Cómo usar funciones lógicas en Excel IF, AND, OR, XOR, NOT

Las funciones lógicas son algunas de las más populares y útiles en Excel. Pueden probar valores en otras celdas y realizar acciones que dependen del resultado de la prueba. Esto nos ayuda a automatizar tareas en nuestras hojas de cálculo..

Cómo usar la función IF

La función IF es la función lógica principal en Excel y, por lo tanto, es la que primero debe entenderse. Aparecerá numerosas veces a lo largo de este artículo..

Echemos un vistazo a la estructura de la función IF, y luego veamos algunos ejemplos de su uso..

La función IF acepta 3 bits de información:

= IF (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

• prueba lógica: Esta es la condición para que la función compruebe..
• value_if_true: La acción a realizar si se cumple la condición, o es verdadera.
• value_if_false: La acción a realizar si la condición no se cumple, o es falsa.

Operadores de comparación para usar con funciones lógicas

Al realizar la prueba lógica con valores de celda, debe estar familiarizado con los operadores de comparación. Puedes ver un desglose de estos en la tabla de abajo..

Ahora veamos algunos ejemplos de ello en acción..

Función IF Ejemplo 1: Valores de texto

En este ejemplo, queremos probar si una celda es igual a una frase específica. La función IF no distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que no tiene en cuenta las letras mayúsculas y minúsculas.

La siguiente fórmula se usa en la columna C para mostrar "No" si la columna B contiene el texto "Completado" y "Sí" si contiene algo más.

= IF (B2 = "Completado", "No", "Sí")

Aunque la función IF no distingue entre mayúsculas y minúsculas, el texto debe ser una coincidencia exacta.

Ejemplo de función IF 2: Valores numéricos

La función IF también es ideal para comparar valores numéricos.

En la siguiente fórmula, comprobamos si la celda B2 contiene un número mayor o igual a 75. Si lo hace, entonces mostramos la palabra "Pasar" y, si no, la palabra "Fallo".

= IF (B2> = 75, "Pass", "Fail")

La función IF es mucho más que mostrar un texto diferente en el resultado de una prueba. También podemos utilizarlo para realizar diferentes cálculos..

En este ejemplo, queremos otorgar un descuento del 10% si el cliente gasta una cierta cantidad de dinero. Usaremos £ 3,000 como ejemplo.

= IF (B2> = 3000, B2 * 90%, B2)

La parte B2 * 90% de la fórmula es una forma de restar el 10% del valor en la celda B2. hay muchas maneras de hacer esto.

Lo importante es que puedes usar cualquier fórmula en el value_if_true o value_if_false secciones Y ejecutar diferentes fórmulas dependiendo de los valores de otras celdas es una habilidad muy poderosa para tener.

Función IF Ejemplo 3: Valores de fecha

En este tercer ejemplo, usamos la función IF para rastrear una lista de fechas de vencimiento. Queremos mostrar la palabra "Vencido" si la fecha en la columna B está en el pasado. Pero si la fecha es en el futuro, calcule el número de días hasta la fecha de vencimiento.

La fórmula a continuación se usa en la columna C. Verificamos si la fecha de vencimiento en la celda B2 es menor que la fecha de hoy (la función HOY devuelve la fecha de hoy del reloj de la computadora).

= IF (B2 
 
¿Qué son las fórmulas anidadas de IF??
 
Es posible que hayas oído hablar antes del término IF anidado. Esto significa que podemos escribir una función IF dentro de otra función IF. Podemos querer hacer esto si tenemos más de dos acciones para realizar.
 
Una función IF es capaz de realizar dos acciones (la value_if_true y value_if_false ). Pero si incrustamos (o anidamos) otra función IF en el value_if_false Sección, entonces podemos realizar otra acción..
 
Tome este ejemplo en el que queremos mostrar la palabra "Excelente" si el valor en la celda B2 es mayor o igual a 90, muestre "Bueno" si el valor es mayor o igual a 75, y muestra "Pobre" si hay algo más.
 
= IF (B2> = 90, "Excelente", IF (B2> = 75, "Bueno", "Pobre"))
 
 
Ahora hemos extendido nuestra fórmula más allá de lo que solo una función IF puede hacer. Y puedes anidar más funciones IF si es necesario.
 
Observe los dos corchetes de cierre al final de la fórmula uno para cada función IF.
 
Existen fórmulas alternativas que pueden ser más limpias que este enfoque IF anidado. Una alternativa muy útil es la función SWITCH en Excel..
 
Las funciones lógicas AND y OR
 
Las funciones AND y OR se utilizan cuando desea realizar más de una comparación en su fórmula. La función IF sola solo puede manejar una condición o comparación.
 
Tome un ejemplo donde descontamos un valor en un 10% dependiendo de la cantidad que gasta un cliente y ¿Cuántos años han sido clientes?.
 
Por su cuenta, las funciones AND y OR devolverán el valor de TRUE o FALSE.
 
La función AND devuelve VERDADERO solo si se cumplen todas las condiciones, y de lo contrario devuelve FALSO. La función OR devuelve VERDADERO si se cumplen una o todas las condiciones, y devuelve FALSO solo si no se cumple ninguna condición.
 
Estas funciones pueden probar hasta 255 condiciones, por lo que no se limitan a dos condiciones, como se muestra aquí.
 
A continuación se muestra la estructura de las funciones AND y OR. Se escriben lo mismo. Simplemente sustituya el nombre Y por OR. Es solo su lógica la que es diferente..
 
= Y (lógico1, [lógico2]…)
 
Veamos un ejemplo de ambos evaluando dos condiciones..
 
Ejemplo de función AND
 
La función AND se utiliza a continuación para comprobar si el cliente gasta al menos 3.000 £ y ha sido cliente durante al menos tres años..
 
= Y (B2> = 3000, C2> = 3)
 
 
Puede ver que devuelve FALSO para Matt y Terry porque aunque ambos cumplen uno de los criterios, deben cumplir con la función AND.
 
Ejemplo de función OR
 
La función OR se utiliza a continuación para comprobar si el cliente gasta al menos 3.000 £ o si ha sido cliente durante al menos tres años..
 
= O (B2> = 3000, C2> = 3)
 
 
En este ejemplo, la fórmula devuelve VERDADERO para Matt y Terry. Solo Julie y Gillian fallan en ambas condiciones y devuelven el valor de FALSO.
 
Usando AND y OR con la función IF
 
Debido a que las funciones AND y OR devuelven el valor de VERDADERO o FALSO cuando se usan solas, es raro usarlas por sí mismas.
 
En su lugar, normalmente los usará con la función IF, o dentro de una función de Excel como el Formato Condicional o la Validación de Datos para realizar alguna acción retrospectiva si la fórmula se evalúa como VERDADERA.
 
En la siguiente fórmula, la función AND está anidada dentro de la prueba lógica de la función IF. Si la función AND devuelve VERDADERO, el 10% se descuenta de la cantidad en la columna B; de lo contrario, no se otorga ningún descuento y el valor en la columna B se repite en la columna D.
 
= IF (AND (B2> = 3000, C2> = 3), B2 * 90%, B2)
 
 
La función XOR
 
Además de la función OR, también hay una función OR exclusiva. Esto se llama la función XOR. La función XOR se introdujo con la versión Excel 2013.
 
Esta función puede requerir cierto esfuerzo para comprender, por lo que se muestra un ejemplo práctico.
 
La estructura de la función XOR es la misma que la función OR.
 
= XOR (lógico1, [lógico2]…)
 
Al evaluar solo dos condiciones, la función XOR devuelve:
 
 
VERDADERO si alguna condición se evalúa como VERDADERO.
 
FALSO si ambas condiciones son VERDADERAS, o ninguna condición es VERDADERA.
 
 
Esto difiere de la función OR porque devolvería TRUE si ambas condiciones fueran TRUE.
 
Esta función se vuelve un poco más confusa cuando se agregan más condiciones. Entonces la función XOR devuelve:
 
 
VERDADERO si un impar número de condiciones de retorno VERDADERO.
 
FALSO si un incluso número de condiciones resultan en VERDADERO, o si todos las condiciones son FALSAS.
 
 
Veamos un ejemplo simple de la función XOR..
 
En este ejemplo, las ventas se dividen en dos mitades del año. Si un vendedor vende £ 3,000 o más en ambas mitades, entonces se les asigna el estándar de oro. Esto se logra con una función AND con IF como anteriormente en el artículo.
 
Pero si venden £ 3,000 o más en la mitad, queremos asignarles el estado Silver. Si no venden £ 3,000 o más en ambos, entonces nada.
 
La función XOR es perfecta para esta lógica. La siguiente fórmula se ingresa en la columna E y muestra la función XOR con IF para mostrar “Sí” o “No” solo si se cumple alguna de las condiciones.
 
= IF (XOR (B2> = 3000, C2> = 3000), "Sí", "No")
 
 
La función NOT
 
La función lógica final para discutir en este artículo es la función NOT, y hemos dejado la más simple para el final. Aunque a veces puede ser difícil ver los usos de la función en el "mundo real" al principio.
 
La función NOT invierte el valor de su argumento. Entonces, si el valor lógico es VERDADERO, devuelve FALSO. Y si el valor lógico es FALSO, devolverá VERDADERO.
 
Esto será más fácil de explicar con algunos ejemplos..
 
La estructura de la función NOT es;
 
= NO (lógico)
 
NO Función Ejemplo 1
 
En este ejemplo, imagine que tenemos una oficina central en Londres y luego muchos otros sitios regionales. Queremos mostrar la palabra "Sí" si el sitio es cualquier cosa excepto Londres, y "No" si es Londres.
 
La función NOT se ha anidado en la prueba lógica de la función IF a continuación para invertir el resultado VERDADERO.
 
= SI (NO (B2 = "Londres"), "Sí", "No")
 
 
Esto también se puede lograr utilizando el operador lógico NO de. A continuación se muestra un ejemplo..
 
= SI (B2 "Londres", "Sí", "No")
 
Función NO Ejemplo 2
 
La función NO es útil cuando se trabaja con funciones de información en Excel. Estos son un grupo de funciones en Excel que verifican algo, y devuelven VERDADERO si la verificación es un éxito, y FALSO si no lo es.
 
Por ejemplo, la función ISTEXT verificará si una celda contiene texto y devolverá TRUE si lo hace y FALSE si no lo tiene. La función NO es útil porque puede revertir el resultado de estas funciones.
 
En el ejemplo a continuación, queremos pagarle a un vendedor el 5% de la cantidad que venden. Pero si no aumentaron la venta, la palabra "Ninguno" está en la celda y esto producirá un error en la fórmula.
 
La función ISTEXT se utiliza para verificar la presencia de texto. Esto devuelve VERDADERO si hay texto, por lo que la función NO lo invierte a FALSO. Y la FI realiza su cálculo..
 
= IF (NO (ISTEXT (B2)), B2 * 5%, 0)
 
 
Dominar las funciones lógicas le dará una gran ventaja como usuario de Excel. Para poder probar y comparar valores en celdas y realizar diferentes acciones basadas en esos resultados es muy útil.
 
 
Este artículo ha cubierto las mejores funciones lógicas utilizadas hoy. Las versiones recientes de Excel han visto la introducción de más funciones agregadas a esta biblioteca, como la función XOR mencionada en este artículo. Mantenerse al día con estas nuevas incorporaciones lo mantendrá a la vanguardia.