6 consejos para no tener reuniones inútiles
Ya sea ad hoc o programado, la mayoría de las reuniones no parecen ayudar en absoluto cuando se trata de hacer el trabajo. Usted pensaría que hacer que todas las personas involucradas en el proyecto se sienten y hablen sobre los problemas que surgieron, y luego se proponga una lluvia de ideas para encontrar formas de resolverlos, sería útil de una u otra manera. Bueno, estos chicos de WebEx dicen que las reuniones no tienen sentido. Y estoy bastante seguro de que la mayoría de ustedes está de acuerdo, porque alguien fue e hizo esto: una calculadora para averiguar cuánto dinero se desperdiciaba solo por tener reuniones!
Bromas aparte, una reunión mal gestionada alejará a los empleados de lo que se les paga por hacer, dejando los teléfonos sin atender y los correos electrónicos sin respuesta. Y lo peor de todo, la mayoría de las veces, las personas salen de la reunión con más que hacer - genial, Justo lo que necesitaba, más cosas que hacer. Pero eso no quiere decir que las reuniones deben sacarse completamente del lugar de trabajo. Aquí hay algunas sugerencias para ayudar a acelerar las cosas en una reunión..
1. Se van en sesenta minutos.
Debe ser un delito que las reuniones duren más de una hora. Heck, debería ser un pecado para programado reuniones para durar tanto tiempo. La lógica es simple: ¿cuál es el punto de alejar a sus empleados de su trabajo para que puedan hablar sobre lo que están haciendo?
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Si solo se trata de un informe, siempre pueden enviarle una propuesta o hacerlo con un archivo adjunto de correo electrónico de 23 KB. Si todo lo que desea es mantenerse al día, llevar al jefe de departamento a su oficina o ir a buscar una taza de té con él o ella después del trabajo, obtener la información que necesita y luego devolverlos a la naturaleza 15 minutos después.
Las reuniones de progreso semanales difícilmente pueden ser útiles, ya que la mayoría de los trabajos necesitan más de una semana para que se realicen, y haría ser tonto simplemente sentarse y mirarnos unos a otros si no tenemos nada que informar.
La cuestión es: Las reuniones deben aumentar la productividad, no retrasar los procesos. Haz que cada reunión sea importante y haz que cuenten.
2. Nod-ders, mantener fuera
Hay muchas reuniones donde hubo una persona que habló y todos los demás estuvieron de acuerdo con el hablaer. Si las reuniones estuvieran allí solo para escuchar el apoyo de la gente, también podría colocar una grabación del orador en la sala de reuniones para que todos puedan asentir..
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Para arreglar esto, solo hay que tomar decisiones en la sala. Y quieres que los que no temen decir lo que piensan. Usted quiere al ejecutivo que luchará por la porción del presupuesto de su departamento allí. Desea que el gerente, que puede defenderse de la carga de trabajo adicional e irrelevante, hable en su nombre. Quieres que ese valiente supervisor tuyo le diga a tu jefe: "No, papá. Estamos no conseguirte un carro nuevo El equipo quiere ir a Bangkok este año, ¡y vamos a beber champán en el vuelo! "
La cuestión es: Si va a quedar atrapado en una reunión, tener un poco de diversidad en las decisiones tomadas valdrá la pena..
3. ¿De qué estamos hablando??
¿Cuántas veces durante una reunión, uno de sus compañeros le pregunta a su gerente algo irrelevante para el tema en cuestión, y pasan al menos una (otra) hora tratando de resolverlo mientras juega con su teléfono, tratando de no parecer molesto??
No es raro que la línea de pensamientos de uno se desvíe por una pregunta repentina, pero si al responder esa pregunta y todas las demás cuestiones de la lista de la agenda quedan sin respuesta, esto afectará la productividad del resto del personal..
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Haz un punto para tener un limitado la cantidad de agenda a alcanzar a través de cada reunión y asegúrese de que quien preside la reunión logre las agendas preestablecidas; ni mas ni menos. Use la marca de los sesenta minutos como impulso para que las agendas se aclaren lo antes posible. Si hay otras cosas que atender, y si es solo entre algunas personas en lugar de todo el equipo que está sentado dentro de la sala de reuniones, pídales que lo lleven afuera, antes o después de la reunión.
La cuestión es: Mantente en el camino para que tus reuniones valgan la pena.
4. Las ideas son baratas; ven con soluciones
Nada explica un mal final en una reunión que tener asistentes que vienen con la mente en blanco. Hoy en día, las sugerencias vacías simplemente no lo cortarán. Los jefes quieren registros de seguimiento. Los gerentes quieren ROI. Los ejecutivos quieren la viabilidad. Y no solo quieren bombillas encendidas, sino pruebas de que una idea puede y será trabajo. Para obtener esa prueba, primero debe hacer su investigación.
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Cuando no lo haces, esto sucede..
Ashkin Fureit: ¿Sabes qué? Creo que deberíamos intentar cambiar a un nuevo proveedor..Tú: A quien tienes en mente?Ashkin Fureit: Oh, no conozco ningún proveedor nuevo. Pensé que sería una buena idea cambiar a una nueva, ya que esta siempre llega tarde..
El grupo comienza a pasar la pelota, desperdiciando otros 15 minutos, antes de saltar a la siguiente agenda. En la próxima reunión, el mismo proveedor todavía se utiliza.
Si Ashkin ya tenía en sus manos los contactos de proveedores alternativos, sus cotizaciones y las fechas de entrega propuestas, el equipo podría decidir allí y luego qué nuevo proveedor tomar. Este problema se habría resuelto en menos de cinco minutos..
La cuestión es: Toma posesión de tus ideas y comienza por delante. Deja de sugerir ideas brillantes solo para esperar a que alguien más lo ejecute.
5. Cristal claro podría cortarlo
¿Con qué frecuencia sale de una reunión pensando que su gerente había dicho una cosa pero no fue lo que escuchó? Consigue que todo se aclare antes de que te vayas. Si la comunicación es un problema persistente, es una buena idea que su gerente se repita a sí mismo mientras tiene otros testigos en la sala..
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La cuestión es: Aclare los objetivos de su equipo antes de que todos comiencen a correr en diferentes postes..
Si esto no funciona, prueba el siguiente consejo..
6. dame un minuto
Las actas de las reuniones son excelentes herramientas para poner en marcha las cosas si sabes cómo hacerlas correctamente. Para empezar, debe tener una serie de cosas: lo que se ha decidido; lo que hay que hacer y quién está a cargo de hacerlo; y los plazos para ello. Lo primero aseguraría que la reunión fuera realmente útil para algo, la segunda asegura que a todos se les asignaron sus respectivos roles y la tercera, literalmente, los hace sudar..
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Si sale sin saber lo que acaba de suceder en la sala de reuniones, el minuto lo ayudará a usted ya todos los demás a orientarse correctamente. De lo contrario, ¿para qué sirven las reuniones??
La cuestión es: Nadie se engaña cuando las cosas se entintan.
Conclusión
Uno sabe que no debe generalizar, por eso me gustaría conocer sus opiniones sobre las reuniones: ¿funcionan? ¿Son necesarios en el lugar de trabajo de hoy? ¿Ha olvidado su oficina el estresante ritual semanal o mensual que es la reunión de la oficina? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
