Qué es BCC y por qué eres una persona terrible si no lo usas
Pocas comodidades en el flujo de trabajo digital moderno están tan ampliamente disponibles pero tan ignoradas (o abusadas) como la función de correo electrónico BCC. Si eres culpable de usar mal o descuidar su poder (y es muy probable que lo seas), es hora de que te arrepientas y, en el proceso, reduzcas el spam y protejas la privacidad de tus amigos y familiares..
¿Qué es BCC y de dónde vino??
Hay tres ranuras de direcciones en cada cliente de correo electrónico: TO, CC y BCC, que representan "[entregar] a", "copia de carbono" y "copia de carbón oculta", respectivamente. Estas denotaciones son un remanente del mundo que precedió al correo electrónico: cartas físicas y notas.
Por ejemplo, en los memorandos de negocios de mediados de siglo, habría una ranura TO para el destinatario principal, una ranura CC para las personas que necesitaban participar en la comunicación pero que no eran los destinatarios principales, y una tercera ranura, BCC, para individuos que también necesitaban participar en la comunicación pero, por cualquier motivo, su identidad se retendría de los memos que se distribuyeron a los destinatarios en los espacios de direcciones de TO y CC.
Tras el advenimiento del correo electrónico, se copiaron las mismas convenciones que se usaron en el correo en papel y en los memos, por familiaridad y porque siguieron siendo útiles a pesar de que el mensaje ya no se copiaba ni se entregaba físicamente..
Si estas convenciones existieron durante décadas antes del advenimiento del correo electrónico y han continuado existiendo en el medio siglo más o menos, ¿dónde surge el problema? Hay dos formas de uso incorrecto de BCC: la copia pasiva-agresiva del carbón ciego (la forma maliciosa del problema) y la negligencia de usar la copia del carbón oculto para proteger la privacidad (el problema surge de la ignorancia). Echemos un vistazo a cómo y por qué evitar cada uno..
Di no a la copia pasiva-agresiva de carbón ciego
El peor uso de la copia de carbón ciega es atrapar agresivamente de forma pasiva a un compañero de trabajo. Este tipo de abuso de BCC surge cuando los empleados recurren al uso de la función de BCC como una forma de tratar de forma indirecta con sus compañeros de trabajo, chupar a su jefe o participar de alguna otra manera en problemas de trabajo disfuncionales en el lugar de trabajo..
Imagen cortesía de EC Comics..
Un empleado, por ejemplo, puede poner a su jefe como el destinatario de BCC en un correo electrónico que está enviando a otro empleado para que su jefe vea que se está comunicando con el otro empleado o que el otro empleado no cumple con algún tipo de obligación o fecha tope. Este tipo de comunicación secreta con la ardilla es generalmente mal vista en el lugar de trabajo y no estamos dispuestos a respaldar ningún tipo de comportamiento que genere un ambiente de trabajo agresivo mezquino y pasivo.
Nuestro único consejo al respecto es: Basta..
A menos que tu departamento de recursos humanos o tu jefe explícitamente Acude a ti y te instruye a BCC en tus comunicaciones, debes evitar la práctica..
Si las personas ajenas a la comunicación principal deben mantenerse informadas, incluso las más altas, la mejor práctica es incluirlos como destinatarios de CC y notificar a los destinatarios de TO sobre quién fue incluido y por qué motivo..
Esto no solo crea un diálogo más maduro en el lugar de trabajo, sino que también lo ayuda a evitar un evento particularmente embarazoso: si su jefe u otro destinatario de BCC usa la función de respuesta a todos, se desenmascaran y revelan que han estado al tanto del contenido. del correo electrónico anterior. Trate de explicarle eso al compañero de trabajo con el que estaba conspirando en el enfriador de agua.
Afortunadamente, la cantidad de personas que utilizan maliciosamente la función BCC es pequeña, lo que nos lleva a aquellos que conforman la mayor parte del abuso: el inconsciente.
Los amigos no tienen amigos de Carbon Copy
Si la mayoría de las personas no están usando maliciosamente la función BCC como parte de una campaña de guerra psicológica contra sus compañeros de trabajo, ¿dónde nos deja eso? Nos deja con la millones de personas que, sin saberlo, se niegan a utilizar la función BCC en primer lugar.
Imagen cortesía de la Biblioteca Pública de Denver, Western History Collection.
¿Por qué es tan importante la función BCC? Le permite enviar un correo electrónico a alguien sin que esa persona vea a todas las demás personas que reciben el correo electrónico, protegiendo efectivamente su información privada. Aquí hay un ejemplo de reenvío de correo electrónico, sacado de nuestros propios archivos de correo electrónico:
Cada mancha azul en la imagen de privacidad filtrada arriba es una dirección de correo electrónico. No solo había más de 40 direcciones de correo electrónico en la lista de destinatarios de reenvío en los que estábamos incluidos, sino que existen dos conjuntos de bloques de reenvío remanentes en el correo electrónico reenviado (que se ve arriba) que incluyen 13 y 8 direcciones de correo electrónico, respectivamente. Esto significa que hay más de 60 direcciones de correo electrónico en el cuerpo completo del correo electrónico..
Ahora, usted puede preguntarse a sí mismo "¿Y qué? ¿Qué importa? "Importa por varias razones. En primer lugar, está el simple problema de la privacidad y el tratamiento de la privacidad de las personas en su lista de contactos (ya sean amigos, familiares o socios comerciales) con respeto. No hace falta decir que las personas que disparan mensajes de correo electrónico hacia adelante y en masa con docenas de sus amigos y asociados no se toman el tiempo de comunicarse personalmente con cada uno de esos docenas de destinatarios y les preguntan si desean que su información de contacto se comparta con todos los demás en el lista de destinatarios Es totalmente irrespetuoso compartir información de contacto sin el permiso del individuo en cuestión.
Se vuelve aún más irrespetuoso y molesto cuanto más diversa es la cantidad de personas a las que le envían correos electrónicos. Si está enviando un correo electrónico a diez personas en una pequeña organización cívica que ya se conocen, el problema podría ser discutible. Si usted es profesor y está enviando un correo electrónico a docenas (si no cientos) de estudiantes con algún material complementario, de repente está compartiendo la información de contacto personal de muchas personas con muchas otras personas con las que tal vez no quieran compartirlas..
Peor aún, si alguien accidentalmente pulsa "Responder a todos" a cualquiera de los correos electrónicos que envía con las ranuras TO y CC completamente cargadas, Cada persona en la lista de destinatarios original recibe la respuesta.. En el mejor de los casos, eso es relativamente inofensivo, pero sin duda desperdicia el tiempo de todos los demás cuando abren el correo electrónico para ver qué hay de nuevo en la discusión. En el peor de los casos, como ha sucedido muchas veces en las corporaciones de todo el mundo, el correo electrónico puede cobrar vida propia, ya que cientos de empleados responden, discuten e interactúan con el correo electrónico. Estas reacciones en cadena de respuesta total pueden abarcar miles de correos electrónicos e incluso pueden generar guerras de llamas (hubo una guerra de este tipo en Tandem Computers a finales del siglo 20 que duró poco tiempo). años).
En segundo lugar, y de mayor interés práctico para aquellos de ustedes que podrían preocuparse menos por la buena etiqueta de correo electrónico y la protección de la privacidad de sus amigos, este tipo de correos electrónicos masivos crean inadvertidamente pequeñas listas de direcciones de correo electrónico para software malicioso y spammers para cosechar. Si su dirección de correo electrónico termina en un gran reenvío de correo electrónico enviado alrededor del mundo proverbial, puede estar seguro de que en algún punto de la línea terminará en una lista de correo no deseado. Peor aún, si uno de los usuarios que termina con su correo electrónico reenviado en las entrañas de su bandeja de entrada termina siendo afectado por un malware que se replica a través de listas de contactos y direcciones de correo electrónico que se encuentran en la bandeja de entrada, es probable que termine con un correo electrónico malicioso. encontrando su camino hacia ti.
Usando BCC Sabiamente
Si está en el último campo, aquellos que ignoran la función BCC, es probable que se estén preguntando qué pueden hacer para evitar los errores en la privacidad y la seguridad que describimos anteriormente. No se preocupe, una vez que esté consciente de lo terrible que es ignorar la función BCC, se hace evidente lo que debe hacer para lavarse de sus malos comportamientos de correo electrónico anteriores..
En primer lugar, y sobre todo, comience a preguntarse: “¿Realmente necesito enviar este correo electrónico a todos en mi lista de contactos? Treinta de ellos? ¿Alguno de ellos? "La respuesta a esas preguntas para la mayoría de los correos electrónicos es: No. No, no es necesario enviar un correo electrónico personal o reenviarlo a todos en su lista de contactos.
Segundo, cuando tu hacer Encuéntrate con un motivo legítimo para enviar un correo electrónico a muchas personas a la vez. Como, por ejemplo, está cambiando a un nuevo proveedor de correo electrónico o desea enviar su nueva dirección de correo a cientos de amigos y familiares, lo único que debe hacer es poner sus direcciones en la ranura de BCC. Esto garantiza que se eliminen todos los males de los envíos masivos de mensajes de correo electrónico de TO / CC: las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios se mantienen privadas, no hay posibilidad de que un robot de spam o una pieza de malware en la computadora de un destinatario extraiga el correo electrónico de otro destinatario Si alguno de ellos necesita responderle para hacer una pregunta o algo así, no enviarán su pregunta o comentario a cualquier otra persona..
BCC aumenta la privacidad, aumenta la seguridad y reduce el volumen de la bandeja de entrada que tus amigos y asociados tienen que revisar. No hay absolutamente ninguna razón para evitar usarlo cuando hacerlo es tan simple como colocar las direcciones en una ranura de dirección diferente.
