Versiones, comparación y combinación de documentos

En la última lección de esta serie de Geek School, hablaremos sobre cómo hacer un seguimiento de las versiones en Word y cómo comparar y combinar documentos..

NAVEGACION ESCOLAR

1. Uso de plantillas para garantizar un diseño y formato comunes
2. Realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento
3. Uso de comentarios para indicar cambios en un documento
4. Restricción y protección de documentos y plantillas
5. Versiones, comparación y combinación de documentos

La característica Versiones en Word se eliminó en las versiones recientes de Word. En Word 2013, la única forma de acceder a las versiones anteriores de un documento en Word es abrir las versiones anteriores del documento guardadas automáticamente (guardadas automáticamente). También puede abrir documentos no guardados recientemente. Sin embargo, no hay una función de versión formal en Word. Le mostraremos una alternativa que puede agregar fácilmente a Word de forma gratuita que le proporcionará esta capacidad.

Si varias personas han trabajado en copias diferentes del mismo archivo, en lugar de usar la función Rastrear cambios en una copia del archivo, puede comparar las dos versiones del archivo para ver las diferencias. Word contiene una herramienta de comparación que le permite comparar dos archivos, siempre que tengan nombres de archivo diferentes. Le mostraremos cómo usar esta función y cómo leer los resultados de la comparación.

Además de comparar documentos, puede combinar documentos después de compararlos. Le mostraremos cómo combinar dos versiones del mismo documento y también cómo combinar fácilmente dos documentos diferentes, en caso de que varios autores hayan trabajado en partes separadas de un documento..

Una vez que se hayan realizado todos los cambios, se hayan hecho las comparaciones necesarias y se hayan combinado los documentos, puede compartir fácilmente su documento utilizando Microsoft OneDrive. También puede utilizar OneDrive en cualquier momento del proceso de colaboración para proporcionar acceso al documento a otros revisores.

Lleve un registro de las versiones de un documento

Word solía tener una función de versión formal que le permitía guardar diferentes versiones de un documento dentro del mismo documento. Esa función ha desaparecido y la única forma de recuperar versiones anteriores de un documento es a través de la función Guardar automáticamente o al acceder a documentos no guardados, si están disponibles.

Por defecto, Word guarda automáticamente su documento en ciertos intervalos. Esta es la función de guardado automático. Para volver a una copia previamente guardada automáticamente de su documento, haga clic en la pestaña "Archivo" y seleccione un elemento "(guardar automáticamente)" de la lista debajo de "Versiones".

También puede aumentar o disminuir el intervalo para la función de guardado automático en Word.

Si ha cerrado su documento por accidente sin guardar, o si perdió la alimentación y la computadora se apagó inesperadamente, puede recuperar los documentos no guardados. Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Archivo" y haga clic en el botón "Administrar versiones" en la pantalla "Información". Seleccione "Recuperar documentos no guardados" en el menú desplegable.

Si hubiera algún archivo no guardado disponible, aparecería en el cuadro de diálogo "Abrir" que muestra.

Alternativas para guardar versiones de un documento de Word

Hay alternativas para agregar un sistema de versiones a Word. Uno es un complemento para Word, llamado Guardar versiones, y otro es un complemento que funciona con un programa de control de versión externo llamado Perforce.

El complemento Guardar versiones le permite guardar fácilmente versiones numeradas de un documento de Word desde dentro del archivo.

Perforce es un programa de control de versiones que está disponible de forma gratuita para hasta 20 usuarios. Proporcionan un complemento para Microsoft Office que permite que los archivos de Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Project se puedan almacenar y administrar fácilmente en Perforce desde los programas..

Compara dos versiones del mismo documento

Si un revisor olvidó usar la función "Rastrear cambios" y no lo bloqueó en el documento, aún puede comparar las dos versiones del documento y aceptar y rechazar los cambios según la comparación. Todo lo que necesita es su documento original y el documento revisado. Cada archivo debe tener un nombre diferente.

Las funciones "Comparar" y "Combinar" son similares, pero cada una tiene su propósito. Si solo tiene dos documentos que desea comparar, y ninguno de los dos contiene cambios rastreados, use la función "Comparar". Si tiene dos o más documentos que contienen cambios rastreados, y necesita hacer un seguimiento de quién cambió qué y cuándo, use la función "Combinar", que se describe más adelante en esta lección..

Para comparar las versiones originales y revisadas de un documento, haga clic en "Comparar" en la sección "Comparar" de la pestaña "Revisar" y seleccione "Comparar" en el menú desplegable.

NOTA: No puede comparar dos documentos si alguno de ellos está protegido por cambios rastreados o si tiene algún tipo de protección de documento aplicada. Retire la protección de documentos para continuar comparando los documentos. Consulte la Lección 2 para obtener información sobre cómo desbloquear la función de cambios rastreados y la Lección 4 para obtener información sobre cómo eliminar el formato y las restricciones de edición de un documento y una contraseña asignada a un documento para abrirlo..

En el cuadro de diálogo "Comparar documentos", seleccione "Documento original" en la lista desplegable.

Seleccione el "Documento revisado" de la lista desplegable. Bajo el "Documento revisado", especifique una etiqueta para aplicar a los cambios para que sepa quién los hizo en el cuadro de edición "La etiqueta cambia con". Puede ser el nombre de un usuario o lo que quieras.

Haga clic en "Más" para acceder a más opciones.

En la sección "Configuración de comparación", seleccione los elementos que desea comparar en los dos documentos. Por defecto, todos los artículos están seleccionados..

NOTA: El elemento “Inserciones y eliminaciones” siempre está en gris y siempre está marcado. Cuando utilice "Comparar" o "Combinar", las inserciones y eliminaciones siempre se compararán.

En la sección "Mostrar cambios en", elija comparar carácter por carácter ("Nivel de carácter") o palabra por palabra ("Nivel de palabra"). "Nivel de personaje" le permite ver los cambios exactos que se hicieron. Por ejemplo, si el documento original tiene la palabra "a" y el documento revisado tiene la palabra "también", a la que se agregó una "o", la configuración de "Nivel de palabra" le indicaría que "a" se reemplazó por " también ". Sin embargo, la configuración de" Nivel de carácter "mostraría el hecho de que se agregó una" o ".

De forma predeterminada, la función "Comparar" coloca los cambios en un nuevo documento, como se muestra en la sección "Mostrar cambios en". Sin embargo, puede elegir colocar los cambios en el "Documento original" o en el "Documento revisado".

Haga clic en "Aceptar" una vez que haya hecho sus selecciones.

Se realiza la comparación entre los dos documentos y los cambios se muestran en el documento especificado. En nuestro ejemplo, elegimos aceptar el valor predeterminado de mostrar los cambios en un documento nuevo. El "Documento original" y el "Documento revisado" se muestran en un panel a la derecha del "Documento comparado" que se utilizará como referencia. No pueden ser editados.

Si no ve el panel que contiene los documentos originales y revisados, haga clic en "Comparar" en la sección "Comparar" de la pestaña "Revisar". Luego, seleccione "Mostrar documento fuente" y luego "Mostrar ambos". También puede elegir "Mostrar original" o "Mostrar revisado", si no desea ver ambos..

El "Panel de revisión", que se describe brevemente en la Lección 2 y con más detalle en la Lección 3, también se muestra a la izquierda del "Documento comparado".

En el "Documento comparativo", puede pasar por los cambios rastreados, tal como se explica en la Lección 2, aceptar o rechazar cada cambio.

Luego, guarde el documento comparado con un nombre diferente y tendrá un documento que contiene los cambios tanto del documento original como del revisado..