Formato de celdas usando formato condicional en Excel
Si está acostumbrado a usar versiones anteriores de Excel, las opciones de formato condicional en Excel 2007, 2010 y 2013 le sorprenderán. Entonces, ¿por qué querría molestarse en usar el formato condicional? Bueno, aquí hay un par de razones por las que me encanta usar esta función de Excel:
1. Hacer que tus datos sean más atractivos visualmente..
2. Para que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.
3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar en la resolución de problemas..
4. Para ayudarle a sacar conclusiones de sus datos.
5. Para mostrar visualmente al usuario lo que es "bueno" o "malo" usando verde y rojo.
Ahora, puede usar el formato condicional para formatear cada celda en un rango basado en sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de beneficios y desea codificar por colores todos los beneficios mayores a $ 200 como verde y todos los beneficios menores a $ 200 como amarillo y todas las pérdidas en rojo, entonces puede usar el formato condicional para hacer todo el trabajo rápidamente por usted..
Formato condicional en Excel
El formato condicional le permite formatear grandes cantidades de datos de manera rápida y fácil, al mismo tiempo que puede distinguir diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán que Microsoft Excel se formatee automáticamente. Realmente solo tienes que seguir tres simples pasos..
Paso 1: Selecciona las celdas que quieres formatear..
Paso 2: Haga clic en el Formato condicional Botón debajo del menú Inicio, sección Estilos..
Paso 3: Selecciona tus reglas. Existen Reglas de Resaltar Células y Reglas de arriba / abajo En la parte superior que te permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, impusimos tres reglas. La primera fue que cualquier valor mayor a $ 200 era verde..
Vale la pena notar que solo la sección de Reglas de Resaltar Células también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás utilizará el único conjunto de datos que haya resaltado y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, al usar la regla Mayor que, puedo comparar valores de A1 a A20 contra un número específico o puedo comparar A1 a A20 con B1 a B20.
La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla fue que cualquier cosa entre $ 0 y $ 200 tenía el formato amarillo. La tercera regla era que cualquier cosa menos de $ 0 estaba formateada en rojo. Aquí es cómo se ve una parte de la hoja de cálculo terminada.
Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas nuevas opciones de formato condicional que puede usar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores (Conjuntos de iconos), gráficos de barras como en el segundo ejemplo (Barras de datos), o incluso una gama de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo (Escalas de color). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20, solo comparará esos valores entre sí.
Si más tarde decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que tiene que hacer es borrar el formato. Para hacer esto, seleccione el botón Formato condicional y seleccione Reglas claras. Luego, seleccione si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de trabajo.
Además, si ha creado varias reglas, podría olvidar qué reglas ha aplicado a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede resultar bastante confuso, especialmente si alguien más creó la hoja de cálculo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional y luego haga clic en Gestionar reglas.
Cuando tiene más de una regla aplicada al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden de mayor precedencia a menor precedencia. De forma predeterminada, la regla más reciente agregada tendrá la prioridad más alta. Puede cambiar eso haciendo clic en la regla y luego usando los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en el menú desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja del libro de trabajo..
También hay una casilla de verificación llamada Detener si es verdadero, que no voy a entrar en detalles aquí porque es bastante complicado. Sin embargo, puedes leer este post de Microsoft que lo explica con gran detalle..
Nuevas opciones de formato condicional Excel 2010
Casi todo es igual en Excel 2010 cuando se trata del formato condicional incluido en Excel 2007. Sin embargo, hay una nueva característica que realmente lo hace mucho más poderoso..
Antes mencioné que la Reglas de Resaltar Células La sección le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de cálculo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de trabajo en el mismo libro. Si intenta hacer esto en Excel 2007, le permitirá seleccionar los datos de otra hoja de trabajo, pero le mostrará un mensaje de error cuando intente hacer clic en Aceptar al final..
En Excel 2010, ahora puedes hacer esto, pero es un poco complicado, así que te lo explicaré paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para obtener algo así como ganancias. Si quiero ver qué valores en B2 a B12 de la hoja 1 son mayores que los valores B2 a B12 de la hoja 2, primero seleccionaría los valores B2 a B12 en la hoja 1 y luego hago clic en Genial que bajo las Reglas de Resaltar Células.
Ahora haga clic en el botón de referencia de celda que he mostrado arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor se convertirá en una cruz blanca. Ahora siga adelante y haga clic en la hoja 2 y seleccione SOLAMENTE celda B2. Hacer NO Seleccione toda la gama de B2 a B12..
Verás que la caja ahora tiene un valor de = Hoja2! $ B $ 2. Vamos a necesitar cambiar esto a = Hoja2! $ B2. Básicamente, simplemente deshacerse de la PS eso viene antes del 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila cambie automáticamente. Por cualquier motivo, no solo le permitirá seleccionar todo el rango..
Haga clic nuevamente en el botón de referencia de celda y luego haga clic en Aceptar. Ahora los valores en la hoja 1 que son mayores que la hoja 2 se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que eligió.
¡Ojalá, que todo tenga sentido! Al mirar Excel 2013, no parece haber ninguna característica nueva cuando se trata del formato condicional. Como último consejo, si cree que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que intenta lograr, puede hacer clic en Nueva regla Opción y empezar desde cero. Lo bueno de crear una nueva regla es que puede usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, que es muy poderosa.
Aunque el formato condicional parece relativamente fácil y simple en la superficie, puede llegar a ser bastante complejo dependiendo de sus datos y sus necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. Disfrutar!
