Adjuntos, Firmas y Seguridad

En esta lección, nos centramos en los archivos adjuntos y en cómo puede mejorar sus mensajes de correo electrónico con una firma personalizada.

NAVEGACION ESCOLAR

1. Conociendo Gmail
2. La aplicación móvil, redacción de mensajes y conversaciones.
3. Gestión de la bandeja de entrada y etiquetas
4. Filtros de correo y el sistema estelar
5. Adjuntos, Firmas y Seguridad
6. Invitaciones y respondedores de vacaciones
7. Usa Gmail como una lista de tareas
8. Múltiples cuentas, atajos de teclado y cierre de sesión remoto
9. Use su cuenta de Gmail para acceder a otras cuentas
10. Power Tips y Gmail Labs

Cerramos las cosas con información sobre cómo proteger mejor los datos de su cuenta y también hacemos una copia de seguridad de sus datos a nivel local para que siempre los tenga, incluso si elimina su cuenta..

Archivos adjuntos

Agregar un archivo adjunto a un correo electrónico en Gmail es fácil. Lo mejor de todo, con Gmail, puede evitar la vergüenza de enviar un correo electrónico de seguimiento si olvida adjuntar un archivo..

NOTA: los mensajes de Gmail pueden tener un tamaño de hasta 25 megabytes (MB). Si necesita enviar archivos adjuntos en el mensaje que causan que tenga más de 25 MB, puede insertar archivos de Google Drive en su lugar. No hay límite para la cantidad de archivos adjuntos permitidos por mensaje, siempre y cuando no exceda el límite de tamaño de 25 MB..

Una forma es hacer clic en "Adjuntar archivos" en la parte inferior de la ventana "Componer".

Seleccione sus archivos para adjuntarlos al mensaje en el cuadro de diálogo "Abrir". Puede adjuntar varios archivos a la vez seleccionando varios archivos de la misma forma que lo haría en el Explorador de Windows. Haga clic en "Abrir" para adjuntar los archivos seleccionados.

El progreso del archivo adjunto de los archivos se muestra en la parte inferior del mensaje.

Ahora, ¿qué pasa si olvidas adjuntar tus archivos? Gmail no te dejará olvidar. Gmail reconoce cuando has escrito ciertas frases en el cuerpo de tu mensaje y, antes de enviar el mensaje, aparece un mensaje recordatorio..

Haga clic en "Cancelar" y adjunte los archivos antes de enviar el mensaje.

Cualquiera de las siguientes frases le pedirá al recordatorio del adjunto que muestre.

• ver adjunto
• ver archivo adjunto
• ver el adjunto
• adjunto a este correo electrónico
• He adjuntado
• He adjuntado
• He incluido
• He incluido
• archivo adjunto

Utilice arrastrar y soltar para adjuntar archivos

También puede arrastrar y soltar archivos en un mensaje que está redactando para adjuntarlos. Simplemente arrastre un archivo desde una ventana del Explorador al mensaje que está redactando.

Configurar una firma de correo electrónico en Gmail Mobile

Una firma de correo electrónico le permite incluir automáticamente algunas líneas de información de contacto (o cualquier otra información) en la parte inferior de cada mensaje de correo electrónico saliente, lo que le permite publicitar su negocio o usted mismo fácilmente..

Gmail le permite configurar una firma para incluirla en los mensajes que redacta..

Para configurar una firma que se adjuntará automáticamente a los correos electrónicos que redactes en Gmail, haz clic en el botón de configuración y selecciona "Configuración" en el menú desplegable. Manténgase en la pestaña "General", desplácese hasta la sección "Firma" y seleccione la opción debajo de "Sin firma" para activar la función.

Ingrese el texto que desea utilizar como su firma. Si tiene un logotipo, puede insertarlo como una imagen con su texto o solo. También puede agregar hipervínculos al texto en su firma, seleccionando el texto para el enlace y haciendo clic en el botón "Enlace" en la barra de herramientas.

NOTA: Si desea agregar una imagen a su firma, necesita usar una imagen que esté disponible públicamente en la web. Por ejemplo, para usar el logotipo de su empresa, puede encontrarlo en el sitio de su empresa y copiar la URL desde allí. Necesita una URL web para incluir una imagen en su firma. Si la imagen que desea utilizar aún no está disponible en la web, puede usar sitios como Blogger y Google Sites para crear un sitio web simple y cargar su imagen en él. O bien, puede utilizar un servicio de alojamiento de imágenes..

En “Enlace a”, especifique si el enlace es a una “Dirección web” o a una “Dirección de correo electrónico”. Ingrese la URL o la dirección de correo electrónico en el cuadro “¿A qué URL debe ir este enlace?”. Si desea probar el enlace para asegurarse de que funciona, haga clic en "Probar este enlace". Cuando esté satisfecho, haga clic en "Aceptar".

Se inserta el enlace. Cuando el cursor está en cualquiera de los textos vinculados, se muestran opciones adicionales. Puede "Ir a [el] enlace," Cambiar "el enlace o" Eliminar "el enlace. Para ocultar estas opciones, haga clic en la "X" en el lado derecho del cuadro o haga clic en cualquier otro texto no vinculado en la firma.

Gmail inserta automáticamente dos guiones (-) sobre su firma, separándolos del cuerpo del mensaje de correo electrónico, como se muestra a continuación.

Puede optar por dejar de lado los guiones. Para hacerlo, seleccione la casilla de verificación "Insertar esta firma antes del texto citado en las respuestas y quite la línea '-' que la precede". Tenga en cuenta que esta opción también insertará su firma antes del texto citado en las respuestas.

Haga clic en "Guardar cambios".

Puede editar o eliminar la firma manualmente una vez que se inserta en un nuevo mensaje.

Configurar una firma de correo electrónico en Gmail Mobile

La aplicación móvil de Gmail le permite configurar una firma para su uso en la aplicación que está separada de la firma que configuró en Gmail en un navegador.

Le mostraremos cómo configurar una firma en un teléfono Android. Para agregar una firma en la aplicación Gmail en un teléfono Android, haga clic en el botón de menú de su teléfono y seleccione "Configuración" en el menú emergente.

En la pantalla "Configuración", toque la dirección de correo electrónico de la cuenta para la que desea configurar una firma.

Toque la opción "Firma" en la pantalla "Configuración".

Ingrese su firma en el cuadro de diálogo emergente "Firma" y toque "Aceptar".

NOTA: puede presionar "Enter" en la firma para colocar el texto de su firma en varias líneas, sin embargo, no puede agregar hipervínculos al texto de su firma en la aplicación Gmail.

La firma se muestra debajo de la opción "Firma" en la pantalla "Configuración".

Presione el botón "Atrás" en su teléfono dos veces para regresar a su bandeja de entrada. Toque el botón "Componer".

La firma que ha definido se agrega automáticamente al nuevo mensaje de correo electrónico..

Configurar múltiples firmas

Solo puedes agregar una firma en Gmail. Sin embargo, hay una forma de evitar esta limitación en el navegador. Si necesita varias firmas en Gmail, puede crear otras adicionales utilizando la función "Respuestas enlatadas" en los laboratorios de Gmail.

Cubriremos esta función en la Lección 10 cuando hablemos sobre funciones avanzadas en Gmail Labs.

Mantenga su cuenta y datos seguros

Queremos cambiar de tema un poco por el resto de esta lección para enfocarnos en la seguridad de la cuenta y hacer una copia de seguridad de sus datos. Como mantendrá gran parte de su vida en (contactos, calendarios, tareas, etc.) en su cuenta de Gmail, es imperativo que sepa cómo mantenerla segura y, si es necesario, cómo respaldar sus datos en caso de que , por ejemplo, alguna vez decides que quieres eliminar tu cuenta.

Asegure sus datos usando la configuración de la cuenta de Google

Puede cambiar su contraseña, las opciones de recuperación de la cuenta y las notificaciones en la sección "Seguridad" de la sección "Cuentas".

Para acceder a la pantalla "Cuentas", haga clic en el botón de engranaje de "Configuración" y seleccione "Configuración" en la lista desplegable. Haga clic en "Cuentas" en la parte superior de la pantalla "Configuración".

En la sección "Cambiar la configuración de la cuenta", puede cambiar su contraseña, cambiar las opciones de recuperación de su contraseña y acceder a otras "configuraciones de la cuenta de Google".

Cambia tu contraseña de Gmail

Es una buena idea cambiar sus contraseñas de vez en cuando para evitar el acceso no autorizado a sus cuentas en línea, incluido Gmail. Si sospecha que alguien pudo haber accedido a su cuenta de Gmail, debe cambiar su contraseña inmediatamente..

Para cambiar su contraseña, acceda a la pantalla principal de "Cuentas" como se describe anteriormente. En la sección "Cambiar la configuración de la cuenta", haga clic en el enlace "Cambiar contraseña".

En la pantalla "Cambie su contraseña", ingrese su "Contraseña actual" y luego ingrese una "Nueva contraseña", nuevamente en "Confirmar nueva contraseña", y haga clic en "Cambiar contraseña" para aceptar el cambio.

Recupere o restablezca su contraseña de Gmail si la ha olvidado

Si ha olvidado su contraseña de Gmail, hay algunas formas de recuperarla o restablecerla..

Acceda a la sección "Cuentas" en la pantalla "Configuración", como se explicó anteriormente. Haga clic en el enlace "Cambiar las opciones de recuperación de contraseña" en "Cambiar la configuración de la cuenta".

Use la pantalla de "Opciones de recuperación de cuenta" para asegurar aún más su cuenta de Google y para proporcionar formas de acceder a la cuenta si olvida su contraseña.

Puede proporcionar un número de "teléfono móvil" para ayudar a proteger su cuenta, una "dirección de correo electrónico de recuperación" que le permite a Google comunicarse con usted sobre los cambios en su cuenta y una "dirección de correo electrónico alternativa", que proporciona otra dirección de correo electrónico de recuperación, así como otro método para iniciar sesión en su cuenta de Google.

También puede asignar una "pregunta de seguridad" a su cuenta para establecer que esta es realmente su cuenta cuando se comunique con Google al respecto..

Realice los cambios que desee en las opciones de recuperación de su cuenta y haga clic en "Guardar" cuando haya terminado..

Obtenga una capa adicional de seguridad mediante la verificación en dos pasos

La sección "Seguridad" de la pantalla "Cuentas" también le permite aplicar la verificación de 2 pasos a su cuenta para proporcionar una capa adicional de seguridad utilizando su teléfono móvil.

En pocas palabras, cuando elige agregar una verificación de 2 pasos a su cuenta de Google, al ingresar su contraseña, Google enviará un código numérico a su teléfono móvil. Luego verifica su identidad ingresando el código en la siguiente pantalla, es decir, el segundo paso.

Consulte nuestro artículo sobre cómo proteger su cuenta de Google mediante la verificación en dos pasos para obtener información detallada sobre cómo configurar esta función..

Proteja su privacidad usando las opciones de imágenes externas

Hasta ahora, de forma predeterminada, Gmail siempre te ha preguntado antes de mostrar imágenes en los correos electrónicos. Algunos remitentes podrían intentar usar imágenes para enviar virus o malware a su computadora o dispositivo móvil, comprometiendo su seguridad.

A partir de diciembre de 2013, Google cambió la forma en que Gmail maneja las imágenes en el correo electrónico. En su navegador, Gmail mostrará imágenes en sus mensajes automáticamente ahora. Este cambio se lanzará a Gmail para Android e iOS "a principios de 2014".

Sin embargo, los mensajes de Gmail seguirán siendo seguros. Normalmente, las imágenes se sirven directamente desde los servidores host externos originales. Sin embargo, ahora Gmail servirá todas las imágenes a través de los propios servidores proxy seguros de Google. Esto te protege de las siguientes maneras:

• Los remitentes no pueden usar la carga de imágenes para obtener información como su dirección IP o ubicación.
• Los remitentes no pueden establecer o leer cookies en su navegador.
• Gmail comprueba tus imágenes en busca de virus o malware conocidos.

Gmail continuará analizando cada mensaje en busca de contenido sospechoso y si Gmail considera un remitente o un mensaje sospechoso o potencialmente dañino, no se mostrarán las imágenes y se le preguntará si desea ver las imágenes..

Por lo tanto, Google seguirá siendo responsable de la seguridad de las imágenes recibidas a través de Gmail. Según Google, "su correo electrónico ahora será más seguro, más rápido y más hermoso que nunca".

Elija si desea mostrar imágenes automáticamente en la configuración

Si no desea que las imágenes se muestren automáticamente, aún puede elegir mostrarlas mensaje por mensaje..

Vea nuestro artículo en How-To Geek para obtener más información sobre esta función y sobre cómo cambiar la configuración para que pueda decidir mostrar imágenes para cada mensaje por separado..

Copia de seguridad de sus datos

Siempre se le ha enseñado que es una buena idea hacer una copia de seguridad de sus datos, como documentos, notas, etc., y lo mismo ocurre con los correos electrónicos, los datos del calendario y los contactos..

Ahora tiene la capacidad en Gmail para exportar una copia de sus datos de varios productos de Google, como Calendario y Contactos, y pronto podrá exportar una copia de sus mensajes de Gmail..

Cada servicio de Google se archiva en un formato diferente. Para obtener información sobre cada uno de los formatos disponibles para los diferentes servicios, consulte la página de ayuda de Google.

Para archivar sus datos de Google, haga clic en el botón de "Configuración" y seleccione "Configuración" en el menú desplegable, y haga clic en la pestaña "Cuentas" en la pantalla "Configuración".

En la sección "Cambiar la configuración de la cuenta" en la pantalla "Cuentas", haga clic en el enlace "Configuración de la cuenta de Google".

En la pantalla "Cuentas", haga clic en "Descargar sus datos" en "Cuenta".

En la pantalla "Descargar una copia de sus datos", haga clic en "Crear un archivo".

La siguiente pantalla le permite seleccionar los productos de Google para los que desea descargar sus datos. Siga las instrucciones en las pantallas para crear su archivo.

También puede hacer clic en el enlace "Mis archivos" en la esquina superior derecha para acceder a sus archivos y descargarlos a su computadora.

Copia de seguridad de su cuenta de Gmail utilizando otros métodos

También puede usar una herramienta de código abierto llamada GMVault para descargar una copia de seguridad de su cuenta de Gmail. Esta es una herramienta de línea de comandos que se puede usar en Windows, Linux y Mac OS X.

Si no se siente cómodo usando una herramienta de línea de comandos, puede usar el cliente de correo electrónico gratuito Thunderbird para descargar y hacer una copia de seguridad de su correo electrónico desde su cuenta de Gmail.

Si usa Ubuntu, hemos descrito cómo usar un programa llamado Getmail para hacer una copia de seguridad de su cuenta de Gmail.

Incluso puede hacer una copia de seguridad de sus mensajes de Gmail reenviándolos automáticamente a otra dirección de correo electrónico. La ayuda de Google describe cómo hacer esto. Tenga en cuenta que este método solo respaldará el correo electrónico que reciba, no su correo enviado.

A continuación…

Agregar archivos adjuntos a los mensajes de Gmail es instantáneo y, lo mejor de todo, si eres del tipo olvidadizo, el sistema te lo recordará. Es una buena noticia, especialmente si ha agregado una firma de aspecto profesional elegante y no quiere avergonzarse olvidando incluir un archivo.

Más importante aún, ahora tiene una mejor comprensión de las opciones de seguridad que están disponibles para usted, y la mejor manera de mantener segura su cuenta mientras mantiene la integridad de sus valiosos datos..

La próxima lección tratará sobre las invitaciones y el personal de vacaciones para que nunca se pierda un evento importante y le permita a la gente saber rápidamente cuándo está fuera de la oficina y cuándo regresará..