Mover automáticamente correos electrónicos a carpetas en Outlook usando reglas

En esta publicación, veremos cómo puede administrar mejor su correo electrónico de Outlook haciendo que el correo entrante se mueva automáticamente a carpetas separadas. Si recibes muchos correos electrónicos todos los días, esto puede ahorrar mucho tiempo..

En lugar de tener que pasar una hora a la semana para mover correos electrónicos de la Bandeja de entrada a sus carpetas categorizadas, las reglas de correo electrónico ayudarán a automatizar la organización de su bandeja de entrada. Esto es muy similar al uso de etiquetas y filtros en Gmail.

Las reglas de correo electrónico pueden parecer complicadas y pueden serlo si realmente desea realizar una clasificación sofisticada, pero si simplemente desea mover los correos electrónicos de trabajo a la carpeta de Trabajo automáticamente, entonces es muy fácil..

Para que las reglas sean útiles, primero debe crear algunas carpetas debajo de su Bandeja de entrada para clasificar su correo electrónico, como Proyectos, Trabajo, Familia, etc..

Puedes crear carpetas haciendo clic derecho en Bandeja de entrada o cualquier carpeta y seleccionando Nueva carpeta. El siguiente procedimiento funciona en Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 y Office 365.

Configurar reglas de Outlook

Ahora para comenzar, abra Outlook, haga clic en Expediente pestaña y verás el Gestionar reglas y alertas botón hacia abajo.

Aparecerá la ventana principal de Reglas y alertas y, de forma predeterminada, es posible que vea una regla ya creada según su versión de Outlook.

Desde aquí harás click en el Nueva regla para comenzar con su primera regla de correo electrónico de Outlook. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de reglas y le mostrará algunas plantillas de reglas comunes..

Estos son los más comunes y probablemente todos los que necesites. La regla más común es la primera en la lista, "Mueve mensajes de alguien a una carpeta". Adelante, selecciónelo y haga clic. Siguiente.

Notará que el cuadro de lista inferior que se llama "Paso 2:" permanece en la parte inferior con un texto subrayado. En realidad, todo lo que tiene que hacer para configurar la regla es hacer clic en los hipervínculos para gente o grupo público y especificado para elegir la dirección de correo electrónico y dónde desea que vayan esos correos electrónicos.

A continuación, puede hacer clic Terminar y tu estas listo. Sin embargo, si desea hacer la regla más complicada, haga clic en Siguiente le dará muchas más opciones:

A medida que verifique las diferentes condiciones en el cuadro de lista superior, la descripción de la regla en la parte inferior también se rellenará con más hipervínculos. Incluso puede crear reglas que busquen palabras específicas en el cuerpo del correo electrónico y luego realizar acciones en esos correos electrónicos..

Su próxima tarea es hacer clic en cada hipervínculo y elegir los valores asociados como direcciones de correo electrónico, carpetas, etc. En nuestro ejemplo anterior, querrá hacer clic en gente o grupo público y elige una dirección de correo electrónico.

Luego haga clic en la palabra especificado y busque la carpeta a la que desea mover el correo electrónico o haga clic en Nuevo y se creará una nueva carpeta en la carpeta actualmente resaltada.

Ahora verá la parte inferior actualizada con los valores reales para su regla.

Cuando hace clic en Siguiente, puede establecer más acciones para la regla. Normalmente puede dejar esto solo si es una regla simple, pero si también desea realizar otras acciones como reproducir un sonido, reenviar el correo electrónico, hacer una copia del mismo, imprimir el correo electrónico, iniciar otro programa, ejecutar un script, etc. , entonces puedes hacer todo eso en esta pantalla.

Hacer clic Siguiente Cuando hayas terminado y serás llevado a la Excepciones diálogo, donde puede elegir las condiciones para las que no desea que se procese esta regla. A menos que tenga algunos casos únicos, puede dejarlo en blanco, que es el predeterminado.

Haga clic en Siguiente y finalmente hemos llegado al final del asistente de reglas. Asigne a la regla un nombre como "Mover correo electrónico de amigos" para que sepa qué hace cuando lo mire más adelante..

Luego, si ya tiene correos electrónicos en su Bandeja de entrada que coincidan con su nueva regla, marque la casilla "Ejecuta esta regla en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada.". Puedes dejar todo lo demás por defecto y hacer clic. Terminar!

¡Ahora puede crear reglas para personas, boletines informativos, extractos bancarios / de tarjetas de crédito y cualquier otra cosa que se le ocurra para comenzar a administrar su correo electrónico de Outlook de manera más eficiente! Disfrutar!