Filtros de correo y el sistema estelar

La lección de Geek School de hoy ampliará nuestra discusión sobre las etiquetas en Gmail para incluir filtros y luego continuar con el seguimiento de correos electrónicos importantes con estrellas..

NAVEGACION ESCOLAR

1. Conociendo Gmail
2. La aplicación móvil, redacción de mensajes y conversaciones.
3. Gestión de la bandeja de entrada y etiquetas
4. Filtros de correo y el sistema estelar
5. Adjuntos, Firmas y Seguridad
6. Invitaciones y respondedores de vacaciones
7. Usa Gmail como una lista de tareas
8. Múltiples cuentas, atajos de teclado y cierre de sesión remoto
9. Use su cuenta de Gmail para acceder a otras cuentas
10. Power Tips y Gmail Labs

Las etiquetas son excelentes, pero se pueden usar de manera mucho más efectiva al incorporar filtros, por lo que los mensajes que llegan con ciertos criterios tienen automáticamente una etiqueta o etiquetas aplicadas. Esto ayuda mucho con la organización y puede reducir en gran medida el caos de la bandeja de entrada..

Crear un nuevo filtro usando el cuadro de búsqueda

Para crear un nuevo filtro, especificaremos las opciones de búsqueda en el cuadro "Buscar" y crearemos un filtro a partir de la búsqueda. Para hacer esto, haga clic en la flecha hacia abajo en el cuadro "Buscar".

Introduzca sus criterios de búsqueda en el cuadro de opciones de búsqueda. Puede elegir buscar mensajes de una persona específica o un dominio completo (@ example.com), con ciertas palabras en el asunto, así como otras condiciones.

Para crear un filtro basado en esta búsqueda, haga clic en el enlace "Crear filtro con esta búsqueda".

Aparecen las opciones de filtro. Seleccione las casillas de verificación que indican qué desea hacer con los mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda.

Por ejemplo, seleccionamos marcar siempre los mensajes que provienen de la dirección de correo electrónico especificada con la etiqueta "Escuela HTG" y marcarlos siempre como "importantes". También decidimos aplicar el filtro a todos los correos electrónicos existentes de esta persona.

NOTA: Si desea que sus etiquetas actúen como carpetas, puede seleccionar "Omitir la bandeja de entrada (Archivarla)" para mover automáticamente los correos electrónicos a las etiquetas a medida que van llegando. Esto mantiene sus correos electrónicos más organizados, aunque es posible que se pierda un mensaje importante porque no aparecerá automáticamente en su bandeja de entrada..

Una vez que haya especificado sus criterios de filtro, haga clic en "Crear filtro".

NOTA: Cuando elige reenviar un mensaje como una acción en un filtro, solo se verán afectados los mensajes nuevos. Cualquier mensaje existente al que se aplique el filtro no será reenviado.

Aparece un mensaje que dice que su filtro fue creado. Observe en la captura de pantalla que todos los mensajes de esa persona están etiquetados con la etiqueta "Escuela HTG".

Los mensajes también se marcaron como importantes automáticamente (los iconos de etiqueta a la izquierda de los remitentes se rellenan con amarillo).

Crear un nuevo filtro usando la pantalla de configuración

También puede crear un filtro en la "Configuración".

Acceda a la pantalla de "Configuración" como se describió anteriormente y haga clic en el enlace "Filtros" en la parte superior.

Haga clic en el enlace "Crear un nuevo filtro".

Especifique su búsqueda y los criterios de filtro de la misma manera mencionada en el método anterior y haga clic en "Crear filtro" en el cuadro de diálogo de opciones de filtro.

En lugar de volver a terminar en su bandeja de entrada, volverá a la pantalla "Filtros" y su nuevo filtro aparecerá en la lista. Puede editarlo, eliminarlo o seleccionarlo para exportarlo (los filtros de exportación se explicarán más adelante en esta lección).

Haga clic en la etiqueta "Bandeja de entrada" para volver a su bandeja de entrada.

Use un mensaje específico para crear un nuevo filtro

También puede crear un filtro basado en un mensaje existente. Para hacer esto, seleccione un mensaje en su lista de mensajes o en una etiqueta.

Haga clic en el botón de acción "Más" y seleccione "Filtrar mensajes como estos" en el menú desplegable.

Observe que el campo "De" en el cuadro de diálogo "Filtro" se completa automáticamente. Ingrese cualquier otro criterio de filtro que desee y haga clic en "Crear filtro con esta búsqueda".

Especifique sus criterios de filtro seleccionando las opciones de filtro en el siguiente cuadro de diálogo como se describió anteriormente.

NOTA: puede utilizar este método para configurar filtros para eliminar automáticamente los correos electrónicos no deseados a medida que los recibe.

Aplicar el mismo filtro a muchos remitentes

Puede usar un filtro para administrar los mensajes de varias direcciones de correo electrónico diferentes. Por ejemplo, podemos especificar etiquetar mensajes de varias personas con la etiqueta "Escuela HTG". Para hacer esto, abra el cuadro de diálogo de opciones de búsqueda usando la flecha hacia abajo en el cuadro "Buscar".

Agregue cada dirección de correo electrónico en el campo "De", separado con la palabra "O", y haga clic en "Crear filtro con esta búsqueda".

Para aplicar la misma etiqueta a los mensajes de cualquiera de estas direcciones de correo electrónico, seleccione la casilla de verificación "Aplicar la etiqueta" y seleccione la etiqueta deseada de la lista emergente. Aplica cualquier otra acción para este filtro y haz clic en "Crear filtro".

NOTA: recuerde seleccionar la casilla de verificación "Aplicar también el filtro a las conversaciones coincidentes" si desea aplicar este filtro a los mensajes que ya recibió de estas dos direcciones de correo electrónico.

Filtros de exportación e importación

Ahora que ha aprendido a configurar filtros, probablemente haya creado algunos filtros muy útiles que tal vez quiera usar en otras cuentas de Gmail. Puedes exportar filtros desde una cuenta e importarlos a otra..

Exportar un filtro

Para exportar un filtro, primero acceda a la pantalla "Filtros" en la pantalla "Configuración" (usando el botón de engranaje "Configuración"). Luego, seleccione el filtro que desea exportar en la lista y haga clic en "Exportar".

NOTA: Puede seleccionar múltiples filtros para exportar a la vez.

En el cuadro de diálogo "Guardar como", navegue hasta donde desee guardar el filtro. El filtro se guarda como un archivo XML con un nombre predeterminado que puede cambiar si lo desea, solo asegúrese de dejar la extensión como .xml y haga clic en "Guardar".

Ahora tiene un archivo que puede copiar, transferir a otra computadora, compartir con un amigo o importar a otra cuenta de Gmail.

Importar un filtro

Para importar un filtro a su cuenta de Gmail, acceda a los "Filtros" en la pantalla "Configuración" y haga clic en el enlace "Importar filtros".

En "Importar filtros", haga clic en "Elegir archivo".

NOTA: Si cambia de opinión sobre la importación del filtro, haga clic en el enlace "Cancelar importación".

En el cuadro de diálogo "Abrir", navegue hasta la ubicación donde guardó el filtro exportado. Seleccione el archivo y haga clic en "Abrir".

El nombre del archivo aparece junto al botón "Elegir archivo". Haga clic en "Abrir archivo" para abrir el archivo e importar los filtros en él.

Aparece un mensaje en el cuadro "Buscar" mientras se abre el archivo de filtro. Esto puede llevar un tiempo, dependiendo de cuántos filtros haya en el archivo.

Todos los filtros en el archivo seleccionado se enumeran en "Importar filtros". Seleccione los filtros que desea importar. Si desea aplicar los filtros importados a los mensajes de correo electrónico existentes (como lo haría al crear un filtro nuevo), seleccione la casilla de verificación "Aplicar filtros nuevos al correo existente" y haga clic en "Crear filtros".

Aparece un cuadro de diálogo que muestra el progreso del proceso de creación del filtro. Puede cancelar la creación de los filtros haciendo clic en "Detener".

Cuando se hayan creado los filtros, se mostrarán en su lista en la pantalla "Filtros".

Lleve un registro de los correos electrónicos importantes utilizando el sistema Star

El sistema estrella de Gmail te permite marcar tus correos electrónicos más importantes para que puedas encontrarlos fácilmente más tarde. De forma predeterminada, los mensajes destacados están etiquetados con una estrella amarilla, pero puede agregar otro color y tipos de estrellas.

Las estrellas se muestran a la izquierda del nombre del remitente en su bandeja de entrada.

Añadir una estrella a un mensaje

Para agregar una estrella a un mensaje en su bandeja de entrada, haga clic en el icono de la estrella al lado del nombre del remitente, como se muestra arriba.

También puedes agregar una estrella a un mensaje mientras está abierto. Para hacer esto, haga clic en el icono de estrella en la esquina superior derecha del mensaje a la derecha de la fecha. En las conversaciones, estará a la derecha del primer mensaje en la parte superior de la conversación..

Para agregar una estrella a un mensaje que está redactando, haga clic en la flecha "Más opciones" en la esquina inferior derecha de la ventana "Componer".

Mueva el mouse sobre la opción "Etiqueta" y luego seleccione "Agregar estrella" en el submenú.

En su etiqueta de "Correo enviado", el mensaje que envió está marcado.

Usa diseños de estrellas múltiples en tus mensajes

Gmail le permite usar múltiples colores y tipos de "estrellas" para diferenciar los mensajes entre sí.

Esta función es útil si desea marcar varios mensajes con diferentes niveles de importancia. Por ejemplo, puede usar una estrella púrpura para los mensajes que desea leer de nuevo y un signo de exclamación rojo para los mensajes que necesita seguir..

Haga clic en el botón "Configuración" y seleccione "Configuración" en el menú desplegable. En la pestaña "General", desplácese hasta la sección "Estrellas". Arrastre los iconos de la sección "No en uso" a la sección "En uso" para agregar diferentes tipos de estrellas. Si tiene más de un tipo de estrella en uso, al hacer clic en el ícono de estrella junto a un mensaje de correo electrónico se desplazará por todas las estrellas en uso. Si inicia un mensaje mientras está abierto, solo se aplica el primer tipo de estrella.

Encontrar mensajes destacados

Para ver todos sus mensajes destacados, haga clic en la etiqueta "Destacados" en el lado izquierdo de la ventana principal de Gmail. También puede buscar mensajes destacados escribiendo "is: starred" en el cuadro "Buscar".

Encuentra mensajes con un tipo particular de estrella

Si ha usado varios tipos diferentes de estrellas para marcar sus mensajes, puede buscar un tipo particular de estrella. Para hacer esto, busque usando "tiene:" con el nombre de la estrella (por ejemplo, "tiene: rojo-bang").

Para averiguar el nombre de una estrella en particular, acceda a la pestaña "General" en la pantalla "Configuración" y coloque el mouse sobre el tipo de estrella deseado. El nombre de la estrella se muestra en una ventana emergente..

También hay una lista de nombres de estrellas en el tema de ayuda de Búsqueda avanzada en la ayuda de Gmail.

Mantener los mensajes destacados fuera de la pestaña principal

Si organiza su bandeja de entrada con las pestañas configurables mencionadas anteriormente en esta lección, los mensajes de otras pestañas que están marcados con una estrella también se incluyen en la pestaña "Principal". Si no desea ver los mensajes destacados de las otras pestañas en la pestaña "Primaria", puede desactivar esta opción..

Haga clic en el icono "+" a la derecha de las pestañas.

En el cuadro de diálogo "Seleccionar pestañas para habilitar", anule la selección de la casilla de verificación "Incluir destacado en Primaria" y haga clic en "Guardar".

A continuación…

Estamos aquí al final de la Lección 4, ¡pero ya estás en camino de ser un profesional de Gmail! En solo cuatro días cortos, ahora sabe todo lo que necesita saber para hacer que su bandeja de entrada brille, y los mensajes ahora se encontrarán automáticamente en las etiquetas designadas sin llenar su bandeja de entrada..

.