Cómo compartir cuadernos en Microsoft OneNote 2016
Microsoft OneNote 2016 es una excelente herramienta gratuita para tomar notas, no solo para usted, sino también si desea colaborar en notas y proyectos con otros, como colegas o familiares. Le mostraremos algunas formas diferentes de compartir sus cuadernos de OneNote..
Para compartir sus notas y cuadernos en OneNote 2016 con otros, asegúrese de que su cuaderno esté sincronizado con su cuenta de OneDrive en línea, para que otros tengan acceso a él. Esto lo sincronizará con Internet, pero no lo hará automáticamente disponible para otros. Para hacerlo, debe compartirlo manualmente con otros usuarios para que puedan verlo y, si lo desea, editarlo..
Para acceder a las diversas herramientas para compartir notas y cuadernos en OneNote 2016, haga clic en la pestaña "Archivo".
En la pantalla de backstage, haga clic en "Compartir" en la lista de elementos de la izquierda.
Cómo compartir un cuaderno con alguien por correo electrónico
Puede invitar a otras personas a ver o editar su cuaderno enviándoles un correo electrónico con la opción Compartir con personas en la pantalla Compartir cuaderno. Solo las personas a las que invite específicamente podrán acceder a su cuaderno. La opción Compartir con personas es la predeterminada, por lo que se selecciona automáticamente en la pantalla Compartir cuaderno.
Ingrese un nombre o dirección de correo electrónico en el cuadro "Escriba nombres o direcciones de correo electrónico". Si ingresa un nombre que está en su libreta de direcciones de Outlook, se le indicarán los contactos que coinciden con el nombre o la dirección de correo electrónico que comenzó a escribir, para que pueda elegir fácilmente a la persona que desea. También puede hacer clic en el botón “Buscar en la libreta de direcciones para contactos” a la derecha del cuadro Escribir nombres o direcciones de correo electrónico. Para compartir su cuaderno con varias personas, ponga un punto y coma entre cada dirección de correo electrónico.
Cuando comparte una libreta con otras personas, puede elegir permitirles ver la libreta o también editarla. Para especificar si pueden editar el cuaderno, seleccione "Se puede editar" o "Se puede ver" en la lista desplegable a la derecha del cuadro Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico.
Si desea incluir un mensaje para los destinatarios del correo electrónico, ingrese una nota en el cuadro debajo de la dirección de correo electrónico.
Haga clic en "Compartir" para enviar un enlace a las personas con las que eligió compartir el cuaderno..
La persona con la que compartió el cuaderno se agrega a la lista Compartidos con en la parte inferior de la pantalla.
Si decide revocar el acceso para alguien con quien compartió un cuaderno, haga clic con el botón derecho en la persona en la lista Compartidos con y seleccione "Eliminar usuario" en el menú emergente. También puede cambiar el permiso para esa persona en este menú.
Las personas a las que enviaste invitaciones recibirán un correo electrónico con el botón "Ver en OneDrive".
Cuando hacen clic en el botón Ver en OneDrive en el mensaje de correo electrónico, el bloc de notas se abre en OneNote Online, donde pueden ver y editar, según el permiso que haya establecido para ellos..
Si está permitiendo que las personas con las que compartió su cuaderno lo editen, el botón "Editar en el navegador" está disponible en OneNote Online.
Cómo compartir un cuaderno usando un enlace
Compartir un cuaderno de OneNote mediante un enlace es similar a compartir con personas a través del correo electrónico. La principal diferencia es que cuando comparte un cuaderno con personas a través del correo electrónico y luego decide que desea revocar el acceso al cuaderno, debe eliminar a cada usuario por separado, como se explicó en la sección anterior. Sin embargo, compartir un cuaderno con un enlace le permite revocar el acceso a todas las personas con las que ha compartido el cuaderno con un solo clic..
Para obtener un enlace para compartir, acceda a la pantalla Compartir cuaderno como se explica al principio del artículo. Haga clic en "Obtener un enlace para compartir" en Compartir.
Para obtener un enlace para compartir que permitirá a los usuarios ver el cuaderno, pero no editarlo, haga clic en "Crear enlace" a la derecha de "Ver enlace".
Un enlace se muestra en un cuadro debajo de Ver enlace. Seleccione el texto del enlace y presione Ctrl + C en su teclado para copiarlo.
Puede enviar por correo electrónico el enlace a las personas con las que desea compartir el cuaderno. También puede compartir el enlace con otros a través de redes sociales, software de mensajería instantánea, software de colaboración, publicación del enlace en un sitio web o cualquier otro método que le funcione..
Cuando hacen clic en el enlace en el mensaje de correo electrónico, el cuaderno se abre en OneNote Online, como cuando usamos la opción Compartir con personas en la sección anterior. Tenga en cuenta que debido a que compartimos el cuaderno con un enlace de visualización, no hay un botón Editar en el navegador y el cuaderno no se puede editar.
Si desea colaborar en un cuaderno con alguien y permitirle hacer cambios en el cuaderno, haga clic en el botón "Crear enlace" a la derecha de "Editar enlace".
Al igual que con el enlace de visualización, obtendrá un enlace que puede copiar y enviar a alguien..
Para revocar el acceso al portátil, simplemente haga clic en el botón "Desactivar enlace" junto al tipo de enlace que desea dejar de compartir. Todos los que tengan ese enlace no podrán acceder a la notebook..
Cómo compartir un cuaderno en formato PDF
En los dos casos anteriores, las personas con las que comparte el cuaderno tienen acceso a todo el cuaderno. Tal vez quiera compartir solo una sección determinada o solo algunas de las notas en el cuaderno. Puede crear un archivo PDF que contenga notas, secciones o el cuaderno completo y enviar ese archivo a cualquier persona con quien desee compartir el cuaderno. Haga clic en ese enlace para obtener instrucciones sobre cómo exportar una nota a formato PDF..
Cómo compartir un cuaderno con una reunión
Ya no tienes que tomar notas por tu cuenta en las reuniones. Puede compartir un cuaderno de OneNote con los demás asistentes a la reunión y pedirles que también tomen notas. De esa manera, puede estar seguro de no perderse un elemento de acción importante o una decisión clave tomada durante la reunión.
Si asiste a una reunión en línea en Skype o Lync programada con Outlook, puede compartir una libreta con los demás asistentes a la reunión mediante la opción Compartir con reunión en la pantalla Compartir libreta. Una vez que haga clic en el botón "Compartir con reunión" y seleccione la reunión a la que asistirá, se enviará un enlace al cuaderno a todos los asistentes a la reunión. Pueden acceder al cuaderno y todos pueden agregarlo al mismo tiempo..
También puede usar uno de los métodos descritos en las secciones anteriores para compartir un bloc de notas de OneNote con otros en una reunión..
Cómo mover un cuaderno compartido
Si ha compartido una libreta y ahora necesita moverla a una ubicación diferente, puede moverla, pero no es tan fácil como seleccionar una nueva ubicación. Deberá notificar a todas las personas con las que ha compartido el cuaderno y seguir este proceso para moverlo realmente a una nueva ubicación.
OneNote es un excelente programa para recopilar información, intercambiar ideas, compartir notas con sus amigos o colegas y acceder a sus notas y documentos en casi cualquier dispositivo. Si ha estado utilizando Evernote y desea cambiar a OneNote debido al plan gratuito más limitado o a los planes de pago más caros, Microsoft ahora ofrece una herramienta gratuita para migrar fácilmente de Evernote a OneNote..
