Tutorial básico de Microsoft Excel - Aprender a usar Excel

Si tiene instalado Microsoft Office, pero nunca ha tocado Excel porque no sabía cómo usarlo o no sabía qué podía hacer por usted, DEBE leer esta publicación al momento de aprender como usar excel!

Microsoft Excel es una poderosa aplicación de hoja de cálculo que puede usarse para cualquier cosa, desde una base de datos simple hasta una aplicación de Windows completa con formularios de Windows, macros y complementos. Puede utilizar Excel para calcular el pago de un préstamo para automóvil, graficar datos, administrar registros de clientes, mantener una libreta de direcciones, etc..

Excel es utilizado actualmente por la mayoría de las grandes instituciones financieras para el análisis diario de datos financieros. Tiene una amplia gama de funciones financieras, fórmulas y complementos que le permiten usar Excel para almacenar y analizar datos de una manera simple y rápida..

En este tutorial, vamos a repasar los conceptos básicos de Excel: crear libros de trabajo, usar hojas de cálculo, ingresar datos, usar fórmulas, etc. para que pueda sentirse cómodo con el software y comenzar a aprender por su cuenta jugando con él..

Primeros pasos en Excel

Primero, abramos Excel y echemos un vistazo a la interfaz del programa. Abre Excel y se creará automáticamente un nuevo libro de trabajo. Un libro de trabajo es el objeto de nivel superior en Excel. Contiene hojas de trabajo, que contienen todos los datos reales con los que trabajará. Un libro comienza con tres hojas de trabajo, pero puede agregar o eliminar hojas de trabajo en cualquier momento siempre que haya al menos una hoja de trabajo en un libro determinado..

Ahora, dependiendo de la versión de Excel que esté utilizando, la siguiente pantalla puede verse completamente diferente. Microsoft ha cambiado la interfaz de Office 2003 a 2007 a 2010 y finalmente a 2013. Desafortunadamente, tengo que elegir una versión para escribir este tutorial y actualmente estoy eligiendo Excel 2010 porque está justo entre 2007 y 2013 y los tres Las versiones utilizan la nueva interfaz de cinta. Office 2013 solo hace que el aspecto sea más limpio, pero el diseño general sigue siendo el mismo.

En la parte superior, tiene la cinta de Excel con varias pestañas y también un grupo de pequeños iconos en la parte superior de la barra de herramientas de acceso rápido. Estos pequeños iconos le permiten realizar funciones de Excel muy comunes, como agregar o eliminar filas en la hoja de trabajo o congelar paneles, etc..

Si desea personalizar la interfaz de la cinta, es decir, agregar un botón u opción que no haya visto en una versión anterior de Excel, puede hacerlo haciendo clic en Expediente y luego haciendo clic en Opciones.

Ahora haga clic en Personalizar la cinta en la parte inferior izquierda y podrá agregar o eliminar cualquier opción que pueda desear. De forma predeterminada, muestra los comandos populares, pero puede hacer clic en el menú desplegable para ver todas las opciones posibles para diferentes pestañas. Además, una opción que realmente me gusta es elegir Comandos que no están en la cinta Desde el desplegable. De esa manera, puede ver fácilmente qué comandos ya no están en la cinta y luego agregar los que crea que necesitará..

En la parte inferior de la pantalla, verá tres hojas, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Este es el número predeterminado con el que comienza cada libro de Excel.

En versiones anteriores de Excel, el panel de tareas estaba ubicado en el lado derecho de la pantalla, sin embargo, ahora se ha eliminado y todas las funciones se han movido a la pestaña Archivo. Aquí es donde puede realizar muchas tareas comunes, como abrir un libro, crear uno nuevo, imprimir y más.

Empezando con Excel

¡La mejor manera de aprender algo es realmente hacer algo útil y Excel es el mejor ejemplo de esto! Digamos que usted es un profesor de secundaria o universidad y desea realizar un seguimiento de las calificaciones de sus estudiantes, calcular su promedio y decirles la calificación más baja que necesitarían para obtener su examen final para aprobar la clase..

¡Suena como un problema simple y lo es (una vez que tienes la fórmula en tu cabeza)! Excel puede hacer esto por usted muy rápidamente, así que veamos cómo.

En primer lugar, vamos a introducir algunos datos en las celdas de Excel. En Excel, las columnas se etiquetan comenzando desde A y continuando hasta Z y más allá. Una celda es simplemente un número de fila y una columna en particular, es decir, A1 es la primera celda en una hoja de cálculo de Excel.

Vamos a escribir Estudiantes en bien A1 y luego escriba UNA mediante mi como los nombres de los estudiantes continúan en la columna A como se muestra a continuación:

Ahora vamos a entrar Prueba 1, Prueba 2, y Prueba 3 en las celdas B1, C1 y D1 respectivamente. Ahora tenemos una cuadrícula de 5 × 4, así que completemos algunos grados de prueba falsos también como se muestra a continuación:

Ahora vamos a aprender algunos de los conceptos básicos de formato de celdas en Excel. En este momento, nuestra tabla no se ve muy bien ya que el texto y los números están alineados de manera diferente y los encabezados no están separados visualmente de los datos. Primero, centremos todos los datos para que las cosas se vean mejor. Haga clic en la celda A1 y arrastre su ratón hasta la celda D6 para resaltar todo el conjunto de datos:

Luego haga clic en la pestaña Inicio y haga clic en Centro Justificar botón. La cuadrícula ahora está bien centrada con todos los datos directamente debajo de los encabezados.

Ahora veamos más sobre cómo podemos formatear las celdas de Excel. Cambiemos el color de la primera fila a otra cosa para que podamos separar claramente el encabezado de los datos. Haga clic en la celda A1 y arrastre el mouse mientras mantiene presionado el botón hacia la celda D1. Haga clic derecho y seleccione Formato de celdas.

Ahora hay dos opciones que tienes en este punto. Notarás en la imagen de arriba, un menú de clic derecho que comienza con Cortar, Copiar, etc., pero también verás una especie de barra de herramientas flotante justo arriba del menú. Este menú flotante es una especie de barra de herramientas de opciones populares que le permite cambiar rápidamente la fuente, cambiar el tamaño del texto, formatear la celda como dinero o porcentaje, le permite cambiar el color de fondo o fuente y agregar bordes a la celda. Es conveniente porque no tiene que abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas por separado y hacerlo allí.

Si tiene que hacer algún formato más avanzado que no esté disponible en la barra de herramientas rápida, continúe y abra el cuadro de diálogo. En este tutorial, te mostraré el método de diálogo para que podamos verlo. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en Patrones y seleccione un color de la paleta. Elegí el amarillo para distinguirlo.

Haga clic en Aceptar y verá que el color se ha cambiado para las celdas seleccionadas..

También agreguemos algunos bordes entre las celdas para que si decidimos imprimir la hoja de Excel, habrá líneas negras entre todo. Si no agrega bordes, las líneas que ve en Excel de manera predeterminada no se imprimen en papel. Seleccione toda la cuadrícula y vaya a Formato de celdas otra vez. Esta vez ve a la Frontera lengüeta. Haga clic en el Fuera de y Dentro botones y debería ver el pequeño cuadro de visualización directamente debajo de los botones cambiar de acuerdo con los bordes.

Haga clic en Aceptar y ahora debería tener líneas negras entre todas las celdas. ¡Así que ahora hemos formateado nuestra cuadrícula para que se vea mucho mejor! Puede realizar este tipo de formato para sus datos también de la manera que considere apropiada..

Uso de fórmulas y funciones en Excel

Ahora vamos a la parte divertida: usar las funciones y fórmulas de Excel para hacer algo. Por lo tanto, primero queremos calcular la calificación promedio para nuestros 5 estudiantes después de sus primeros tres exámenes. Excel tiene una función de promedio que podemos usar para calcular este valor automáticamente, pero lo haremos de manera ligeramente diferente para demostrar fórmulas y funciones..

Añadir un encabezado llamado Suma en columna F y Avg en columna sol y formatéalos de la misma manera que hicimos las otras celdas de encabezado.

Ahora primero usaremos la función de suma de Excel para calcular la suma de las tres calificaciones para cada estudiante. Haga clic en la celda F2 y escriba "= suma (" sin las comillas. El signo = le dice a Excel que planeamos poner algún tipo de fórmula en esta celda. Cuando escriba el primer paréntesis, Excel mostrará una pequeña etiqueta que le mostrará qué tipos de variables toma esta función.

La palabra SUM es una función incorporada en Excel que calcula la suma de un rango específico de celdas. En este punto, después del primer paréntesis, puede seleccionar el rango de celdas que desea resumir. No hay necesidad de escribir las celdas una por una! Continúe y seleccione las celdas B2 a D2 y verá que la fórmula se actualiza automáticamente y está en azul.

Después de seleccionar el rango, escriba el paréntesis de cierre (Mayús + 0) y presione Entrar. ¡Y ahora tienes la suma de los números! ¿No es demasiado difícil verdad? Sin embargo, ¡podría decir que sería un dolor real hacer esto para un grupo de 100 o 500 estudiantes! Bueno, hay una manera fácil de copiar tu fórmula automáticamente para los otros estudiantes.

Haga clic en la celda F2 y luego mueva el mouse lentamente hacia el borde inferior derecho de la celda. Notará que el cursor cambia de una cruz blanca gruesa a una cruz negra delgada y la parte inferior derecha de la celda es una pequeña caja negra.

Haga clic y mantenga presionado el mouse cuando cambie y luego arrástrelo a la fila del último alumno. Y con eso, Excel usa la misma fórmula, pero actualiza las celdas de la fila actual para que la suma se calcule para cada fila usando los datos de esa fila.

A continuación, haga clic en la celda G2 y escriba los signos = para indicar que estamos comenzando una fórmula. Como queremos dividir la suma por 3 para obtener el promedio, escriba el signo = y luego elija la celda de suma F2. Continúe con la fórmula escribiendo "/ 3", lo que significa dividir por 3.

Presiona Enter y ahora has ingresado tu propia forumla promedio! Puede usar paréntesis y realizar todas las funciones matemáticas de la misma manera. Ahora haga lo mismo que hicimos con la columna promedio y haga clic en el pequeño cuadro negro en la esquina inferior derecha de la celda G2 y arrástrelo hacia abajo hasta el fondo. Excel calculará el promedio para el resto de las celdas utilizando su fórmula.

Y, por último, ¡pongamos una fórmula más para calcular lo que cada estudiante tendría que obtener en la final para obtener una A en la clase! Tenemos que conocer tres datos: su calificación actual, la calificación aprobatoria de la clase y el porcentaje de la calificación final. Ya tenemos su calificación actual que calculamos y podemos asumir que 70 es la calificación aprobatoria y la final vale el 25% de la calificación total. Aquí está la fórmula, que obtuve de este sitio..

Calificación final = Valor del examen x Puntuación del examen + (1 - Valor del examen) x Calificación actual

El grado final sería el 70 ya que ese es el puntaje de aprobación que asumimos, el valor del examen es .25 y tenemos que resolverlo para el puntaje del examen. Entonces la ecuación se convertiría en:

Puntaje del examen = (Calificación final - (1 - Valor de examen) x Calificación actual) / Valor de examen

Así que vamos a crear un nuevo encabezado en la columna I y en la celda I2, comenzando a escribir "= (70- (1-.25) *”Y luego seleccione la celda G2 y luego continúe con“) /. 25”Y luego presione Enter. Ahora debería ver el grado requerido y también la fórmula en la barra de fórmulas sobre los nombres de columna. Como puede ver a continuación, el Estudiante A debe obtener al menos un 49 para asegurarse de que obtenga un puntaje de 70 en su calificación final.

Nuevamente, tome el recuadro negro inferior de la celda y arrástrelo hacia la parte inferior del conjunto de datos. Y viola! Ahora ha usado funciones de Excel, ha creado sus propias fórmulas en Excel y celdas formateadas para hacerlas más atractivas visualmente..

Espero que esto haya ayudado! Intentaré escribir más cosas así para características más avanzadas de Excel y otros productos de Office. Por favor, deje sus comentarios en este tutorial de Excel! Disfrutar!