Guía esencial para la gestión de contactos de Google
Junto con todas las aplicaciones colectivas de Google, Contactos ha demostrado ser un sistema de libreta de direcciones muy dinámico. Lo que comenzó en GMail ahora se ha adaptado a su propia aplicación web en la que puede agregar, editar, eliminar y clasificar sus contactos de Google..
Estas listas pueden sincronizarse con su teléfono Android o incluso con su lista de contactos de iPhone / OS X, si puede configurarlo correctamente. Por lo tanto, es crucial mantener estos contactos organizados y fáciles de hojear.
Desafortunadamente, Google está lejos de ser el mejor ama de llaves, y la plataforma de desarrollo aún está en su infancia. He añadido algunos consejos útiles a continuación para que los usuarios de Google organicen su enorme lista de contactos..
La gran división
Si comenzó a usar GMail, es probable que tenga una lista de contactos muy grande. Dentro de la predeterminada Todos los contactos menú es una lista de todas las personas a las que ha enviado correos electrónicos, respondido, llamado o enviado por texto a través de Google Voice. También tiene los contactos que te han enviado mensajes a través de Google Chat..
Es bueno que Google haya proporcionado varias categorías predeterminadas para empezar. Puede organizar a los miembros de la familia y amigos en sus propios grupos, pero esto puede parecer un poco incómodo ya que Google+ ahora usa Círculos. La forma más fácil de administrar y configurar contactos duplicados es a través de su perfil de Google+, si es un usuario. De lo contrario, es posible que desee dividir los contactos comerciales de aquellos para uso personal..
Puede crear nuevos grupos en el enlace de la barra lateral debajo de la etiqueta “Nuevo grupo”. Todos los nuevos grupos se almacenan en “Mis contactos” que es el grupo maestro que no puede eliminar. Por difícil que parezca, la forma más confiable de organizar todos tus contactos es ir manualmente a través del grupo Otros contactos..
He tenido mi cuenta de Google por aproximadamente 5 años, y actualmente mi grupo de Otros Contactos tiene poco más de 6,000 personas. Muchas de estas son direcciones de correo electrónico en blanco con las que me he comunicado en el pasado. Si no desea administrar la base de datos de este tamaño, simplemente organice las personas que conoce en Mis contactos. Esta puede ser su carpeta de contactos para contactos ya que es esta carpeta la que se sincronizará con cualquier dispositivo móvil Android emparejado.
Contactos en GTalk
Para agregar contactos a GTalk, primero debe enviar una solicitud de chat a alguien o aceptar sus solicitudes para chatear con usted. Luego se agregarán automáticamente al grupo Mis contactos. Este proceso también adjunta sus nombres y apellidos en la pantalla de contacto.
Ahora, un problema que me he encontrado al usar GTalk es en la aplicación de escritorio de Windows. Cuando descargue Google Talk por primera vez e inicie sesión, se le presentará su lista de amigos normales. Esto incluye a todos en línea, inactivos y desconectados..
El problema con eso es que también incluye todos los contactos que tienes que no son parte de Chat; en su lugar, extrae datos de su grupo Todos los contactos. Para mí, esto significa más de 5000 personas y direcciones de correo electrónico que no me importan y muchas de las cuales ni siquiera están usando el chat está en mi GTalk.
Para deshabilitar esta función, mire hacia la parte inferior de la aplicación para “Ver” botón. Haga clic una vez para abrir un menú y buscar “Mostrar todos los contactos de la libreta de direcciones”. Esto tiene una marca de verificación por defecto, lo que significa que está habilitado. Simplemente haga clic una vez para deshabilitarla y notará que se borra drásticamente su lista de chat..
Trabajando en la aplicación de contactos
El nuevo y renovado diseño de los contactos de Google refleja muchos de sus esquemas de diseño recientes. Se parece mucho a Google Docs y también se comporta en una función similar a la del nuevo GMail. Toda la columna principal encontrará los contactos predeterminados en la lista con su nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros detalles.
Desde la barra lateral izquierda puede desplazarse por otros grupos de contactos e incluso mirar a través de Google+. Si no está utilizando sus funciones de redes sociales, esta lista estará vacía. Desde el enlace Importar puede agregar cualquier archivo CSV o una vCard para cualquier contacto alternativo.
El menú superior principal tiene algunas características adicionales, y también te permite agregar directamente un nuevo contacto. Puede pasar varias páginas desde los botones del lado derecho..
Además en el menú de engranajes encontrarás un enlace de configuración. Este menú muestra entradas para aumentar la lista de contactos hasta 500 por página y, además, activar y desactivar los atajos de teclado. Puede obtener una lista completa de los atajos de teclado en el centro de soporte de Google.
Detalles del perfil de usuario
Desde la vista de contactos principal, puede hacer clic en cualquier fila de usuario para abrir una vista más detallada. En la parte superior encontrará el nombre del contacto, la foto de perfil, el título del trabajo, la empresa, junto con los grupos y círculos en los que los tiene..
En la captura de pantalla a continuación, puede ver que el contacto de mi amigo Nathan se guarda en Mis contactos y en el “Amigos” círculo en mi Google+.
Gran parte de toda esta información se puede extraer de la cuenta de Google del otro contacto, suponiendo que haya completado los campos respectivos. Sin embargo, también puede editar manualmente los detalles de contacto, es decir, varios números de teléfono, direcciones de correo electrónico o URL de páginas web. Google incluso te da subcategorías como Blog, Página de inicio, y Perfil.
El área de texto grande a la derecha tiene el texto de marcador de posición “Agrega una nota”. Ninguna de esta información se muestra públicamente o se comparte con su contacto. Personalmente nunca he sentido la necesidad de usar esta sección. Pero es un gran lugar para almacenar información meta adicional que no quiere olvidar de un contacto. Esto podría ser fechas memorables como aniversarios, reuniones anuales o una próxima cita o reunión.
Fusionando Duplicados
Esta es una función que falta en otros libros de contactos convencionales. Desde cualquier vista de la lista de contactos de Google, haga clic en el botón "Más" para mostrar opciones adicionales. Luego haga clic en el “Buscar y fusionar duplicados” enlazar.
Si no se encuentra nada, aparecerá un pequeño mensaje emergente que le aclarará que no tiene duplicados. De lo contrario, Google mostrará una pequeña lista de contactos que tienen entradas repetidas en varias listas de grupos..
En general, encuentro duplicados entre mis contactos principales y mis círculos de Google+. Si desea mantenerlos separados, eso tampoco debería ser un problema. Pero que yo sepa, fusionar ambas listas no debería afectar a nada fuera de Contactos.
Importando y Exportando
Si no tiene tiempo para revisar todos los grupos y eliminar entradas innecesarias, la función de exportación puede ser la solución más rápida. Haga clic en el menú del botón "Más" y seleccione el “Exportar” enlace para abrir una nueva ventana.
Desde aquí puede seleccionar el grupo al que desea dirigirse (he elegido Todos los contactos) junto con el formato de salida.
Los listados de vCard son un poco más difíciles de eliminar. El archivo .CSV para Outlook o productos similares de Microsoft debe abrirse correctamente en Excel. Desde aquí puede pasar por todas las filas e incluso eliminar grandes bloques de contactos a la vez. Esto hace que borrar su lista sea mucho más fácil que tratar de trabajar dentro del límite de 500 páginas en el administrador de contactos.
Una vez que haya terminado con la actividad de organización, simplemente guarde el archivo y vuelva a importar a los contactos de Google. Recomiendo guardar esta copia con un nombre de archivo diferente para no sobrescribir la lista original. por si acaso.
Google Chat en Gmail
La nueva aplicación de chat en el navegador aparece tanto en GMail como en Google+. La funcionalidad es mucho más refinada dentro de GMail, por lo que es mucho más fácil jugar con tus contactos de chat. He desactivado mi cliente de chat en G + porque a menudo siento que G + es demasiado para tratar.
Si ya está desconectado, haga clic en el enlace de inicio de sesión hacia la parte superior del widget. Si no puede encontrar el chat, simplemente haga clic en el icono de bocadillo de diálogo hacia la parte inferior de la columna de la izquierda. Si pasas el ratón por el área de este widget de chat, verás que aparece un nuevo enlace del menú desplegable en la parte superior derecha. Uno de los ajustes está etiquetado “Mostrar en la lista de chat”. Por defecto, solo muestra los contactos "Más populares", lo que puede ser molesto ya que no puede ver quién más está en línea..
Siempre cambio esto a Todos los contactos para poder acceder a toda mi lista de chat. Es digno de notar que este Todos los contactos NO es lo mismo que su “Todos los contactos” grupo. En su lugar, solo muestra todos los contactos autorizados para chatear contigo.
Trabajando pequeño
Si se desplaza sobre sus contactos en la lista de chat, verá una pequeña ventana emergente lateral con su imagen de perfil, nombre y correo electrónico. Este menú no aparece en la lista de chat de Google+, otra razón más para apegarse a GMail.
Ahora, la mejor manera de organizar tus contactos es buscar en el cuadro justo arriba de tu estado de chat. A medida que escribe, Google ofrecerá sugerencias de personas y podrá elegir agregarlas a su lista de chat, enviarles un correo electrónico o incluso bloquearlas..
Si la persona ya está en su lista de chat, tendrá un pequeño icono de notificación a la izquierda de su nombre. La burbuja verde significa que actualmente están en línea, rojo significa ocupado, ámbar significa inactivo y gris significa fuera de línea. Basándome solo en esta interfaz, casi nunca miro mi lista de chat. Puedo acceder a todos mis contactos y prácticamente cualquier funcionalidad que necesite desde el cuadro de búsqueda.
Enlaces Útiles
- Navegando por los contactos de Google
- Importar, exportar y sincronizar contactos
- Cómo: sincronizar contactos de Google con iPhone
- La guía completa para arreglar contactos de Google
- 5 excelentes consejos para administrar tus contactos de Google y Android
Conclusión
Con solo estos pocos recursos para comenzar, no debería tomar mucho tiempo adaptarse al sistema de Contactos de Google. Existe un amplio soporte para importar contactos desde una aplicación de terceros, más una tonelada de interconectividad. Google+ también ha abierto un nuevo capítulo para los usuarios de sus servicios de chat y correo electrónico..
Si ha estado buscando limpiar sus contactos de Google, solo tomará un poco de paciencia y perseverancia. Organizarse se siente muy bien, y Google le ofrece las herramientas para que esto ocurra. Los usuarios del cliente de chat de Google también se sentirán aliviados con un acceso tan directo a la organización de los contactos de sus amigos. Si tiene ideas o sugerencias similares para administrar contactos en Google, por favor, comparta con nosotros en el área de discusión posterior a continuación..
