Crear listas desplegables en Excel utilizando la validación de datos

Si es un gran usuario de Excel, es posible que se haya encontrado en una situación en la que deseaba que simplemente hubiera elegido un valor para una celda de una lista desplegable de opciones en lugar de tener que copiar y pegar texto entre celdas. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de Excel para su propio presupuesto personal y cada vez que ingresa una transacción en una nueva fila, escribe si su ingreso o un gasto.

Bueno, a veces puede escribirlo incorrectamente o puede tener una larga lista de diferentes tipos de gastos e ingresos, por lo que puede ser un dolor mantener y recordar. Una solución fácil en Excel es crear su propia lista desplegable de opciones extraídas de una columna en particular en la misma hoja u otra hoja. Esto puede ser muy útil porque ahora puede usar una hoja para almacenar todas sus listas de referencias como una base de datos y usarlas en cualquier otra hoja del libro de trabajo..

¿Entonces como hacemos esto? En realidad no es muy difícil! Así es cómo:

1. Primero, crea un nuevo libro de trabajo y en Hoja1 comience en la fila 1, columna 1 (A1) y escriba algunas categorías de gastos en la columna. Por ejemplo, esto es lo que se me ocurrió:

2. Ahora que tiene su lista de referencia, siga adelante y seleccione las celdas con los datos en ellas. En nuestro caso, seleccionaremos las celdas de A1 a A8. Haga clic izquierdo en A1, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hasta llegar a A8.

3. Ahora, en el cuadro al lado del cuadro de texto de fórmula a la izquierda (también llamado el cuadro de Nombre), ingrese un nombre para su lista y presione Entrar. Yo escribi Gastos para nuestra lista. Básicamente, hacer esto le da a las celdas de A1 a A8 un nombre, de modo que ahora se puede hacer referencia al grupo de celdas con un nombre en lugar de decir A1 a A8.

4. Ahora podemos usar nuestra lista para crear un menú desplegable con esos valores. Primero seleccione la celda donde desea que se cree su lista desplegable. Esto puede ser en la misma hoja o en una hoja differnet. Seguí adelante y seleccioné la celda A1 en la hoja 2 para el ejemplo.

A continuación, vaya al menú superior y elija Datos y entonces Validación. Si está utilizando una versión de Excel con la interfaz de cinta, tendrá que hacer clic en Datos lengüeta.

Sobre el Ajustes pestaña elegir Lista bajo la Permitir título. Asegurarse Desplegable en la celda se selecciona y luego escriba el nombre que acabamos de crear anteriormente (Gastos en este caso) con un = firmar en el frente. Así debería ser "= Gastos".

Hacer clic DE ACUERDO y ahora verá que la celda actual que seleccionó tiene una pequeña flecha que apunta hacia abajo. Haga clic en la flecha y verá la lista de elementos que hemos escrito en la Hoja1.

¿Y ahora si necesitas esa lista en 1000 filas? Bueno, es fácil también. Simplemente mueva el cursor a la esquina inferior derecha de la celda A1 y luego arrástrelo hacia abajo todo lo que quiera. Todas las celdas ahora tendrán la lista desplegable disponible.

¡Eso es! Recuerde, esto se puede usar en cualquier hoja de Excel donde tenga algún tipo de lista de búsqueda que deba escribirse una y otra vez. Al usar la Validación de datos, puede evitar los errores humanos y aumentar la eficiencia. Si tiene alguna pregunta sobre el uso de las listas desplegables en Excel, publique un comentario e intentaré ayudarlo. Disfrutar!