Cómo configurar y usar Open365, una alternativa de código abierto para Office 365

Si usa el conjunto de programas de LibreOffice, le complacerá aprender sobre Open365. Así como LibreOffice es la alternativa gratuita y de código abierto para Microsoft Office, Open365 es la contraparte gratuita de Office 365 basado en la nube..

Open365, actualmente en versión beta, funciona como Office 365. Te permite editar documentos, como .docx, .xlsx o .pptx, pero también puedes cargar archivos multimedia a tu cuenta de Open365. Si no se admite un formato de archivo, se le solicitará que lo descargue para poder abrirlo en un programa adecuado. Puede abrir y editar documentos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint (y, por supuesto, documentos de LibreOffice Writer, Calc e Impress) en línea, así como almacenarlos en la nube para que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Cuando te registras para obtener una cuenta gratuita de Open365, obtienes 20 GB de almacenamiento en la nube para tus archivos, aunque no está claro en este momento si solo está disponible durante el período de prueba..

NOTA: En el momento en que se publicó este artículo, el único archivo nuevo que puede crear en Open365 es un archivo Markdown. Si desea crear un nuevo documento de LibreOffice Writer, Calc o Impress, cree uno en su disco duro local utilizando una de las aplicaciones (o aplicaciones portátiles) de escritorio de LibreOffice y luego cargue el archivo en su biblioteca Open365. También puede cargar archivos de LibreOffice o Microsoft Office en su cuenta Open365, y le mostraremos cómo cargar fácilmente archivos de documentos más adelante en este artículo..

Cómo registrarse para una cuenta Open365

Para inscribirse en Open365 Beta, visite este sitio web e ingrese su dirección de correo electrónico.

Ingrese un "Nombre de usuario", que será su dirección de correo electrónico en Open365 ([email protected]). Utilizará esta dirección de correo electrónico para iniciar sesión en su cuenta Open365. Elija una contraseña e ingrésela dos veces (una vez en el cuadro de edición "Contraseña" y otra vez en el cuadro de edición "Repetir contraseña". El correo electrónico que ingresó en la página de acceso temprano se ingresa automáticamente en el cuadro "Correo electrónico". Complete Para el resto del formulario, haga clic en la casilla de verificación "Entiendo y acepto la política de privacidad de Open365" (puede leer la política haciendo clic en el enlace "política de privacidad") y luego haga clic en "Registrarse".

El cuadro de diálogo Guardar como del navegador se abre automáticamente para que pueda descargar el cliente Open365. El cliente no necesita utilizar Open365, pero facilita la sincronización de documentos entre su PC y su cuenta de Open365.

Tampoco tiene que descargar el archivo de instalación del cliente ahora; se puede descargar fácilmente más tarde desde tu cuenta de Open365. Si desea descargar el archivo de instalación del cliente ahora, vaya a donde desea guardar el archivo y haga clic en "Guardar". De lo contrario, haga clic en "Cancelar". Discutiremos la instalación y el uso del cliente Open365 más adelante en este artículo..

La siguiente pantalla también se muestra después de terminar con la pantalla de registro. Haga clic en "Estoy listo" para continuar.

En la pantalla de inicio de sesión, ingrese su nueva dirección de correo electrónico de Open365 en el cuadro de edición "Nombre de usuario" y luego ingrese su "Contraseña" y haga clic en "Iniciar sesión".

Si desea obtener notificaciones de Open365, haga clic en "Permitir" en la ventana emergente que aparece. Estas notificaciones incluyen mensajes sobre cargas y descargas de archivos completados.

Cómo abrir bibliotecas y archivos

Una vez que se haya registrado en Open365 y haya iniciado sesión, se mostrará la vista "Hub". Inicialmente, tiene una biblioteca llamada "Mi biblioteca" que contiene algunos archivos de muestra. Puede crear múltiples bibliotecas para ayudar a clasificar sus archivos. Por ejemplo, tal vez desee una biblioteca para archivos personales y una para archivos de trabajo.

Para acceder a los archivos de muestra en la biblioteca, haga clic en "Mi biblioteca".

Haga clic en uno de los archivos de muestra para abrirlo..

Si el archivo está en un formato compatible, se abre en el programa completo LibreOffice en línea, de lo contrario se le solicitará que descargue el archivo..

NOTA: El documento puede tardar un poco en cargarse, así que tenga paciencia si ve una página en blanco..

Utilice los menús y las funciones del editor en línea para agregar o realizar cambios en su documento. Puede guardarlo usando el comando Guardar en el menú Archivo, como lo haría en un programa localmente en su computadora. Una vez más, guardar su documento puede tomar un tiempo, así que tenga paciencia.

Si está guardando un documento de Microsoft Office, aparece el siguiente cuadro de diálogo de advertencia que le indica que su documento puede contener algún formato que no se puede guardar en el formato actual. Si usó alguna característica que es exclusiva de LibreOffice, no se guardará con el archivo si lo guarda como un archivo de Microsoft Office. Para continuar guardando el documento en formato de Office (Word en este ejemplo) haga clic en "Usar el formato XML de Microsoft Word 2007-2013".

NOTA: Observe que este cuadro de diálogo dice Word 2007-2013 (a partir de la publicación de este artículo). También puede trabajar con archivos de Microsoft Office 2016 en Open365. Probamos el servicio utilizando un archivo de Word 2016..

Para cerrar el documento, simplemente cierre la pestaña. Aparece el cuadro de diálogo Confirmar navegación, que le advierte que puede perder trabajo si abandona la página. Si ha guardado su documento, haga clic en "Dejar esta página" para cerrar la pestaña.

Cómo crear una nueva biblioteca

Como mencionamos anteriormente, puede crear varias bibliotecas en la interfaz web para clasificar sus documentos. Para crear una nueva biblioteca, haga clic en el enlace "Bibliotecas" sobre la lista de documentos para regresar a la lista principal de bibliotecas.

Luego, haga clic en "Nueva biblioteca" a la derecha sobre la lista de documentos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva biblioteca. Introduzca un nombre para su nueva biblioteca en el cuadro de edición "Nombre". Probamos el cifrado en una nueva biblioteca creada en la interfaz web y aún no funciona. Por lo tanto, no marque la casilla "Encriptar". Haga clic en "Enviar".

Haga clic en la nueva biblioteca en la lista de bibliotecas para abrirla.

Cómo subir un documento

Cargar documentos en su cuenta de Open365 le permite ver y editar esos documentos en cualquier lugar que tenga una conexión a Internet. Para cargar un documento, abra el Explorador de archivos (o el Explorador de Windows), busque el documento que desea cargar y arrástrelo a la nueva ventana de la ventana del navegador.

También puede hacer clic en el botón "Cargar" en la barra de herramientas y seleccionar un archivo para cargar usando el cuadro de diálogo Abrir.

Cuando el archivo haya terminado de cargarse, aparecerá la ventana emergente Cargar archivo en la parte inferior de la ventana del navegador.

El documento está disponible para ver y editar en la nueva biblioteca..

Cómo descargar un documento

Entonces, ha estado haciendo cambios a su documento en línea desde varias ubicaciones y ahora desea descargar el archivo a su computadora portátil para poder trabajar en él sin conexión. Tal vez necesite trabajar en el documento en una ubicación sin conexión a Internet por un tiempo. Puede cargarlo nuevamente y reemplazar el archivo de documento en línea una vez que tenga conectividad a Internet.

Para descargar un documento, mueva el mouse sobre la línea del documento deseado y haga clic en el botón "Descargar".

En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a donde desea guardar el documento. El nombre actual del documento se ingresa en el cuadro de edición "Nombre de archivo". Cambie el nombre si lo desea y luego haga clic en "Guardar".

Cómo usar el cliente Open365

El cliente Open365 le permite cargar y descargar documentos fácilmente creando una biblioteca desde una carpeta en su máquina local y sincronizando esa carpeta con la biblioteca conectada en su cuenta de Open365, como Google Drive o Dropbox. Si aún no ha descargado el cliente, inicie sesión en su cuenta y haga clic en el enlace "Descargar cliente" en la parte inferior de la pantalla..

Instale el cliente desde el archivo descargado, siguiendo las instrucciones en pantalla.

Una vez que el cliente está instalado, ejecútalo. En Windows 7 y 10, puede ejecutar Open365 desde el menú Inicio. En Windows 8 / 8.1, busque Open365 en la pantalla de Inicio para encontrar el programa y ejecutarlo.

La pantalla para elegir la carpeta Seafile le permite especificar qué carpeta en su PC a qué bibliotecas se descargarán de forma predeterminada. Inicialmente, su carpeta de usuario bajo C: \ Usuarios se selecciona y se creará una subcarpeta Seafile en esa carpeta. Para cambiar esta carpeta, haga clic en "Elegir".

En el cuadro de diálogo Elija un directorio, navegue a la carpeta en la que desea descargar las bibliotecas de forma predeterminada y haga clic en "Seleccionar carpeta".

La ruta completa a la carpeta seleccionada se ingresa en el cuadro de edición. Haga clic en Siguiente".

Aparece el cuadro de diálogo Agregar una cuenta. De forma predeterminada, la URL del servidor Open365 se ingresa en el cuadro de edición "Servidor" automáticamente. Sin embargo, los desarrolladores de Open365 planean lanzar herramientas que le permitirán alojar su propio servidor. Entonces, a diferencia de Office 365, tendrá acceso a características similares a Office 365 sin renunciar al control de sus propios datos. Para este ejemplo, sin embargo, usaremos el servidor de Open365, así que acepte la ruta predeterminada al servidor.

En el cuadro de edición "Correo electrónico", ingrese la dirección de correo electrónico de Open365 que creó con su nombre de usuario y luego ingrese su "Contraseña". El nombre actual de su computadora se ingresa automáticamente en el cuadro de edición "Nombre de la computadora". Cambia ese texto si quieres usar un nombre diferente. Haga clic en "Iniciar sesión".

Se abre el cliente Open365. Puede asignar una carpeta en su disco duro local a una biblioteca en su cuenta Open365. Esto le permite simplemente agregar archivos a esa carpeta para cargarlos y eliminar archivos de esa carpeta para eliminarlos de su cuenta. Puede abrir archivos desde esa carpeta, cambiarlos y hacer que el documento modificado se vuelva a cargar en su cuenta de Open365.

Para sincronizar una carpeta local con una biblioteca en línea, abra el Explorador de archivos (o el Explorador de Windows), navegue hasta la carpeta que desea sincronizar y arrástrela al cuadro “Seleccionar o eliminar carpeta para sincronizar” en la parte inferior de la ventana del cliente Open365.

En el cuadro de diálogo Crear una biblioteca, la ruta a la carpeta que arrastró a la ventana del cliente se ingresa automáticamente en el cuadro de edición "Ruta", pero puede hacer clic en "Seleccionar" para cambiar esta ruta. Tal vez cambió de opinión o arrastró la carpeta incorrecta a la ventana del cliente. Por defecto, el nombre de la carpeta se ingresa como el nombre de la biblioteca. Sin embargo, puede cambiar eso en el campo "Nombre". El cifrado tampoco funciona en el cliente Open365, así que no marque la casilla "cifrado". Haga clic en Aceptar".

Todos los documentos en la carpeta local se cargan automáticamente en la nueva biblioteca en su cuenta Open 365 en línea.

Cómo compartir una biblioteca o un documento

También puedes compartir bibliotecas y documentos con otros. Para hacer esto, mueva el mouse sobre la biblioteca en la lista y haga clic en el botón "Compartir".

El cuadro de diálogo Compartir muestra las diferentes formas de compartir las bibliotecas. Puede generar un enlace de descarga para permitir que otras personas descarguen la biblioteca y los archivos en la biblioteca o puede generar un enlace de carga que permita a otros cargar archivos en su biblioteca. También puede compartir una biblioteca completa con un usuario o con un grupo completo. Es posible que desee crear grupos de sus colegas, amigos o familiares y compartir una biblioteca de archivos con todos en un grupo a la vez..

Al compartir documentos, solo puedes generar un enlace de descarga..

Para este ejemplo, crearé un enlace que permitirá a otros descargar la biblioteca que he compartido. Para hacer esto, asegúrese de que "Download Link" esté seleccionado a la izquierda. Si desea agregar protección con contraseña a la biblioteca o documento compartido, marque la casilla "Agregar protección con contraseña" e ingrese una contraseña dos veces.

Cuando comparte una biblioteca y le ha aplicado una contraseña, el destinatario del enlace deberá ingresar esa contraseña en la página web para acceder a los archivos..

Si está compartiendo un documento, también está disponible un enlace de descarga directa (ya sea que haya aplicado una contraseña al documento o no). Eso permite al destinatario del enlace descargar el documento sin ingresar una contraseña, incluso si se aplicó una al documento..

Open365 tiene aplicaciones disponibles para iOS y Android. En Open365 en iOS, parece que solo puede abrir documentos en otros procesadores de texto en su dispositivo y crear nuevos archivos no funciona correctamente. Para Android, también está el LibreOffice Viewer Beta para Android, que se encuentra en las primeras etapas de desarrollo. Existe un modo de edición experimental que puede habilitar y "usar bajo su propio riesgo". Lo probamos y no funcionó muy bien todavía..

Open365 es útil si crea y edita documentos de LibreOffice en una computadora con Windows, Mac o Linux y desea acceder a sus documentos desde cualquier máquina sin tener que transferirlos por "sneaker net". Recuerde, está en versión beta y todavía en las primeras etapas de desarrollo, por lo que no todo funciona todavía, y puede haber algunos errores, pero parece prometedor.