Prepare su documento de Word para la distribución masiva

Este artículo invitado fue escrito por Askar, el geek detrás del sitio de tecnología DemoGeek.

Si trabaja en un equipo o cuando trata con sus clientes, le recomendamos que se asegure de distribuir sus documentos de la manera correcta para que la información en el documento llegue a la audiencia adecuada y se respete la confidencialidad de la información..

Word 2007 tiene una característica con la que puede preparar formalmente su documento de Word para su distribución adecuada a un grupo de personas o incluso a cualquier persona con cierto factor de credibilidad..

Preparación

Inicie Word 2007 y cree el documento de la forma que desee..

Una vez que esté satisfecho con el documento y esté listo para distribuir, deténgase un momento antes de ingresar a la aplicación de correo electrónico y siga estos sencillos pasos para preparar el documento para su distribución. Tenga en cuenta que estos pasos están aislados y lo que eso significa es que puede seleccionar y elegir los pasos que desea seguir..

Haga clic en el Botón de la oficina y haga clic en "Preparar”Opción de menú. Hay 7 opciones diferentes que deberías poder ver. Explicaré cada una de esas opciones para que pueda elegir y elegir la combinación correcta de opciones para sus requisitos de distribución..

Propiedades del documento

El primero en la lista es el "Propiedades ' Opción con la que puede introducir información de metadatos sobre el documento..

Puede ingresar el nombre del autor del documento, título, asunto, palabras clave, categoría, estado y comentarios.

Algunos de estos pueden verse a través de la Expediente >> Propiedades diálogo.

Tenga en cuenta que una vez que finalice el documento no podrá ver estas propiedades, pero hasta entonces puede asociar las propiedades con su documento para que otros puedan tener una idea del documento antes de abrirlo..

Inspeccionar documento

La segunda opción en la lista es el "Inspeccionar documento" opción. Como parte de la preparación para distribuir su documento, puede inspeccionar el documento en busca de comentarios, revisiones, marcas de revisión, anotaciones de tinta. Puede inspeccionar metadatos ocultos o cualquier información personal que se haya guardado con el documento. Puede inspeccionar cualquier dato XML personalizado que se haya almacenado con el documento. También puede inspeccionar cualquier información sobre encabezados, pies de página y marcas de agua. Finalmente, también puede inspeccionar cualquier texto oculto en el documento.

Elija las opciones de inspección que desea asegurarse antes de distribuir el documento y cuando llegue a "Inspeccionar”Botón Word inspeccionará el documento y le notificará cualquier elemento que encuentre en su inspección.

Los elementos que necesitan su atención se marcarán con un signo de exclamación y usted puede elegir volver a inspeccionar si lo desea.

Encriptar documento

Tercero en la lista es el "Encriptar documento" opción. Elija esta opción si desea que solo personas de su confianza puedan ver el documento. Le permite cifrar el documento con una contraseña de su elección y los usuarios deben ingresar esta contraseña para ver el documento.

Elija una contraseña que pueda distribuir al grupo. Mi consejo es que no elija una contraseña que use personalmente, sino una contraseña que nadie pueda usar para rastrear sus cuentas en línea o cualquier cuenta confidencial que use personalmente..

Confirme la contraseña una vez más. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y asegúrese de conservar / recordar la contraseña ya que no hay forma de recuperarla si la olvida y no hay forma de abrir el archivo si olvida la contraseña.

Una vez cifrado, debería poder ver que la opción del menú tiene un poco de color de fondo para indicar que este documento está cifrado..

Cuando las personas de su grupo de distribución intenten abrir un documento cifrado, se les pedirá que ingresen una contraseña.

Sin una contraseña no podrán abrir el documento en absoluto.

Restringir el permiso

El cuarto en la lista es el "Restringir el permiso" opción. Puede usar la opción "Restringir permiso" para restringir lo que las personas pueden hacer con el documento. Si el documento es confidencial, entonces puede usar "Restringir permisos" para restringir su edición, copia e impresión del documento..

Restricción de permisos utiliza el cliente Windows Rights Management para implementar las restricciones.

Es posible que se te solicite instalar el Gestión de derechos de Windows herramienta. No se preocupe, adelante, instálelo, es de una fuente confiable. Una vez instalado, debe poder configurar lo que las personas pueden hacer con el documento.

Añadir una firma digital

El quinto en la lista es el "Añadir una firma digital" opción. Las firmas digitales garantizan la integridad del documento. Piense en las firmas digitales como una firma en papel, pero hecha electrónicamente para su comodidad. Cuando un documento tiene una firma digital, significa la integridad y la confianza del documento. Esto sería útil si está distribuyendo el documento a un grupo muy grande de personas.

Haga clic en el "Añadir una firma digital”Y Word le indicará el cuadro de diálogo anterior para buscar proveedores de firma digital en Office Marketplace.

En su Office Online Marketplace, debería poder encontrar un proveedor de firmas digitales que pueda utilizar para firmar el documento..

Ejecutar el Comprobador de compatibilidad

Vamos a saltar a la última opción "Ejecutar el Comprobador de compatibilidad" primero. Si ha utilizado alguna característica específica de Word 2007 y sospecha que su audiencia podría estar usando versiones anteriores de Word, es posible que desee ejecutar el Comprobador de compatibilidad para asegurarse de que todo el público pueda leer el documento..

Word 2007 ejecutará un conjunto de comprobaciones de compatibilidad predefinidas y, si encuentra algún problema de compatibilidad, las incluirá en el cuadro de diálogo anterior. Si no, puede pasar al paso final antes de distribuir el documento..

Marcar como final

Este debe ser el último paso que desea seguir antes de distribuir el documento al grupo. Como el nombre indica, esta acción marcará el documento como todo listo para su distribución.

Como esto hace cambios significativos en el documento, se le pedirá que se asegure de que desea marcar el documento como final..

Una vez que un documento está marcado como Final, el documento no se puede editar y se eliminará de cualquier lectura de prueba, comentarios, etc..

Los documentos finalizados obtienen un nuevo ícono en la barra de estado que se parece más a un sello de goma en un papel.

Preparar un documento para su distribución puede ayudarlo a evitar ciertos errores obvios que comete cuando distribuye un documento a un gran grupo de personas. No tienes que seguir todos los pasos; más bien, usted puede elegir y elegir cuál desea / prefiere. Word 2007 es lo suficientemente flexible para hacer lo que le pide que haga cuando prepare un documento para su distribución..

Espero que esto le resulte útil y que aproveche la capacidad de Word 2007 para finalizar correctamente un documento antes de su distribución. Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor hágamelo saber en los comentarios..