Definiendo y creando una fórmula

En esta lección, le presentamos las reglas básicas para crear fórmulas y usar funciones. Creemos que una de las mejores maneras de aprender es a través de la práctica, por lo que proporcionamos varios ejemplos y los explicamos en detalle. Los temas que cubriremos incluyen:

NAVEGACION ESCOLAR

¿Por qué necesitas fórmulas y funciones??
Definiendo y creando una fórmula
Referencia de celda relativa y absoluta, y formateo
Funciones útiles que deberías conocer
Búsquedas, gráficos, estadísticas y tablas dinámicas

filas y columnas
Ejemplo de función matemática: SUM ()
operadores
precedencia del operador
Ejemplo de función financiera: PMT (), pago de préstamo.
usar una función de "cadena" ("cadena" es una abreviatura de "cadena de texto") dentro de una fórmula y funciones de anidación

Las fórmulas son una mezcla de "funciones", "operadores" y "operandos". Antes de escribir algunas fórmulas, necesitamos crear una función, pero antes de que podamos crear una función, primero debemos entender la notación de filas y columnas..

Filas y columnas

Para entender cómo escribir fórmulas y funciones, necesita saber acerca de filas y columnas.

Las filas se ejecutan horizontalmente y las columnas se ejecutan verticalmente. Para recordar cuál es cuál, piense en una columna que sostiene un techo: las columnas van hacia arriba y hacia abajo y, por lo tanto, las filas van de izquierda a derecha.

Las columnas están etiquetadas por letras; filas por números La primera celda de la hoja de cálculo es A1, que significa columna A, fila 1. Las columnas están etiquetadas como A-Z. Cuando se agota el alfabeto, Excel coloca otra letra en el frente: AA, AB, AC ... AZ, BA, BC, BC, etc..

Ejemplo: Función Suma ()

Ahora vamos a demostrar cómo usar una función.

Las funciones se utilizan al escribirlas directamente o al usar el asistente de funciones. El asistente de funciones se abre cuando selecciona una función del menú "Fórmulas" de la "Biblioteca de funciones". De lo contrario, puede escribir = en una celda y un menú desplegable le permitirá elegir una función.

El asistente le dice qué argumentos debe proporcionar para cada función. También proporciona un enlace a las instrucciones en línea si necesita ayuda para entender qué hace la función y cómo usarla. Por ejemplo, si escribe = suma en una celda, el asistente en línea le muestra qué argumentos son necesarios para la función SUMA.

Cuando escribe una función, el asistente está en línea o directamente en sus dedos. Cuando selecciona una función del menú "Fórmulas", el asistente es un cuadro emergente. Aquí está el asistente emergente para la función SUM ().

Para nuestra primera función, usemos SUM (), que agrega una lista de números.

Supongamos que tenemos esta hoja de cálculo para contener los planes para presupuestar las vacaciones de su familia:

Para calcular los costos totales, puede escribir = b2 + b3 + b4 + b5 pero es más fácil usar la función SUM ().

En Excel, busque el símbolo Σ en la esquina superior izquierda de la pantalla de Excel para encontrar el botón Autosum (los matemáticos usan la letra griega Σ para agregar una serie de números).

Si el cursor está debajo de los números del presupuesto familiar, Excel es lo suficientemente inteligente como para saber que desea sumar la lista de números arriba donde colocó el cursor, por lo que resalta los números..

Presione “enter” para aceptar el rango seleccionado por Excel o use el cursor para cambiar las celdas seleccionadas.

Si miras lo que Excel pone en la hoja de cálculo, puedes ver que escribió esta función:

En esta fórmula, Excel suma los números de B2 a B9. Tenga en cuenta que dejamos algo de espacio debajo de la fila 5 para que pueda agregarlo al presupuesto de vacaciones familiares. El costo aumentará a medida que la lista de niños de lo que quieren hacer y adónde quieren ir crezca.!

Las funciones matemáticas no funcionan con letras, por lo que si coloca letras en la columna, el resultado se muestra como "# ¿NOMBRE?" Como se muestra a continuación.

#¿NOMBRE? Indica que hay algún tipo de error. Podría ser cualquier cantidad de cosas, incluyendo:

mala referencia celular
usando letras en funciones matematicas
omitiendo los argumentos requeridos
Nombre de la función de ortografía equivocado
Operaciones de matemáticas ilegales como división por 0

La forma más fácil de seleccionar los argumentos en un cálculo es usar el mouse. Puede agregar o eliminar de la lista de argumentos a la función al ampliar o reducir el cuadro que Excel dibuja cuando mueve el mouse o hace clic en otra celda..

Hemos hecho clic en la parte superior del cuadro dibujado por Excel para sacar los "boletos de avión" del presupuesto. Puede ver el símbolo de cruz que puede dibujar para aumentar o reducir el rango seleccionado.

Pulse "enter" para confirmar los resultados..

Operadores de cálculo

Hay dos tipos de operadores: matemáticas y comparación.

Operador de matematicas	Definición
+	adición
-	resta o negación, por ejemplo, 6 * -1 = -6
*	multiplicación
/	división
%	por ciento
^	exponente, por ejemplo 2⁴= 2 ^ 4 = 2 * 2 * 2 * 2 = 16

Hay otros operadores que no están relacionados con las matemáticas, como "&", que significa concatenar (unir de extremo a extremo) dos cadenas. Por ejemplo, = "Excel" y "es divertido" es igual a "Excel es divertido".

Ahora nos fijamos en los operadores de comparación..

Operador de comparación	Definición
=	es igual, por ejemplo, 2 = 4 o "b" = "b"
>	mayor que, por ejemplo, 4> 2 o "b"> "a"
<	menos de, por ejemplo, 2 < 4 or “a” < “b”
> =	mayor o igual que - otra manera de pensar en esto es> = significa ya sea > o =.
<=	Menos que o igual a.
	no es igual a, por ejemplo, 46

Como puedes ver arriba, los operadores de comparación trabajan con números y texto..

Tenga en cuenta que si ingresa = "a"> "b" en una celda, dirá "FALSO" ya que "a" no es mayor que "b". "B" aparece después de "a" en el alfabeto, por lo que "a" > "B" o "B"> "a".

Precedencia de orden del operador

El orden de precedencia es una idea de las matemáticas. Excel tiene que seguir las mismas reglas que las matemáticas. Este tema es más complicado, así que respira y vamos a bucear.

La prioridad de orden es el orden en que la computadora calcula la respuesta. Como explicamos en la Lección 1, el área de un círculo es πr², que es lo mismo que π * r * r. Es no (πr)².

Así que tienes que entender la prioridad de orden cuando escribes una fórmula.

En general, puedes decir esto:

Excel primero evalúa los elementos entre paréntesis trabajando de adentro hacia afuera.
A continuación, utiliza las reglas de precedencia de orden de las matemáticas..
Cuando dos elementos tienen la misma prioridad, Excel funciona de izquierda a derecha..

La precedencia de los operadores matemáticos se muestra a continuación, en orden descendente.

(y)	Cuando se utilizan paréntesis, anulan las reglas normales de precedencia. Esto significa que Excel hará este cálculo primero. Explicamos esto más abajo..
-	Negación, por ejemplo, -1. Esto es lo mismo que multiplicar un número por -1. -4 = 4 * (-1)
%	Porcentaje, los medios se multiplican por 100. Por ejemplo, 0.003 = 0.3%.
^	Exponente, por ejemplo, 10 ^ 2 = 100
* y /	Multiplica y divide. ¿Cómo pueden dos operadores tener la misma prioridad? Solo significa que si una fórmula tiene dos operadores más con la misma precedencia, entonces el cálculo se realiza de izquierda a derecha.
+ y -	Adición y sustracción.

Hay otras reglas de precedencia relacionadas con cadenas y operadores de referencia. Por el momento, nos limitaremos a lo que acabamos de cubrir. Ahora, veamos algunos ejemplos..

Ejemplo: calcular el área de un círculo

El área de un círculo es= PI () * radio ^ 2.

Mirando la tabla de arriba vemos que los exponentes vienen antes de la multiplicación. Entonces, la computadora primero calcula el radio ^ 2 y luego multiplica ese resultado por Pi.

Ejemplo: Cálculo de un aumento de sueldo.

Digamos que tu jefe decide que estás haciendo un gran trabajo y ¡él o ella te darán un aumento del 10%! ¿Cómo calcularías tu nuevo salario??

Primero, recuerda que la multiplicación viene antes que la suma..

Es = salario + salario * 10% o es = salario + (salario * 10%)?

Supongamos que su salario es de $ 100. Con un aumento del 10%, su nuevo salario será:

= 100 + 100 * 10% = 100 + 10 = 110

También puedes escribirlo así:

= 100 + (100 * 10%) = 100 + 10 = 110

En el segundo caso, hemos explicitado el orden de precedencia utilizando paréntesis. Recuerde que los paréntesis son evaluados antes de cualquier otra operación..

Por cierto, la forma más fácil de escribir esto es = salario * 110%

Los paréntesis se pueden anidar uno dentro del otro. Entonces, cuando escribimos (3 + (4 * 2)), trabajando desde adentro hacia afuera, primero calcula 4 * 2 = 8, luego sumamos 3 + 8 para obtener 11.

Unos cuantos ejemplos más.

Aquí hay otro ejemplo: = 4 * 3 / 2. ¿Cuál es la respuesta??

Vemos en las reglas de la tabla anterior que * y / tienen la misma prioridad. Entonces Excel funciona de izquierda a derecha, 4 * 3 = 12 primero, luego divide eso por 2 para obtener 6.

Una vez más, podrías hacerlo explícito escribiendo = (4 * 3) / 2

¿Qué hay de = 4 + 3 * 2?

La computadora ve los operadores * y +. Entonces siguiendo las reglas de precedencia (la multiplicación viene antes de la suma) primero calcula 3 * 2 = 6, luego agrega 4 para obtener 10.

Si quisiera cambiar el orden de precedencia, escribiría = (4 + 3) * 2 = 14.

¿Qué pasa con este = -1 ^ 3?

Entonces la respuesta es -3 porque la computadora calculó = (-1) ^ 3 = -1 * -1 * -1 = -1.

Recuerde que los tiempos negativos negativos son positivos y negativos un positivo son negativos. Puedes ver esto así (-1 * -1) * -1 = 1 * -1 = -1.

Así que hay algunos ejemplos de orden y precedencia matemática, esperamos que ayude a aclarar algunas cosas sobre cómo Excel realiza los cálculos (y eso es probablemente suficiente matemática para que una de ustedes pueda durar toda la vida).

Ejemplo: Función de Pago de Préstamo (PMT)

Veamos un ejemplo para calcular el pago de un préstamo..

Comience creando una nueva hoja de trabajo.

Formatee los números con signos de dólar y use decimales cero, ya que no estamos interesados en los centavos en este momento porque no importan mucho cuando se habla de dólares (en el siguiente capítulo exploramos cómo dar formato a los números en detalle). Por ejemplo, para dar formato a la tasa de interés, haga clic con el botón derecho en la celda y haga clic en "formatear celdas". Elija el porcentaje y use 2 lugares decimales.

Del mismo modo, formatee las otras celdas para "moneda" en lugar de porcentaje y seleccione "número" para el plazo del préstamo.

Ahora tenemos:

Agregue la función SUM () a los gastos mensuales "totales".

Nota la hipoteca La celda no está incluida en el total. Excel no sabe que desea incluir ese número, ya que allí no hay ningún valor. Así que tenga cuidado de extender la función SUM () a la parte superior, ya sea usando el cursor o escribiendo E2 donde dice E3 para incluir la hipoteca en la suma.

Poner el cursor en la celda de pago (B4)..

En el menú Fórmulas, seleccione el menú desplegable “Financiero” y luego seleccione la función PMT. El asistente aparece:

Use el cursor para seleccionar la "tasa", "nper" (término del préstamo), "Pv" ("valor presente" o monto del préstamo). Tenga en cuenta que debe dividir la tasa de interés entre 12, ya que el interés se calcula mensualmente. También debe multiplicar el plazo del préstamo en años por 12 para obtener el plazo del préstamo en meses. Presione "OK" para guardar el resultado en la hoja de cálculo.

Observe que el pago se muestra como un número negativo: -1013.37062. Para hacerlo positivo y agregarlo a los gastos mensuales, apunte a la celda de la hipoteca (E2). Escriba "= -" luego use el cursor para apuntar al campo de pago. La fórmula resultante es = -B4.

Ahora la hoja de cálculo se ve así:

Sus gastos mensuales son $ 1,863 - Ouch!

Ejemplo: Función de texto

Aquí mostramos cómo usar funciones dentro de una fórmula y funciones de texto.

Supongamos que tiene una lista de estudiantes como se muestra a continuación. El nombre y el apellido están en un campo separado por una coma. Necesitamos poner los últimos y firmes nombres en celdas separadas. Cómo hacemos esto?

Para abordar este problema, necesita usar un algoritmo, es decir, un procedimiento paso a paso para hacerlo.

Por ejemplo, mire "Washington, George". El procedimiento para dividir eso en dos palabras sería:

Calcula la longitud de la cuerda.
Encuentra la posición de la coma (esto muestra dónde termina una palabra y comienza la otra).
Copia el lado izquierdo de la cuerda hasta que la coma.
Copia el lado derecho de la cadena desde la coma hasta el final..

Vamos a discutir cómo hacer esto con "George Washington" paso a paso en Excel.

Calcule la longitud de la cadena con la función = LEN (A3) - el resultado es 18.
Ahora encuentre la posición de la coma ingresando esta función = FIND (",", A3 ") - el resultado es 11.
Ahora tome el lado izquierdo de la cadena hasta la coma y cree esta fórmula anidada usando el resultado del Paso 1: = IZQUIERDA (A3, FIND (“,”, A3) -1). Tenga en cuenta que tenemos que restar 1 de la longitud porque FIND da la posición de la coma.

Aquí es cómo se ve todo cuando todas las funciones se colocan juntas en una fórmula. En la celda B3, puedes ver que esta fórmula toma toda la información de la celda A3 y escribe "Washington" en ella..

Así que tenemos "Washington", ahora necesitamos obtener "George". ¿Cómo hacemos esto??

Tenga en cuenta que podríamos haber guardado el resultado del Paso 1 en una celda por sí mismo, por ejemplo, B6, y luego escribir una fórmula más simple = IZQUIERDA (A3, B6-1). Pero eso usa una celda para el paso intermitente..

Recordar la posición de la coma o calcularla de nuevo..
Calcula la longitud de la cuerda.
Cuenta los caracteres desde el final de la cadena hasta la coma..

Tome la cantidad de caracteres del Paso 3 y reste uno para omitir la coma y el espacio.

Hagamos esto paso a paso.

Desde arriba, esto es = FIND (",", A3 ")
La longitud de la cadena es = LEN (A3)
Deberá usar algunos cálculos matemáticos para encontrar la cantidad de caracteres que debe tomar: = LEN (A3) - FIND (“,”, A3) - 1
El lado derecho de la cadena que queremos es = DERECHO (A3, LEN (A3) - FIND (",", A3) - 1)

Tu hoja de cálculo ahora debería ser similar a la captura de pantalla de abajo. Copiamos las fórmulas como texto en la parte inferior de la hoja de cálculo para que sea más fácil de leer y ver..

Ese fue un poco difícil pero solo necesitas escribir estas fórmulas una vez.

A continuación…

Esto concluye nuestra lección para hoy. Debe tener una comprensión bastante firme de las fórmulas y funciones, filas y columnas, y la forma en que todo esto se puede emplear a través de varios ejemplos definidos.

A continuación, en la Lección 3, analizaremos la referencia y el formato de las celdas, así como las fórmulas de movimiento y copia, para que no tenga que volver a escribir cada fórmula una y otra vez.!