Busque el correo electrónico de Outlook por remitente, fecha, palabra clave, tamaño y más

La búsqueda en el correo electrónico de Outlook puede resultar una tarea difícil si eres alguien como yo con múltiples archivos PST y decenas de miles de correos electrónicos que abarcan décadas. La mayoría de los entornos corporativos usan Outlook para el correo electrónico y muchas personas terminan teniendo correos electrónicos comerciales y personales almacenados en Outlook.

En versiones anteriores de Outlook, necesitaba complementos de terceros como Xobni para buscar su correo electrónico rápidamente. Afortunadamente, desde Office 2010, Microsoft ha creado una función de búsqueda utilizable que realmente funciona y le permite encontrar correos electrónicos rápidamente utilizando una amplia variedad de filtros. Puede buscar texto, direcciones, archivos adjuntos, remitentes, etc. y puede filtrar por fecha, tamaño, tema, importancia y más.

En este artículo, te mostraré cómo asegurarte de que todos tus correos electrónicos estén indexados por Windows y luego cómo realizar diferentes tipos de búsquedas según lo que estés buscando..

Tenga en cuenta que este artículo asume que está trabajando en Office 2010, 2013 o 2016, ya que esas versiones son las mejores para buscar.

Activar la indexación

Antes de poder realizar búsquedas rápidas a la luz en Outlook, debe asegurarse de que todos sus correos electrónicos hayan sido indexados. Para verificar esto, siga adelante y haga clic en el cuadro de búsqueda que ve en la parte superior de su buzón de correo electrónico..

Al hacer clic en el cuadro de búsqueda, verá la Herramientas de búsqueda La pestaña aparece en la cinta. En el extremo derecho, haga clic en Herramientas de búsqueda y luego haga clic en Opciones de búsqueda.

Debajo Fuentes, haga clic en el Opciones de indexación botón.

Esto te llevará a Windows Opciones de indexación Pantalla donde puede seleccionar y elegir las distintas ubicaciones que desea indexar. Si no ves Microsoft Outlook en la lista, debe hacer clic en el Modificar botón.

Adelante adelante Microsoft Outlook y luego haga clic en Aceptar.

Windows comenzará a indexar los correos electrónicos de inmediato y puede verificar cuándo se realiza al hacer clic en Estado del índice debajo de las herramientas de búsqueda como se muestra arriba.

Verá un mensaje que indica cuántos elementos quedan para ser indexados y una vez completados, dirá que Outlook ha terminado de indexar todos sus elementos. Ahora vamos a aprender cómo buscar en Outlook.

Realizando búsquedas en Outlook

Para comenzar a buscar en Outlook, haga clic en Bandeja de entrada o haga clic en una carpeta específica. Si hace clic en Bandeja de entrada, notará que la casilla tendrá Buscar buzón actual listado Puede hacer clic en el pequeño menú desplegable a la derecha y elegir entre otras opciones como Carpeta actual, Subcarpetas, y Todos los elementos de Outlook.

Cuando haces clic en la bandeja de entrada, Buzón actual se selecciona automáticamente. Esto buscará en todo el correo en todo el buzón, incluido todo en la Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados, Bandeja de salida, etc. Si hace clic en una carpeta específica, el cuadro de búsqueda aparecerá de forma predeterminada Carpeta actual, que solo buscará el correo electrónico en esa carpeta particular sin incluir subcarpetas.

Si tiene una carpeta que tiene subcarpetas, asegúrese de seleccionar Subcarpetas desde el menú desplegable para buscar solo las subcarpetas.

Ahora que entendemos eso, aprendamos cómo realizar varios tipos de búsquedas en Outlook. Hay dos maneras de hacerlo: usando la cinta de búsqueda o usando la sintaxis de consulta de búsqueda. Como podría decir, la última opción es más técnica, pero le permite crear algunas búsquedas complicadas.

Usando las herramientas de búsqueda en Outlook

Comencemos con el método más fácil que funcionará bien para la mayoría de las personas. Haga clic en el cuadro de búsqueda una vez que haya elegido Bandeja de entrada o una carpeta y luego haga clic en Herramientas de búsqueda en la cinta Echemos un vistazo a todas las diferentes opciones..

En el extremo izquierdo está el Alcance, que es lo mismo que el cuadro desplegable que mencioné anteriormente. El siguiente es Resultados, que no estará activo hasta que realice una búsqueda. De forma predeterminada, Outlook solo le mostrará los elementos más recientes que coincidan con una búsqueda y es posible que no le muestre todos los resultados. Puede hacer clic Incluir resultados anteriores para mostrar todos los resultados o desplácese hasta la parte inferior de los resultados de búsqueda y elija Mostrar más.

Refinar es donde realmente podemos profundizar y encontrar exactamente lo que estamos buscando. En primer lugar, ¿cómo hacemos para buscar el texto exacto en Outlook? Digamos que desea encontrar todos los correos electrónicos con su SSN o con una palabra específica. En estos casos, solo usas comillas dobles..

Arriba, busqué la palabra sherlock Poniéndolo entre comillas dobles. Si la palabra está en la línea de asunto, se resaltará en amarillo. Al hacer clic en cualquiera de los correos electrónicos, también verá la palabra resaltada para usted, que es conveniente.

Ese es uno de los tipos de búsquedas más comunes. Otra búsqueda común es por remitente. Esto es realmente fácil de hacer en Outlook. Simplemente haga clic en el Desde botón en la cinta y comience a escribir el nombre de la persona o la dirección de correo electrónico.

Si desea agregar más criterios de búsqueda, como solo ver correos electrónicos de un remitente en particular que tiene archivos adjuntos, simplemente haga clic en Tiene adjuntos botón.

Puede seguir agregando más filtros para reducir el conjunto de resultados de los correos electrónicos. La mayoría de las otras opciones se explican por sí mismas como No leídas, Marcadas, Importantes, etc. Si desea buscar por fecha, puede hacer clic en Esta semana y obtendrá un par de opciones como Esta semana, Este mes, Este Año, etc, pero eso es todo..

Si desea buscar por fecha o hacer algo como encontrar los correos electrónicos más antiguos en Outlook, debe usar la opción Búsqueda avanzada o la sintaxis de consulta. Empecemos con Búsqueda avanzada. Para acceder a él, debe hacer clic nuevamente en Herramientas de búsqueda y elegir Búsqueda avanzada.

Tenga en cuenta que esta búsqueda solo busca la carpeta actual que ha seleccionado de forma predeterminada. Si desea buscar todo, debe hacer clic en el Vistazo botón en la parte superior derecha.

Si desea buscar todo, seleccione Bandeja de entrada y luego marque Buscar subcarpetas caja en la parte inferior.

Ahora en la pantalla de búsqueda principal, verás Hora en la parte inferior, pero le da solo las mismas opciones que el menú desplegable en la cinta. Para hacer una búsqueda más avanzada, tienes que hacer clic en el Avanzado lengüeta.

Aquí tienes que construir tus propios criterios de búsqueda. Haga clic en Campo,luego ve a Campos de fecha / hora y seleccione Recibido. Ahora haga clic en Condición y desplácese hacia abajo hasta que vea otras opciones como sobre o después, en o antes, y Entre.

Si tu eliges Entre, A continuación, puede escribir fechas como 01/01/2005 y 31/12/2005. y luego haga clic Agregar a la lista. Así es como se ve mi búsqueda.

Tenga en cuenta que puede seguir agregando más criterios a la lista para reducir los resultados. En mi ejemplo anterior, solo recibiré todos los correos electrónicos en ese intervalo de fechas, que probablemente serán demasiados.

Si desea encontrar el correo electrónico más antiguo en Outlook, elija el en o antes Condición y luego simplemente escriba cualquier fecha que crea que es bastante antigua..

Ajusta la fecha dependiendo de cuántos correos electrónicos recibas. Con esta búsqueda debería ser bastante fácil encontrar el correo electrónico más antiguo en todo su archivo de Outlook..

Otra búsqueda popular es buscar el correo electrónico más grande en su archivo PST. Para ello, haga clic en el Más elecciones Haga clic en la pestaña Búsqueda avanzada y verá una opción para el tamaño en la parte inferior. Escoger mas grande que y luego escriba un valor en kilobytes. Si desea encontrar correos electrónicos de más de 5 MB, por ejemplo, debería escribir 5000.

Estas son solo algunas de las búsquedas que puede realizar utilizando Búsqueda avanzada. Además, puede escribir todo esto en el cuadro de búsqueda utilizando la sintaxis de búsqueda y obtener los mismos resultados. Por ejemplo, simplemente puedo escribir tamaño del mensaje:> 5MB y obtener los mismos resultados.

No pasaré por todas las diferentes opciones de búsqueda en esta publicación porque Microsoft tiene una página que enumera todas las diferentes opciones de sintaxis de búsqueda. Con suerte, al utilizar las herramientas anteriores, podrá encontrar el correo electrónico que estaba buscando. Disfrutar!