una celda contenga texto, una hora o fecha, un texto de una longitud específica o incluso su propia validación personalizada.

Cualquier tipo de datos que seleccione en el menú desplegable "Permitir" cambia las opciones disponibles en el resto de la pestaña "Configuración". Como queremos un valor numérico correspondiente a la moneda, estamos configurando el menú desplegable "Datos" en la configuración "entre". Entonces, estamos configurando un valor mínimo de 0.00 y un valor máximo de 10000.00, que es más que suficiente para cubrir nuestras necesidades.

Para probarlo, haga clic en "Aceptar" para aplicar la configuración de validación y luego intente poner un valor inadecuado. Por ejemplo, si escribimos "panqueques" para el valor del desayuno en lugar del costo de la comida, recibiremos un mensaje de error.

Si bien eso restringe a las personas a ingresar solo el tipo correcto de datos, no les da ningún comentario sobre qué tipo de datos se requieren. Entonces, vamos a configurar eso, también.

Vuelva a la ventana Validación de datos (Datos> Validación de datos en la cinta de opciones). Tienes dos opciones aquí (y puedes usar las dos si quieres). Puede usar la pestaña "Mensaje de entrada" para que la herramienta emergente muestre el tipo de datos que desea cada vez que seleccionan una celda para la que está activada la validación de datos. También puede usar la pestaña "Alerta de error" para personalizar el error que ven cuando ingresan el tipo de datos incorrecto.

Pasemos primero a la pestaña "Mensaje de entrada". Aquí, asegúrese de que la opción "Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda" esté activada. Luego, asigne un título y un texto a su información sobre herramientas de entrada. Como puede ver a continuación, simplemente haciendo clic en una de las celdas aparece el mensaje para que la gente sepa lo que se espera.

En la pestaña "Alerta de error", puede personalizar el mensaje de error que las personas ven cuando ingresan el tipo de datos incorrecto. Asegúrese de que la opción "Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos" esté activada. Elija un estilo para su mensaje de error en el menú desplegable "Estilo". Puede ir con un Stop (el círculo rojo con la X), Warning (triángulo amarillo con un signo de exclamación), o Information (círculo azul con una “i” minúscula), dependiendo de qué tan fuerte quiera que llegue el mensaje..

Escriba un título para su mensaje, el texto del mensaje en sí, y luego presione "OK" para terminar.

Ahora, si alguien intenta ingresar datos incorrectos, ese mensaje de error es un poco más útil (o sarcástico, si lo prefiere).

Es un poco de trabajo adicional para configurar la validación de datos, pero le puede ahorrar mucho tiempo más adelante si utiliza hojas de cálculo para recopilar datos de otras personas. Incluso es útil para prevenir tus propios errores. Y esto es doblemente cierto si ha configurado fórmulas o cualquier tipo de tareas de automatización que se basan en esos datos..