Cómo enviar y recibir faxes en línea sin una máquina de fax o una línea telefónica

Es posible que algunas empresas y agencias gubernamentales que se mueven lentamente no acepten documentos por correo electrónico, lo que lo obliga a enviarlos por fax. Si se ve obligado a enviar un fax, puede hacerlo desde su computadora de forma gratuita.

Anteriormente hemos cubierto formas de firmar documentos electrónicamente sin imprimirlos y escanearlos. Con este proceso, puede firmar digitalmente un documento y enviarlo por fax a una empresa, todo en su computadora y sin necesidad de imprimirlo..

Cómo funcionan las máquinas de fax (y por qué son tan inconvenientes)

Esto no es tan fácil como debería ser. Las máquinas de fax están conectadas a las líneas de teléfono antiguas. Cuando utiliza una máquina de fax estándar, esa máquina realiza una llamada telefónica al número que especifique. La máquina de fax en el número de destino responde y el documento se transmite a través de una llamada telefónica.

Este proceso se inventó antes de Internet y parece ridículamente arcaico en este punto. Para realizar un fax, una persona puede escribir un documento, imprimirlo y escanearlo en la máquina de fax que lo envía a través de la línea telefónica. La persona que recibe el fax puede escanear el documento enviado por fax y convertirlo en un archivo digital. Han completado el círculo: el documento se envió de una computadora a otra con mucho trabajo adicional y calidad de imagen perdida.

Idealmente, podría enviar un documento por correo electrónico o mediante un método en línea más seguro. Muchas empresas consideran el fax como un método seguro de transmisión de documentos, pero en realidad no lo es: si alguien estaba husmeando en la línea telefónica, podría interceptar fácilmente todos los documentos enviados por fax..

No hay forma de conectarse a una máquina de fax directamente a través de Internet, ya que la máquina de fax solo está conectada a líneas telefónicas. Para realizar un fax en línea, necesitaremos algún tipo de puerta de enlace que acepte documentos a través de Internet y los transmita a una máquina de fax. Ahí es donde entran los servicios a continuación. Entrégueles un documento y ellos harán el molesto trabajo de marcar el fax y enviar su documento a través de la línea telefónica..

Usted podría enviar por fax con sólo su computadora, pero ...

Podría omitir los siguientes servicios, por supuesto. Microsoft Windows incluso contiene una aplicación de escaneo y fax que le permite enviar faxes. El problema es que necesita que su computadora esté conectada a la línea telefónica, sí, esto significa que necesitará un módem de fax de acceso telefónico. También necesitaría una conexión de teléfono fijo y tendría que decirle a las personas que no hablen por teléfono cuando está enviando faxes, como en los viejos días de acceso telefónico a Internet. Por supuesto, si enviaba muchos faxes, podría pagar una línea telefónica especial para fax, incluso esto podría ser necesario si recibía muchos faxes..

Esto obviamente no es ideal. Claro, si necesita enviar algunos faxes, compre un fax o un módem y conéctelos a su teléfono fijo. Pero es probable que no necesite enviar y recibir faxes con tanta frecuencia; es de esperar que solo necesite enviar faxes ocasionales cada vez que se tope con una organización que se haya quedado atascada en el pasado..

Escanee el documento o use un archivo digital existente

El proceso básico es simple. Primero, deberá escanear el documento que desea enviar por fax, como si fuera a enviar ese documento por correo electrónico. Si no tiene un escáner, puede intentar escanearlo con su teléfono inteligente. Si el documento ya es un archivo en su computadora, felicitaciones - no tiene que escanear nada.

Con el documento ahora en formato digital, puede enviarlo a un servicio que hará el molesto trabajo de fax por usted..

Enviar faxes en línea, gratis

Hay tantos servicios de fax en línea que es difícil tomar una decisión informada sobre cuál elegir. Lo primero que debe considerar es qué tipo de usuario es, con qué frecuencia enviará un fax y qué funciones necesita.

Usuario avanzado: RingCentral Fax

Si va a enviar faxes confidenciales todo el tiempo, o si trabaja para una empresa y está tratando de elegir un servicio, RingCentral Fax, que es propiedad parcial de Cisco y AT&T, es probablemente la mejor opción para sus necesidades. especialmente porque tienen muchas características de seguridad excelentes y soporte para múltiples usuarios con líneas de fax separadas.

Tiene todas las características que puede imaginar, incluidas las integraciones con Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, e incluso puede obtener un número gratuito. También tiene muchas características de seguridad que serían útiles para empresas o personas que transmiten información segura.

Por supuesto, si solo desea enviar algunos faxes, puede inscribirse en uno de sus planes económicos que comienzan en menos de $ 13 por mes ... y luego cancelar solo después de uno o dos meses..

Usuario ocasional

Si necesita enviar un fax ocasional, le recomendamos MyFax, que le permite enviar hasta 10 páginas gratuitas sin tener que pagar. Esto no parece mucho, pero son más páginas por mes que lo que la mayoría de las personas tienen que enviar por fax por año. Si necesita enviar más páginas cada mes, puede actualizarse a un plan regular.

Deberá confirmar su dirección de correo electrónico para enviar el fax gratuito..

Recepción de faxes

Si necesita recibir faxes, deberá inscribirse en un servicio de pago. El servicio deberá establecer un número de teléfono dedicado para su línea de fax, y eso cuesta dinero. RingCentral, MyFax y muchos otros servicios lo harán si paga.

Por suerte, al menos debería poder obtener una prueba gratuita. Por ejemplo, RingCentral ofrece 30 días de recepción de fax gratis..

Hay muchos servicios de fax para usar, y si solo necesita enviar un fax ocasional, puede hacerlo de forma gratuita, pero si desea recibir un fax, tendrá que registrarse para obtener una cuenta de prueba. . Siempre puedes cancelar si quieres..

Crédito de la imagen: Matt Jiggins en Flickr, David Voegtle en Flickr