Cómo configurar una impresora de red compartida en Windows 7, 8 o 10

A lo largo de los años, Windows ha mejorado mucho sobre cómo maneja las impresoras en red. Pero si desea compartir una impresora a través de la red, es posible que aún necesite hacer un poco de trabajo para que todo funcione. Así es como funciona todo.

Configurar una impresora en su red implica dos pasos. El primer paso es conectar la impresora a la red, y hay tres formas de hacerlo:

• Conecte la impresora a la red directamente. Esta es la forma más fácil de configurar una impresora de red. No requiere que se encienda otra PC para imprimir (como lo hacen los métodos a continuación), y no tiene que pasar por la molestia de configurar el uso compartido. Y, dado que la mayoría de las impresoras fabricadas en los últimos años tienen redes incorporadas, es muy probable que su impresora admita esta opción..
• Conecte la impresora a una de sus PC y compártala con la red a través de Homegroup. Si conectar una impresora directamente a la red no es una opción, puede conectarla a una PC en la red y compartirla con Windows Homegroup. Es fácil de configurar y es óptimo para redes que están compuestas principalmente por computadoras con Windows. Este método, sin embargo, requiere que la computadora esté conectada para que esté en funcionamiento para que pueda utilizar la impresora..
• Conecte la impresora a una de sus PC y compártala sin Homegroup. Esto es ideal si su red tiene otras computadoras con sistemas operativos diferentes, si desea más control sobre el uso compartido de impresoras y archivos, o si Homegroup simplemente no funciona muy bien. Al igual que el método Homegroup, esto requiere que la computadora esté conectada para que esté funcionando y funcionando para que pueda utilizar la impresora..

El segundo paso, una vez que haya conectado su impresora, será conectar otras PC a la impresora de red ... lo que depende mucho de cómo lo conectó. Confundido ya? No te preocupes Estamos a punto de repasar todo esto.

Actualizar: Microsoft eliminó la función HomeGroup de Windows 10 en la actualización de abril de 2018. Aún puede usar los Grupos en el Hogar si está usando Windows 7 u 8, pero las computadoras que ejecutan Windows 10 no podrán acceder a ellos (al menos con las últimas actualizaciones) a menos que también configure el uso compartido de archivos tradicional.

Paso uno: conecte su impresora a la red

Primero, hablemos sobre cómo conectar esa impresora a su red. Como mencionamos anteriormente, tiene tres opciones aquí. Puede conectarlo directamente a la red, puede conectarlo a una PC y compartirlo a través de un Homegroup, o puede conectarlo a una PC y compartirlo sin usar Homegroup.

Conecte su impresora directamente a la red

La mayoría de las impresoras en estos días tienen redes incorporadas. Algunas están equipadas con Wi-Fi, algunas con Ethernet y muchas tienen ambas opciones disponibles. Desafortunadamente, no podemos darle instrucciones precisas para hacer esto, ya que la forma en que lo haga dependerá del tipo de impresora que tenga. Si su impresora tiene una pantalla LCD, es probable que pueda encontrar la configuración de la red en algún lugar de la sección Configuración o Herramientas de los menús. Si su impresora no tiene pantalla, probablemente tendrá que confiar en una serie de pulsaciones físicas de botones para decirle si debe usar su adaptador de red Wi-Fi o Ethernet. Algunas impresoras incluso tienen un botón de conexión fácil dedicado que puede configurar el Wi-Fi para usted.

Si tiene problemas para configurar una impresora que se conecta directamente a la red, el fabricante debe tener instrucciones para que esto suceda. Consulte el manual que viene con su impresora o el sitio web del fabricante para obtener información sobre cómo conectarlo.

Comparta una impresora conectada a una PC utilizando un Homegroup

Compartir una impresora con Homegroup es súper fácil. Primero, por supuesto, querrá asegurarse de que la impresora esté conectada a una de las PC de la red y configurada correctamente. Si esa PC puede imprimir en la impresora, entonces ya está listo.

Comience por encender la aplicación del panel de control de Homegroup. Haga clic en Inicio, escriba "grupo en el hogar" y luego haga clic en la selección o presione Entrar.

Lo que haga a continuación depende de lo que vea en la ventana de Homegroup. Si la PC a la que está conectada la impresora ya forma parte de un Homegroup, verá algo como la siguiente pantalla. Si muestra que ya estás compartiendo impresoras, entonces has terminado. Puede pasar al paso dos, donde conecta otras PC en la red. Si aún no está compartiendo impresoras, haga clic en el enlace "Cambiar lo que está compartiendo con el grupo en el hogar".

En el menú desplegable "Impresoras y dispositivos", elija la opción "Compartidos". Haga clic en Siguiente y luego puede cerrar las opciones del Grupo en el hogar y pasar al paso dos.

Si ya hay un Homegroup creado para otras PC en la red, pero la PC a la que tiene conectada la impresora no es miembro, la pantalla principal cuando inicie la aplicación del panel de control de Homegroup tendrá un aspecto similar al que se muestra a continuación. Haga clic en el botón "Unirse ahora" y luego haga clic en "Siguiente" en la siguiente pantalla que solo le informa un poco sobre los grupos en el hogar..

Configure sus opciones de uso compartido, asegurándose de que "Impresoras y dispositivos" esté configurado como "Compartido" y luego haga clic en "Siguiente".

Escriba la contraseña para Homegroup y luego haga clic en "Siguiente". Si no conoce la contraseña, vaya a una de las otras PC en la red que ya es miembro de Homegroup, inicie la aplicación del panel de control de Homegroup y usted puede buscarlo ahí arriba.

Si se está conectando desde otra PC con la que ha iniciado sesión utilizando la misma cuenta de Microsoft que la PC que ya es miembro de Homegroup, Windows 8 y 10 no le pedirán su contraseña. En su lugar, Windows te autorizará automáticamente.

En la pantalla final, haga clic en el botón "Finalizar" y luego puede continuar con el paso dos y conectar sus otras PC a la red con la impresora..

Y, finalmente, si no hay Homegroup en su red, verá algo como la siguiente pantalla cuando abra la ventana del panel de control de Homegroup. Para crear un nuevo grupo en el hogar, haga clic en el botón "Crear un grupo en el hogar".

La siguiente pantalla solo te dice un poco acerca de Homegroups. Continúa y haz clic en "Siguiente".

Elija las bibliotecas y carpetas que desee compartir con la red desde la PC en la que se encuentre. Solo asegúrese de seleccionar la opción "Compartida" para "Impresoras y dispositivos". Haga clic en "Siguiente" cuando haya terminado de hacer sus selecciones..

La pantalla final muestra la contraseña que necesitará para que otras PC de su red se conecten a Homegroup. Escríbelo y luego haga clic en el botón "Finalizar".

Ahora que ha configurado su Homegroup y que su PC comparte sus impresoras con él, puede pasar al paso dos y obtener esas otras PC de la red conectadas a la impresora..

Comparta una impresora conectada a una PC sin usar un grupo en el hogar

Si tiene computadoras o dispositivos móviles en su red que ejecutan un sistema operativo distinto de Windows 7, 8 o 10, o simplemente no quiere usar Homegroup por alguna razón, siempre puede usar las herramientas para compartir que siempre han sido una Parte de Windows para compartir una impresora con la red. Nuevamente, su primer paso es asegurarse de que la impresora esté conectada a una PC y que pueda imprimir en ella..

Haga clic en Inicio, escriba "dispositivos e impresoras" y luego presione Intro o haga clic en el resultado.

Haga clic derecho en la impresora que desea compartir con la red y luego seleccione “Propiedades de la impresora”.

La ventana "Propiedades de la impresora" le muestra todo tipo de cosas que puede configurar sobre la impresora. Por ahora, haga clic en la pestaña "Compartir".

Se le informa de que la impresora no estará disponible cuando la computadora esté inactiva o se apague. Además, si está utilizando el uso compartido protegido por contraseña, se le informa que solo los usuarios de su red con un nombre de usuario y contraseña para esta computadora pueden imprimirlo. Las credenciales son una sola vez que tendrá que ingresar la primera vez que conecte otra PC a la impresora compartida; No tendrá que hacerlo cada vez que imprima. Si lo prefiere, puede hacer que el intercambio esté disponible para los invitados, de modo que las contraseñas no sean necesarias, pero esa configuración también se aplicará a los archivos que haya compartido. Le sugerimos que lea sobre la personalización de su configuración de red compartida antes de tomar esa decisión..

Para continuar, habilite la opción "Compartir esta impresora" y, si lo desea, asigne un nombre más amigable a la impresora para que otras personas en la red puedan identificar más fácilmente la impresora..

La otra opción que puede configurar aquí es si desea realizar trabajos de impresión en las computadoras cliente. Si esta configuración está habilitada, todos los documentos que se imprimirán se procesan en las computadoras donde las personas están realizando la impresión. Cuando esta configuración está deshabilitada, los documentos se representan en la computadora a la que está conectada la impresora. Si se trata de una PC que alguien usa activamente, recomendamos activar esta configuración para que el rendimiento del sistema no se vea afectado cada vez que se imprime algo..

Cuando haya terminado de configurar las cosas, siga adelante y haga clic en "Aceptar".

Ahora que ha compartido la impresora, otras PC de su red deberían poder conectarse a ella. Entonces, estás listo para pasar al segundo paso..

Paso dos: conéctate a tu impresora desde cualquier PC en la red

Ahora que tiene su impresora conectada a la red utilizando uno de los métodos anteriores, es hora de dirigir su atención a la segunda parte del proceso: conectar otras PC de la red a esa impresora. Cómo hacerlo realmente depende de si está utilizando Homegroup o no.

Conéctese a una impresora que es compartida por una PC usando un Homegroup

Este es probablemente el paso más fácil en todo este tutorial. Si tiene la impresora conectada a una PC y esa PC comparte la impresora como parte de un Homegroup, todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que otras PC de la red también estén unidas a Homegroup. Puede usar el mismo proceso que analizamos en el Paso Uno para unirlos. Cuando las PC son parte del mismo Homegroup, Windows se conectará automáticamente a cualquier impresora compartida desde otras PC. Simplemente aparecerán en la ventana Dispositivos e impresoras automáticamente y cualquier PC en el Grupo en el hogar puede imprimirles. Super simple.

Conectarse a una impresora sin usar Homegroup

Si su impresora está conectada directamente a una red, o se comparte desde una PC sin usar Homegroup, tendrá que hacer un poco más de trabajo para conectarse a ella desde otras PC en la red. Sin embargo, todavía es bastante sencillo. Haga clic en Inicio, escriba "dispositivos e impresoras" y luego presione Intro o haga clic en el resultado.

La ventana Dispositivos e impresoras muestra una colección de dispositivos en su PC. Haga clic en el enlace "Agregar una impresora" para comenzar a agregar su impresora de red.

Windows realizará una exploración rápida de su red en busca de dispositivos detectables que aún no están instalados en su PC y los mostrará en la ventana "Agregar un dispositivo". Es muy probable que vea su impresora en la lista, ya sea que esté conectada directamente a la red o compartida desde otra PC. Si ve la impresora que está buscando, entonces su trabajo es muy fácil. Haga clic en la impresora que desea instalar. Windows se encargará de la instalación, descargará los controladores si es necesario y le pedirá que proporcione un nombre para la impresora. Eso es todo lo que tienes que hacer.

Si no ve la impresora que desea instalar y está seguro de que está conectada correctamente a la red, haga clic en el enlace "La impresora que quiero no aparece en la lista". La siguiente ventana le presentará varias opciones para ayudarlo a encontrarlo:

• Mi impresora es un poco mas vieja. Si selecciona esta opción, Windows realizará un análisis más completo de su red en busca de la impresora. Sin embargo, en nuestra experiencia, rara vez encuentra algo que no haya encontrado durante su análisis inicial. Es una opción bastante fácil de probar, pero puede tardar unos minutos.
• Seleccione una impresora compartida por nombre. Si la computadora de la red se comparte desde otra PC, esta es la mejor opción para encontrarla. Si conoce el nombre de red exacto de la computadora y la impresora, puede escribirlo aquí. O puede hacer clic en el botón "Examinar" para ver las PC en su red que tienen habilitada la función de compartir y ver si puede encontrar la impresora de esa manera.
• Agregue una impresora usando una dirección TCP / IP o un nombre de host. Si su impresora está conectada directamente a la red y conoce su dirección IP, esta es probablemente la opción más sencilla y segura. La mayoría de las impresoras de red tienen una función que le permite determinar su dirección IP. Si su impresora tiene una pantalla LCD, es posible que pueda encontrar la dirección IP desplazándose por la configuración de la impresora. Para las impresoras sin pantalla, por lo general puede realizar una secuencia de pulsaciones de botones que imprimirán la configuración por usted. Si todo lo demás falla, siempre puede usar una aplicación de escaneo de IP como Wireless Network Watcher para localizar dispositivos en su red. Consulte la última sección de esta guía para obtener más información sobre cómo hacerlo..
• Agregue una impresora Bluetooth, inalámbrica o detectable de red. Si elige esta opción, Windows buscará esos tipos de dispositivos. Nuevamente, rara vez lo hemos visto levantar un dispositivo que no encontró durante el escaneo inicial. Pero, todavía puede valer la pena intentarlo.
• Agregue una impresora local o una impresora de red con ajustes manuales. Esta opción puede ayudarlo a agregar una impresora si nada más funciona. Es principalmente para configurar una impresora local especificando la información de puerto exacta, pero hay una configuración en particular que puede ayudar con las impresoras de red si conoce el modelo. Cuando se le pide que especifique un puerto, puede elegir una opción de autodescubrimiento de Windows, que aparece en la parte inferior de los puertos disponibles como "WSD" seguido de una serie de números y letras. Cuando elija eso, Windows le pedirá que especifique un modelo para que pueda instalar los controladores. Cuando haya terminado, Windows controlará la red de esa impresora. Es un tiro largo, pero vale la pena intentarlo si todo lo demás falla..

Encontrará que todas estas opciones son bastante sencillas y cuentan con asistentes breves para guiarlo a través del proceso. Ya que TCP / IP es la forma más segura de agregar una impresora, continuaremos con eso como nuestro ejemplo. Seleccione "Agregar una impresora usando una dirección TCP / IP o nombre de host" y luego haga clic en "Siguiente".

Escriba la dirección IP de la impresora en el cuadro "Nombre de host o dirección IP". Asegúrese de que la casilla de verificación "Consultar la impresora y seleccionar automáticamente el controlador para usar" esté seleccionada y luego haga clic en "Siguiente".

Escriba un nuevo nombre para la impresora si el nombre predeterminado no le conviene y luego haga clic en "Siguiente".

Elija si desea configurar la nueva impresora como predeterminada, imprima una página de prueba si desea asegurarse de que todo funciona y luego haga clic en "Finalizar" cuando haya terminado.

Con suerte, nunca tendrás que preocuparte por la mayoría de estas cosas. Si su impresora de red está correctamente conectada a la red, es muy probable que Windows la recoja e instale de inmediato. Y si su red es principalmente de máquinas de Windows y utiliza Homegroup para compartir archivos e impresoras, las cosas también deberían suceder de forma automática. Si no es así, o si tiene una configuración más complicada, al menos sabe que tiene algunas opciones.