Gestión de la bandeja de entrada y etiquetas

En la lección de hoy, lo ayudaremos a comprender cómo clasificar mejor su bandeja de entrada y organizar sus mensajes con etiquetas y algunas pestañas predefinidas pero configurables..

NAVEGACION ESCOLAR

1. Conociendo Gmail
2. La aplicación móvil, redacción de mensajes y conversaciones.
3. Gestión de la bandeja de entrada y etiquetas
4. Filtros de correo y el sistema estelar
5. Adjuntos, Firmas y Seguridad
6. Invitaciones y respondedores de vacaciones
7. Usa Gmail como una lista de tareas
8. Múltiples cuentas, atajos de teclado y cierre de sesión remoto
9. Use su cuenta de Gmail para acceder a otras cuentas
10. Power Tips y Gmail Labs

Una vez que su cuenta de Gmail gane un poco de fuerza y ​​comience a recibir un montón de mensajes, querrá aprender a dominar el torrente en flujos más manejables. Los filtros de Gmail le permiten administrar sus mensajes de correo electrónico entrantes, lo que lo ayuda a mantener su correo electrónico menos importante fuera de su camino y se filtra en una etiqueta. Antes de comenzar a aprender sobre los filtros en la Lección 4, deberá aprender cómo crear y etiquetas, el equivalente de Gmail de las carpetas, y de eso hablaremos hoy..

Sin embargo, primero hablaremos sobre la interfaz de pestañas automatizadas de Gmail, la Bandeja de entrada prioritaria y todas las configuraciones que contienen..

Categorizar automáticamente su bandeja de entrada utilizando pestañas configurables

Gmail ahora ofrece categorías tabuladas y automáticas para su bandeja de entrada. Esta función divide su bandeja de entrada en "Primaria", "Social", "Promociones", "Actualizaciones" y "Foros". Si participa en muchos servicios en línea, esta función puede ser útil..

Básicamente, los mensajes recibidos para ciertos tipos de sitios o de un contenido en particular, se pueden recopilar en diferentes partes de su bandeja de entrada. Esto puede resultar en una bandeja de entrada menos desordenada.

Elija qué pestañas son visibles en su bandeja de entrada

Estas pestañas son configurables, lo que le permite elegir qué pestañas desea que estén disponibles en su bandeja de entrada. Para cambiar las pestañas que están visibles, haga clic en el icono más a la derecha de las pestañas.

Aparecerá el cuadro de diálogo "Seleccionar pestañas para habilitar". Seleccione las casillas de verificación de las pestañas que desea que estén disponibles en su bandeja de entrada.

NOTA: Si oculta una pestaña, los mensajes de esa categoría se mostrarán en su pestaña "Principal". Además, el texto de las pestañas no se puede cambiar y no se pueden agregar pestañas personalizadas. Use etiquetas personalizadas en su lugar (que se analizan en la siguiente sección) para categorizar más sus mensajes.

También puede seleccionar qué pestañas mostrar en su bandeja de entrada en la pestaña "Bandeja de entrada" en la pantalla "Configuración", en la sección "Categorías".

Organice sus mensajes usando los estilos y configuraciones de la bandeja de entrada

Los estilos de bandeja de entrada le permiten organizar su bandeja de entrada de Gmail de la forma que más le convenga. Puede organizar su bandeja de entrada usando las pestañas configurables, como se mencionó anteriormente en esta lección, o en secciones como "No leído", "Destacado" e "Importante".

Cambia tu tipo de bandeja de entrada

Para cambiar a un estilo de bandeja de entrada diferente, abra la pantalla "Configuración" y haga clic en la pestaña "Bandeja de entrada".

En la sección "Tipo de bandeja de entrada", seleccione el tipo de bandeja de entrada que desea usar de la lista desplegable.

Cada tipo de bandeja de entrada tiene su propia configuración. Una vez que seleccione el "Tipo de bandeja de entrada", la configuración para ese tipo se mostrará debajo de la selección "Tipo de bandeja de entrada". Realice los cambios en la configuración y haga clic en "Guardar cambios".

También puede cambiar rápidamente algunas de las configuraciones de estilo de la bandeja de entrada en su bandeja de entrada haciendo clic en la flecha hacia abajo que se encuentra en el extremo derecho de cada título de la sección.

La Ayuda de Gmail proporciona descripciones de los tipos de bandeja de entrada. Siéntase libre de experimentar con los diferentes estilos de la bandeja de entrada para ver qué funciona mejor para usted. Siempre puedes volver a la configuración predeterminada si cambias de opinión..

También puede cambiar rápidamente el estilo de su bandeja de entrada moviendo el mouse sobre la etiqueta "Bandeja de entrada" y haciendo clic en la flecha hacia abajo que se muestra. Seleccione el estilo de bandeja de entrada deseado en el menú desplegable "Tipo de bandeja de entrada". Observe que mover el mouse sobre cada estilo proporciona una breve descripción de cada tipo.

Organiza y clasifica tus mensajes usando etiquetas

Le presentamos brevemente las etiquetas en la Lección 1 de esta serie. Las etiquetas le permiten organizar sus mensajes de correo electrónico en categorías. Sin embargo, son similares a las carpetas, a diferencia de las carpetas, puede aplicar más de una etiqueta a un solo mensaje.

NOTA: Gmail admite un máximo de 5,000 etiquetas, incluidas las sub-etiquetas. Si excede este límite, es posible que su experiencia con Gmail sea más lenta y que pueda experimentar errores. Elimine las etiquetas que ya no utilice. Eliminar etiquetas no elimina mensajes.

Crear una nueva etiqueta

Puede crear sus propias etiquetas personalizadas para mantener su bandeja de entrada organizada e incluso mover los mensajes de la bandeja de entrada a sus etiquetas (que actúan como carpetas). Le mostraremos cómo crear una etiqueta anidada bajo otra etiqueta, como una subcarpeta dentro de una carpeta.

Para crear una nueva etiqueta personalizada que será la carpeta principal, haga clic en "Más" en la lista de etiquetas en el lado izquierdo de la pantalla principal de Gmail.

Cuando la lista se expanda, haga clic en el enlace "Crear nueva etiqueta".

Introduzca un nombre para la etiqueta en el cuadro de edición "Introduzca un nuevo nombre de etiqueta" en el cuadro de diálogo "Nueva etiqueta". Haga clic en "Crear" para terminar de crear la nueva etiqueta.

NOTA: Debido a que esta es la etiqueta principal que contendrá la subetiqueta, no anidaremos esta etiqueta.

Para crear una subetiqueta bajo la etiqueta principal que acaba de crear, haga clic nuevamente en "Crear nueva etiqueta".

En el cuadro de diálogo "Nueva etiqueta", ingrese el nombre de la subetiqueta que desea crear en el cuadro de edición "Ingrese un nuevo nombre de etiqueta". Seleccione la casilla de verificación "Nest label under", seleccione la etiqueta principal que acaba de crear en la lista desplegable y haga clic en "Crear".

También puede crear una etiqueta anidada ingresando la etiqueta principal, seguida de una barra (/), y luego ingresando el nombre de la etiqueta anidada, todo en el cuadro de edición "... nombre de etiqueta nueva". Por ejemplo, podríamos ingresar "Personal / Amigos" en el cuadro de edición y no seleccionar la casilla de verificación "Etiquetar nido debajo".

NOTA: La etiqueta principal ya debe existir para crear una etiqueta anidada debajo de ella. No puedes crear ambas etiquetas al mismo tiempo. En nuestro ejemplo, debemos crear la etiqueta "Personal" primero antes de crear la etiqueta "Amigos" anidada.

La etiqueta anidada se parece al siguiente ejemplo..

La nueva etiqueta principal, con su etiqueta anidada, también se agrega a la lista de etiquetas disponibles en el botón de acción "Etiquetas", así como a la lista de etiquetas disponibles en el botón de acción "Mover a".

Aplicar etiquetas a los mensajes

Hay dos formas de aplicar etiquetas a los mensajes. Puede aplicar etiquetas a los mensajes mientras deja los mensajes en su bandeja de entrada. También puede mover los mensajes a las etiquetas como lo haría con las carpetas. Te mostraremos ambos métodos..

Aplique etiquetas a los mensajes mientras los deja en su bandeja de entrada.

Este método le permite aplicar fácilmente múltiples etiquetas a un solo mensaje.

Para aplicar una etiqueta a un mensaje mientras mantiene el mensaje en su bandeja de entrada, seleccione la casilla de verificación a la izquierda del mensaje para seleccionarlo (o abrir el mensaje). Luego haga clic en el botón de acción "Etiquetas" y seleccione una o más etiquetas del menú desplegable.

Recuerde, puede aplicar más de una etiqueta a un mensaje. El menú "Etiquetas" no desaparece una vez que selecciona sus etiquetas, por lo que puede seleccionar varias etiquetas a la vez.

Para aplicar las etiquetas seleccionadas a los mensajes, haga clic en "Aplicar" en la parte inferior del menú.

Las etiquetas se muestran a la izquierda de la línea de asunto del mensaje..

Si tiene una larga lista de etiquetas, puede comenzar a escribir el nombre de una etiqueta después de hacer clic en el botón de acción "Etiquetas" para encontrar la etiqueta en la lista..

Aplique una etiqueta a un mensaje y sáquela de su bandeja de entrada

Para aplicar una etiqueta a un mensaje y sacar el mensaje de su bandeja de entrada al mismo tiempo, arrastre el mensaje a la etiqueta deseada en la lista de la izquierda. Cuando mueva el mouse sobre la lista, se expandirá para mostrar las etiquetas que actualmente pueden estar ocultas..

Tenga en cuenta que puede utilizar este método para identificar el mensaje como correo no deseado, además de usar el botón de acción "Informar correo no deseado". Simplemente arrastre los mensajes ofensivos a la etiqueta "Spam".

Mover un mensaje a la etiqueta "Papelera" elimina el mensaje. Esto es lo mismo que seleccionar un mensaje, abrirlo y hacer clic en el botón de acción "Eliminar".

Abrir una etiqueta

Abrir una etiqueta es como abrir una carpeta. Todos los mensajes asociados con esa etiqueta están listados. Para abrir una etiqueta, haga clic en la etiqueta deseada en la lista de etiquetas en el lado izquierdo de la pantalla principal de Gmail. Si la etiqueta deseada no está visible, haga clic en "Más" para acceder a la lista completa.

Se muestran todos los mensajes asociados con esa etiqueta. Observe el término de búsqueda en el cuadro "Buscar". Gmail rellena automáticamente el cuadro "Buscar" con el filtro apropiado para mostrar los mensajes seleccionados. Discutiremos los filtros más adelante en esta lección..

Tenga en cuenta que si aplica una etiqueta a un mensaje sin mover el mensaje a esa etiqueta (y fuera de la bandeja de entrada) y luego abre la etiqueta, se muestra la etiqueta "Bandeja de entrada" en el mensaje, lo que indica que el mensaje aún reside en la bandeja de entrada..

Para volver a su bandeja de entrada, haga clic en la etiqueta "Bandeja de entrada" en la lista de la izquierda.

Si desea mover el mensaje nuevamente a su bandeja de entrada, simplemente abra la carpeta de etiquetas para acceder al mensaje y arrastre el mensaje nuevamente a la bandeja de entrada. Tenga en cuenta que el mensaje todavía tiene la etiqueta aplicada.

Eliminar una etiqueta de un mensaje

Si decide que no desea una etiqueta específica asociada a un mensaje, puede eliminarla fácilmente.

Para hacerlo, seleccione el mensaje usando la casilla de verificación a la izquierda del mensaje o abra el mensaje. Haga clic en el botón de acción "Etiquetas", anule la selección de la etiqueta en el menú desplegable que desea eliminar del mensaje, luego haga clic en "Aplicar".

NOTA: Puede eliminar varias etiquetas de un mensaje a la vez. Simplemente seleccione todas las etiquetas que desea eliminar en el menú desplegable "Etiquetas" antes de hacer clic en "Aplicar".

Cambiar el color de una etiqueta

Puede asignar colores a sus etiquetas para que pueda verlos fácilmente en su bandeja de entrada. Por defecto, todas las etiquetas están coloreadas con un fondo gris claro y un texto gris oscuro. La etiqueta "Personal / Amigos" en la imagen de abajo usa el color predeterminado. Las otras etiquetas, "HTG School" y "Admin", tienen otros colores aplicados a ellas.

Para cambiar el color de una etiqueta, mueva el mouse sobre la etiqueta deseada. Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha de la etiqueta para acceder a su menú desplegable.

Mueva el mouse sobre la opción "Etiqueta de color" y seleccione una combinación de texto y color haciendo clic en ella.

También puede utilizar la opción "Eliminar color" para eliminar el color de la etiqueta y volver al valor predeterminado.

Si no desea ninguna de las combinaciones mostradas, puede seleccionar una combinación personalizada haciendo clic en "Agregar color personalizado". Seleccione un "Color de fondo" y un "Color de texto" en el cuadro de diálogo "Agregar color personalizado" que muestra.

Obtenga una vista previa de la combinación seleccionada donde dice "Vista previa del color de la etiqueta".

Configurar el acceso con un clic a las etiquetas de Gmail estándar y personalizadas

Puede crear fácilmente acceso a las etiquetas con un solo clic.

Para hacer esto, abra una etiqueta como hemos explicado anteriormente en esta lección, luego arrastre el icono de la página desde la barra de direcciones a la barra de herramientas de Marcadores. Ahora, puede hacer clic en este marcador para acceder a todos sus mensajes asociados con esta etiqueta.

Ocultar y mostrar etiquetas en Gmail

Si tienes una larga lista de etiquetas en Gmail, es posible que desees ver ciertas etiquetas que utilizas con más frecuencia mientras ocultas el resto..

Ocultar una etiqueta

Para ocultar una etiqueta en Gmail, haga clic en la etiqueta que desea ocultar en la lista de etiquetas debajo del botón "Redactar" y arrástrela al enlace "Más" debajo de la lista de etiquetas visibles.

NOTA: El enlace "Más" se convierte en el enlace "Menos" a medida que le mueve la etiqueta..

La etiqueta se mueve, por lo que aparece debajo de "Categorías", que se muestra cuando hace clic en "Más" para expandir la lista de etiquetas. Si el enlace "Menos" está disponible en lugar del enlace "Más", las "Categorías" se pueden ver simplemente moviendo el mouse sobre la lista de etiquetas.

Hacer una etiqueta oculta visible

Para hacer visible una etiqueta oculta, haga clic en "Más" (si es necesario) para mostrar la sección "Categorías". Haga clic y arrastre la etiqueta deseada de la sección "Categorías" a la etiqueta de "Bandeja de entrada".

La etiqueta se mueve de nuevo a la lista principal de etiquetas, en orden alfabético.

Ocultar etiquetas predefinidas de Gmail del sistema, como Destacados, Correo enviado, Borradores, Correo no deseado o Papelera

Las etiquetas preestablecidas de Gmail también se pueden ocultar. Para ocultar cualquiera de estas etiquetas, haga clic en "Más" en la lista de etiquetas.

Haga clic en "Administrar etiquetas" en "Categorías".

La pantalla de configuración de "Etiquetas" muestra.

En la sección "Etiquetas del sistema", busque la etiqueta del sistema que desea ocultar y haga clic en el enlace ocultar en la columna "Mostrar en la lista de etiquetas".

NOTA: La etiqueta no está completamente oculta, sino que se mueve debajo del enlace "Más".

Accede a la configuración de etiquetas en la pantalla de configuración

También se puede acceder a la pantalla de configuración de "Etiquetas" mediante el botón "Configuración". Nos referiremos a varias partes de la pantalla de configuración a lo largo de esta serie. El procedimiento para acceder a “Configuración” siempre será el mismo..

Para acceder a las herramientas de filtro en la pantalla "Configuración", haga clic en el botón "Configuración" (engranaje) en la esquina superior derecha de la ventana principal de Gmail.

A continuación, seleccione "Configuración" en el menú desplegable.

Una vez en la pantalla "Configuración", puede acceder a la configuración de "Etiquetas", "Filtros", "Bandeja de entrada", "Temas" y otras partes y características de Gmail.

Ocultar etiquetas sin correo no leído automáticamente en Gmail

Con la capacidad de ocultar etiquetas y dirigir automáticamente los mensajes a esas etiquetas utilizando los filtros (consulte la siguiente sección), se estará preguntando cómo saber rápidamente si hay mensajes no leídos en las etiquetas ocultas. Puede elegir fácilmente mostrar las etiquetas ocultas cuando haya mensajes sin leer en ellas. De esa manera, no te pierdas ningún mensaje importante..

Para configurar Gmail de modo que oculte las etiquetas a menos que contengan mensajes no leídos, acceda a la pantalla de configuración de "Etiquetas" utilizando uno de los métodos mencionados anteriormente..

Para cada sistema y etiqueta personalizada que desee ocultar si no contiene correo no leído, haga clic en el enlace "Mostrar si no se ha leído".

Tenga en cuenta que en la lista de etiquetas "Sistema" solo puede ocultar las etiquetas "Borrador" y "Spam" si no contienen ningún mensaje no leído. Esta función no se aplica a "Categorías" y "Círculos".

Puede aplicar rápidamente esta configuración a todas sus etiquetas personalizadas haciendo clic en la flecha hacia abajo junto a "Mostrar en la lista de etiquetas" en la parte superior de la sección "Etiquetas" y seleccionando "Mostrar todo si no ha leído" en el menú desplegable.

A continuación…

Esto nos lleva al final de la Lección 3. Debe tener una comprensión bastante firme de cómo mantener su bandeja de entrada organizada usando diferentes pestañas, estilos y configuraciones. Lo mejor de todo es que estás en el camino correcto para dominar tu correo electrónico usando etiquetas.!

En la próxima lección, ampliaremos nuestra discusión sobre las etiquetas para incluir filtros, como el uso de filtros para aplicar etiquetas automáticamente, la manera de tomar los filtros existentes y exportarlos a otra cuenta de Gmail..

Luego, para cerrar las cosas, presentamos el sistema estelar, que lo ayuda a realizar un seguimiento de los correos electrónicos importantes..