Cómo usar Trello para hacer que la gestión de proyectos sea una brisa

Trello puede ser una excelente manera de administrar proyectos, comunicarse con su equipo, organizar ideas y servir como una especie de "pizarra de Internet" donde las personas pueden intercambiar ideas y colaborar en un espacio compartido..

Una vez que haya creado un tablero, puede comenzar a agregar los miembros del proyecto que conformarán el equipo. Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Mostrar menú" en el lado derecho, que se ve aquí.

Una vez que haya reunido a todos los miembros de su junta y esté listo para comenzar, puede comenzar a agregar nuevas listas. Los títulos de estas listas pueden ser cualquier cosa, dependiendo del tipo de proyecto que esté creando, el flujo de trabajo de cómo desea administrar las asignaciones individuales y la forma en que prefiere administrar su contenido en general..

A modo de ejemplo, hemos enumerado algunas ideas diferentes a continuación. En cada lista, encontrará la opción "Agregar una tarjeta", que puede hacer clic aquí.

Una vez que se haya creado la tarjeta en la lista, haga clic en ella y verá una ventana que se ve así:

Y es en estas tarjetas donde comienza la verdadera organización. Todo, desde agregar miembros a "Suscribirse a una tarjeta" (lo que significa que recibirán una alerta en su correo electrónico o teléfono cuando ocurra una nueva acción), hasta etiquetar una tarjeta para su subsección que ocurre en los botones que están a un lado.

Puede editar la descripción de una tarjeta (es decir, “Solo una tormenta de ideas”, un enlace a la investigación pertinente, los clips de YouTube, etc.), así como crear una “Lista de verificación”..

Las listas de verificación son una excelente manera de administrar tarjetas individuales y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén constantemente al día sobre dónde se encuentra una parte determinada del proyecto en un momento dado. Para agregar una lista de verificación y llenarla con nuevos elementos, simplemente pase el mouse sobre el botón "Lista de verificación", haga clic en "Agregar" y comience a completar las tareas.

Otras configuraciones en cada tarjeta incluyen la opción de agregar una fecha de vencimiento, que puede ser actualizada o alterada por cualquier miembro que haya recibido permiso en la tarjeta.

La fuente de actividad se puede encontrar en el menú del lado derecho, y mientras una tarjeta no esté marcada como "Privada", todas las acciones de su equipo se pueden ver desde una simple secuencia de seguimiento..

Otra gran característica de Trello es que todos sus archivos y carpetas pueden adjuntarse directamente a las propias tarjetas. No busque más en una interminable gama de carpetas de Dropbox con contraseñas complicadas o intente que alguien organice sus permisos de unidad correctamente. Con Trello, todo lo que necesita está allí y listo para descargar directamente desde el servidor..

Pero, en caso de que su equipo aún no esté listo para "soltar" su Dropbox, el servicio se integra automáticamente con muchos de los servicios en la nube más populares y le permitirá adjuntar contenido directamente desde su propia cuenta vinculada..

A continuación, aquí es donde entran las etiquetas.

Las etiquetas son un nombre universal que puede permitirle separar fácilmente sus secciones en subsecciones, y así sucesivamente. Digamos, por ejemplo, que tiene algo en su lista de "Asignados" pero no sabe a qué departamento pertenece el artículo?

Las etiquetas le permiten codificar rápidamente el contenido específico, por lo que quien esté adjunto a la tarjeta puede reconocer rápidamente a quién pertenece y cuál es el propósito de la tarea. Esta señal visual lo convierte en un sistema de organización fácil, no muy diferente de las pestañas de colores que verá en la parte superior de las carpetas alineadas en un archivador.

Por último, puede elegir "Compartir" una tarjeta con cualquier persona por correo electrónico o simplemente vincularla en su espacio de flujo de trabajo fuera de la red de Trello.

Algunas de las características adicionales y más divertidas de Trello incluyen la opción de agregar calcomanías amigables a una tarjeta o miembro, algunas de las cuales se incluyen con la membresía Básica, y una biblioteca adicional que se abrirá si se inscribe en la Trello Gold suscripción mensual.

Business Class le proporcionará las mismas calcomanías, pero en lugar de pagar los $ 5 por mes en su totalidad, puede optar por otorgar membresías premium a cada uno de sus empleados con un descuento a la carta de solo $ 3.75 por persona..

La configuración adicional en la barra de menús le permitirá controlar cuidadosamente los permisos para los miembros de su equipo, incluido quién puede leer las tarjetas, quién puede comentarlas y quién tiene la opción de archivar, eliminar o mover tareas anteriores que ya tienen. cumplido su propósito.

Aquí es donde también encontrará el menú "Power Ups", que incluye la opción de ver todas las asignaciones y sus propietarios en un formato de calendario completo con fechas de vencimiento y programas coincidentes, así como la opción para permitir que los miembros de su equipo " votar en tarjetas particulares.

La idea detrás del sistema de votación es que si todos no pueden ponerse de acuerdo sobre una idea o en qué tarea trabajar a continuación, puede abrir el piso a una votación. La opción que obtenga el mayor número de votos es el próximo proyecto que se envía a través de.

Si una tabla no es suficiente, siempre hay la opción de hacer más. Segregar a su fuerza laboral de esta manera puede ayudar a despejar demasiadas interferencias entre diferentes departamentos, y siempre es una buena opción si le preocupan los permisos o las personas que ven proyectos privados en acción antes de que estén listos para el público en general..

Una vez que una tarjeta ha cumplido su propósito, puede guardarla cuidadosamente en el Archivo con solo presionar un botón. El Archivo conservará el contenido durante más de 30 días antes de que se elimine de forma permanente, así que asegúrese de no enviar nada a esta área de Trello a menos que esté absolutamente seguro de que haya terminado con él para siempre..

Trello puede ser una manera útil y de fácil acceso para que usted y los miembros de todo su equipo se organicen a través del agitado caos de la jornada laboral. Al utilizar todas sus muchas funciones y trucos, puede mantener la cabeza despejada, sus proyectos encaminados y la amplitud de sus tareas publicadas a tiempo, siempre.