Restricción y protección de documentos y plantillas

La restricción y protección de un documento garantiza que usted sea la máxima autoridad sobre su progreso.

NAVEGACION ESCOLAR

1. Uso de plantillas para garantizar un diseño y formato comunes
2. Realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento
3. Uso de comentarios para indicar cambios en un documento
4. Restricción y protección de documentos y plantillas
5. Versiones, comparación y combinación de documentos

Aunque es posible que desee que otros revisores sugieran cambios y realicen comentarios a un documento, puede haber ocasiones en las que desee restringirlos para que no editen y cambien el formato..

Además, es posible que desee forzar todo el seguimiento de cambios o limitar los revisores a solo comentarios. El objetivo de hacer esto es asegurarse de que su documento no pueda ser alterado de tal manera que no cumpla con su visión o estilo..

En esta lección, le mostraremos cómo restringir el formato y los tipos de edición que otros revisores pueden realizar en su documento. Una vez que su documento está cerca del estado final, puede marcarlo como final para evitar realizar cambios involuntarios.

Además, es posible que desee limitar el acceso a su documento para incluir solo a su equipo de revisores. Le mostraremos cómo proteger con contraseña su documento. Luego, puede decirle solo a su equipo la contraseña y nadie más podrá abrir el documento.

Comenzaremos con la introducción de la restricción de formato en un documento..

Restringir formato en un documento

Cuando distribuye un documento para que otro lo revise, es posible que no desee que cambien el formato del documento. Word le permite restringir todos o algunos de los temas y estilos, así como permitir que los revisores cambien algunos de los temas y estilos. Para hacer esto, haga clic en "Restringir edición" en la sección "Proteger" de la pestaña "Revisar".

El panel "Restringir edición" se muestra a la derecha del texto principal. En la sección "Restricciones de formato", seleccione "Limitar el formato a una selección de estilos" y haga clic en el enlace "Configuración ...".

En el cuadro de diálogo "Restricciones de formato", todos los estilos en el cuadro "Los estilos marcados actualmente están permitidos" están seleccionados de forma predeterminada. Para seleccionar solo ciertos estilos para usar en el documento, puede usar el botón “Ninguno” para deseleccionar todos los estilos y luego seleccionar los que desea permitir. También puede usar los estilos mínimos recomendados de Word para permitirlos haciendo clic en "Mínimo recomendado". Elija restricciones adicionales en la sección "Formato" en la parte inferior del cuadro de diálogo, si lo desea, y haga clic en "Aceptar" cuando termine..

Aparece el siguiente cuadro de diálogo que le pregunta si desea eliminar los estilos que no están permitidos. Le recomendamos que no lo haga. Puede resultar que desee utilizar estos estilos en el documento en el futuro. Otros revisores no podrán cambiarlos o aplicarlos..

Haga clic en "No" para mantener los estilos que no están permitidos en su documento.

Antes de que se puedan aplicar estas restricciones, debe comenzar a aplicar la protección. Discutiremos esto después de mostrarle cómo restringir la edición.

Restringir edición en un documento

Además de restringir el formato para los revisores de un documento, también puede restringir el tipo de edición que los revisores pueden realizar en un documento. En el panel "Restringir edición", seleccione la casilla de verificación "Permitir solo este tipo de edición en el documento" y seleccione una opción de la lista desplegable para indicar el tipo de edición que desea permitir en su documento. Puede permitir que otros revisores solo realicen un seguimiento de los cambios, ingresen comentarios o completen formularios. Incluso puede restringir el documento de modo que otras personas solo puedan leerlo y no hacer cambios..

Puede preguntar cuál es la diferencia entre restringir la edición a solo los cambios rastreados y mantener "Seguimiento de cambios" bloqueado, como se explica en la Lección 2. En realidad, no hay diferencia; La funcionalidad es la misma. Puedes usar el método que sea más fácil para ti..

Puede especificar excepciones al formato y edición restringidos, o personas que pueden editar el documento libremente. Haga clic en el enlace “Más usuarios…” en la sección “Excepciones (opcional)” del panel “Restringir edición”.

En el cuadro de diálogo "Agregar usuarios", puede agregar usuarios desde la computadora actual, desde un dominio del que la computadora actual forma parte, o ingresando la dirección de correo electrónico de alguien. Separe todos los usuarios y direcciones de correo electrónico con un punto y coma y haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.

Las personas que agregó en el cuadro de diálogo "Agregar usuarios" se muestran en el cuadro "Personas" en la sección "Excepciones (opcional)" del panel "Restringir edición". Seleccione la totalidad o parte del documento que desea que una persona pueda editar y luego seleccione la casilla de verificación para esa persona en el cuadro "Individuos".

Ahora que ha restringido el formato y la edición del documento según lo deseado, debe indicar a Word que comience a aplicar la protección para que tenga efecto. En la sección "Iniciar aplicación" del panel "Restringir edición", haga clic en "Sí, comenzar a aplicar la protección".

En el cuadro de diálogo "Comenzar a aplicar la protección", asegúrese de que la opción "Contraseña" esté seleccionada, ingrese una contraseña dos veces y haga clic en "Aceptar".

Tenga en cuenta que una contraseña no es necesaria y no protege completamente el documento (el documento no está cifrado). Simplemente ayuda a evitar que las personas desactiven las restricciones de formato y edición..

Si elige "Autenticación de usuario", es probable que vea el siguiente error:

“Su máquina no está configurada para Information Rights Management (IRM). Para configurar IRM, inicie sesión en Office, abra un mensaje o documento protegido por IRM existente, o póngase en contacto con su servicio de asistencia ".

Recomendamos utilizar una contraseña. Es mucho mas simple.

Una vez que se aplican las restricciones, el panel "Restringir edición" muestra el texto adecuado que permite al revisor realizar solo las tareas de edición y formato permitidas..