¿Qué es Autoarchivar en Outlook y cómo funciona?
Si ha utilizado la herramienta de limpieza del buzón, entonces habrá visto el botón de Autoarchivar, pero es posible que desconfíe de cómo funciona y de lo que hará. Esto es lo que hace y cómo puede utilizarlo..
Al hacer clic en el botón de Autoarchivar, un proceso se mueve por todas las carpetas en Outlook y aplica las reglas de Autoarchivar que haya configurado (no se preocupe, la regla predeterminada de Autoarchivar es no hacer nada, por lo que no puede hacer ningún daño haciendo clic en el botón). Pero si desea mover sus elementos más antiguos a un archivo donde están fuera del camino, Autoarchivar es la forma en que automatiza el proceso. Vamos a instalarlo y ejecutarlo..
Cómo activar Autoarchivar
Primero, debes activar Autoarchivar y elegir su configuración. Vaya a Archivo> Opciones> Avanzadas y luego haga clic en el botón "Configuración de Autoarchivar".
Siempre que la opción "Ejecutar Autoarchivar cada" esté desactivada (que es la opción predeterminada), AutoArchive nunca se ejecutará.
Una vez que active la opción "Ejecutar Autoarchivar cada", todas las opciones están disponibles ahora.
A diferencia de la Limpieza de carpetas, que tiene una ventana de configuración en Opciones de archivo y luego te permite ejecutar esa configuración en cualquier carpeta que te guste como una tarea manual, la configuración de Autoarchivar que se muestra aquí es la configuración predeterminada. Cada carpeta que tiene AutoArchive activado puede usar esta configuración predeterminada, o puede usar configuraciones diferentes para diferentes carpetas si lo desea. Más adelante veremos cómo hacerlo, pero por ahora, veamos la configuración predeterminada..
Cómo configurar Autoarchivar
Lo primero que hay que notar es que una vez que se activa Autoarchivar, se ejecutará cada 14 días. Puede cambiar eso usando las flechas hacia arriba y hacia abajo o escribiendo un número y puede seleccionar cualquier valor de 1 a 60 días. Puede escribir cualquier número de dos dígitos, pero si es más de 60, Outlook mostrará un mensaje de error cuando haga clic en "Aceptar" y tendrá que cambiar el valor antes de poder guardar.
La siguiente opción, "Preguntar antes de que AutoArchive se ejecute", le ofrece la opción de que Outlook le muestre un mensaje antes de que se realice la Autoarchivar. Este aviso le permite revisar la configuración o cancelar esta ejecución de Autoarchivar si lo desea.
El resto de la configuración se relaciona con los elementos que se archivarán y lo que sucederá durante el proceso de archivado. La primera opción aquí, “Eliminar elementos caducados (solo en la carpeta de correo electrónico)”, se relaciona con los correos electrónicos a los que se les ha agregado una fecha de caducidad. Esto no afectará a las tareas o eventos, incluso si activa Autoarchivar en esas carpetas.
El resto de la configuración se aplica a todos los elementos, no solo al correo electrónico. Esto significa eventos de calendario, tareas, notas y entradas de diario..
Suponiendo que deje "Archivar o eliminar elementos antiguos" activada, la configuración predeterminada es que Outlook mueva los elementos con más de 6 meses a un nuevo archivo .pst llamado Archivo (de manera predeterminada), y haga esto visible en el panel de navegación en Outlook para que pueda acceder a los elementos archivados siempre que lo desee. Puede cambiar el valor "Limpiar elementos anteriores a" a cualquier valor de 1 día a 60 meses, elegir un archivo .pst diferente para archivar los elementos o elegir "Eliminar elementos antiguos de forma permanente".
Tenga en cuenta que esta eliminación omite la carpeta Elementos eliminados, y sus elementos se eliminarán de Outlook por completo. Es posible que aún puedas acceder a él desde tu servidor de correo, dependiendo de tu configuración, pero no debes confiar en esto. Solo elige esta opción si quieres borrar los elementos para siempre.
Cuando haga clic en "Aceptar", se activará Autoarchivar. Se ejecutará en línea con el valor "Ejecutar Autoarchivar cada" que haya elegido (cada 14 días de forma predeterminada), a partir de hoy. Así que una vez que lo enciendas debes esperar que se ejecute con bastante rapidez. En nuestras pruebas, tomó menos de diez minutos entre encenderlo y recibir el aviso que nos indica que AutoArchive se ejecutará. Autoarchivar solo se ejecuta de forma predeterminada en unas pocas carpetas, por lo que si desea que se ejecute en carpetas específicas, o si desea personalizar cómo se ejecuta en diferentes carpetas, siga leyendo.
Cómo activar y personalizar AutoArchive para diferentes carpetas
Cuando activa Autoarchivar, solo se ejecuta de forma predeterminada en las siguientes carpetas:
- Elementos enviados
- Objetos eliminados
- Calandrar
- Tareas
Si desea que se ejecute en cualquier otra carpeta, deberá activarlo para cada carpeta (o desactivarlo en cualquiera de esas cuatro carpetas contra las que no desea que se ejecute). Para ello, haga clic con el botón derecho en la carpeta en el panel de navegación y haga clic en "Propiedades".
También puede acceder a las propiedades de la carpeta seleccionando Carpeta> Propiedades de la carpeta en la cinta. (Para carpetas como Calendario y Tareas que no se muestran en el panel de Navegación, esta es la única forma de acceder a las propiedades de la carpeta). También existe la opción de ir directamente a la Configuración de Autoarchivar, que le ahorra un paso una vez que re dentro de las propiedades de la carpeta.
En la ventana Propiedades de la carpeta, haga clic en la pestaña Autoarchivar para acceder a la configuración de esa carpeta.
Para la mayoría de las carpetas, la configuración "No archivar elementos en esta carpeta" estará activada de forma predeterminada. Esto significa que cuando se ejecuta el proceso de Autoarchivar, la carpeta se ignorará y no se archivará ningún elemento. Si desea que se incluya la carpeta, active la opción "Archivar elementos en esta carpeta usando la configuración predeterminada".
Alternativamente, si desea que la configuración de Autoarchivar de esta carpeta sea diferente de la predeterminada, active "Archivar esta carpeta usando esta configuración" y modifique la configuración según sus preferencias..
Si en algún momento desea devolver todas las carpetas para usar la configuración predeterminada, puede regresar a Archivo> Opciones> Avanzadas> Configuración de Autoarchivar y hacer clic en el botón "Aplicar esta configuración a todas las carpetas ahora". Eso cambiará todas las carpetas que tengan activada la opción "Archivar esta carpeta usando estas configuraciones" para que se active "Archivar elementos en esta carpeta usando la configuración predeterminada".
Una vez que tenga la configuración predeterminada de Autoarchivar y la configuración por carpeta, establezca la forma que desee, puede dejar que el proceso funcione silenciosamente en segundo plano, liberando espacio para usted y evitando que las carpetas se ablanden demasiado..
