¿Por qué necesitas fórmulas y funciones?

Esta clase de How-to Geek School está dirigida a personas que usan Excel o intentan usar Excel, pero están intimidadas por el concepto de fórmulas y funciones. Su objetivo es convertirte en un profesional de Excel o al menos un aficionado competente en solo unas pocas lecciones.

NAVEGACION ESCOLAR

1. ¿Por qué necesitas fórmulas y funciones??
2. Definiendo y creando una fórmula
3. Referencia de celda relativa y absoluta, y formateo
4. Funciones útiles que deberías conocer
5. Búsquedas, gráficos, estadísticas y tablas dinámicas

Nota: para los no iniciados, esta es la primera lección de la primera serie para How-To Geek School. Tendremos una nueva lección cada día de la semana, de lunes a viernes, desde ahora hasta que hayamos cubierto cada tema. Así que estad atentos para más, y haremos un anuncio formal sobre cómo funciona la próxima semana..

Qué es Excel y por qué lo necesitamos?

Si usted es un administrador de oficina, probablemente use Excel. Lo mismo ocurre si eres un vendedor. Si usted es un analista financiero, por supuesto, necesitar Sobresalir. Para estas y muchas otras profesiones, trabajar con hojas de cálculo es una herramienta esencial en la rutina diaria..

Las personas que son magos de las matemáticas probablemente tomarán Excel inmediatamente y lo usarán como una extensión natural de sus procesos computacionales. La mayoría del resto de nosotros ... probablemente necesitemos ayuda en ese departamento.

Si no prestaste atención en la clase de álgebra de la escuela secundaria, ¡no te preocupes! Todo lo que necesita hacer es aprender algunos conocimientos básicos de fórmulas y funciones de esta serie de How-To Geek School y aplicarlos a su trabajo..

Si no sabe si necesita Microsoft Excel o no, es probable que no se le haya mostrado lo que puede hacer. Una vez que lo sepa, puede encontrar formas de usarlo en su trabajo para facilitar las tareas complicadas y tediosas..

Microsoft Excel es más que un simple programa para ingresar nombres y números. Por ejemplo, si simplemente desea enumerar los nombres de los estudiantes en su clase, puede hacer un documento de Word. Word está bien para escribir ensayos y hacer listas, pero para hacer cálculos, necesita las fórmulas y funciones de Excel..

Un breve recorrido por la interfaz de Excel

Antes de profundizar, revisemos brevemente la interfaz de Excel. Es posible que ya sepas todas estas cosas, pero nunca está de más revisar.

Cuando abre una hoja de cálculo de Excel en blanco, se conoce como "libro de trabajo" o "libro" y cada hoja de cálculo de un libro se conoce como "hoja de trabajo" o "hoja".

La parte superior de la aplicación está dominada por la "cinta" (gris), que se subdivide en "pestañas" (rojo), que luego se subdividen en "secciones" (azul).

Debajo de la cinta se encuentra el "cuadro de nombre", que le permite cambiar el nombre de "celdas" y, a continuación, a la derecha hay un área que le permite crear sus "fórmulas" importantes. el propósito de cada botón, pero lo que más nos interesa es el área amplia donde se mostrarán nuestras fórmulas y funciones.

Finalmente, la hoja de trabajo se organiza en "columnas" (denotadas por letras) y "filas" (indicadas por números). Cada ubicación es una "celda" y un grupo de celdas se conoce como "rango". Si tiene varias hojas en un libro, puede hojearlas rápidamente usando las pestañas que se muestran debajo de la hoja. Debajo de eso, en la barra de estado gris, puedes ajustar tus vistas de página y nivel de zoom.

Eso es, bastante simple, y solo una breve descripción de la terminología que encontrará en esta serie de escuelas de HTG.

Que es una funcion?

Una función es un cálculo u operación que devuelve un resultado. Las entradas en una función se llaman "argumentos".

Todas las funciones comienzan con un signo igual [=]. De esa manera Excel sabe que no debe tratar los argumentos como texto. Por ejemplo, = AVERAGE (2,4) es una función, pero AVERAGE (2,4) es solo una cadena de texto. Sin un signo igual, Excel no calculará un resultado. Los argumentos en esta función son 2 y 4..

Tenga en cuenta que Excel usa letras mayúsculas para enumerar funciones, pero puede usar letras minúsculas o mayúsculas cuando las escribe.

En Excel, la "Biblioteca de funciones" se puede encontrar en la pestaña "Fórmulas".

Hay 13 categorías de funciones, algunas de las cuales son:

• Matemática: MEDIA (): calcula el promedio de una serie de números.
• Fecha y hora: DATEVALUE (): convierte una cadena de texto como "30 de noviembre de 2013" en un número para que pueda usar este número en otras funciones de fecha y hora. No puedes hacer matemáticas con fechas a menos que las conviertas a números primero. Explicamos esto en detalle en la Lección 4..
• Texto: LEN (): devuelve la longitud de una cadena. Por ejemplo = LEN ("Excel") es 5.
• Lógico: IF (): la función IF () se escribe como = IF (, luego A, si no B). Entonces, si “prueba” es verdadera, entonces el resultado es A; si "prueba" no es cierto, entonces B.
• Búsqueda y referencia: estos son necesarios para buscar valores en otra parte de la hoja de cálculo. Por ejemplo, VLOOKUP busca en una tabla de valores para encontrar una celda.

¿Cómo podrías usar este último? Bueno, para obtener el día de la semana en texto desde una función de fecha. Puedes usar VLOOKUP para escanear una tabla y convertir este número en algo más fácil de entender, como "Miércoles".

También hay funciones especiales para finanzas, ingeniería y estadísticas que se enumeran por separado en el menú "Más funciones".

Que es una formula?

Una fórmula es una combinación de "operadores", "operandos" y "funciones".

Por ejemplo, la función = SUM agrega una lista de números (se usa tan comúnmente, que está listado en el primer menú en Excel, abreviado por la letra griega Sigma (Σ), que es la notación que los matemáticos usan para sumar una serie ).

Usas una fórmula como hacer un cálculo a mano. Por ejemplo, podría poner su presupuesto familiar en una fórmula como esta:

Efectivo restante = (4 * salario semanal) - hipoteca - alimentos - servicios públicos

Los operadores se multiplican [*] y restan [-]. Los operandos son los valores "salario semanal", "hipoteca", "alimentos" y "servicios públicos". El resultado es "efectivo restante".

Nombres y direcciones

Los valores para "comida" y los otros operandos son nombres que define en Excel. Sin un "nombre", tendría que usar la "dirección".

La dirección de una celda se escribe usando notación fila-columna. Las filas se dan números y las columnas, letras. La primera celda en la hoja de cálculo es A1. Cuando haya llegado al final del alfabeto, las filas están numeradas como AA, AB, BA, BB, etc..

Las fórmulas pueden ser más complicadas que el ejemplo del presupuesto familiar. En la escuela secundaria aprendiste que el área de un círculo es el radio por pi cuadrado o πr².

En Excel, puede escribir esto usando la fórmula = PI () * radio ^ 2.

Aquí, PI () es el función que devuelve el número 3.14 y "radio" es un "nombre" que le hemos dado a una celda que contiene el radio; los “operadores” son el exponente (^) y el multiplicador (*).

Orden y Precedencia

Los paréntesis se utilizan para indicar el orden y la prioridad en los cálculos..

El área de un círculo también podemos escribir πrr pero no (πr)², por lo que necesita comprender el orden y la prioridad para obtener la respuesta correcta. Los exponentes se evalúan antes de la multiplicación, por lo que no se necesitan paréntesis en este caso. La función ajusta el radio primero y luego lo multiplica por Pi.

Si quisiera eliminar cualquier duda posible, podría ser explícito y escribir = Pi * (radio ^ 2).

Exploraremos más el orden y la precedencia en la Lección 2.

A continuación…

Para el resto de esta serie, nos concentraremos en cuatro áreas clave:

Lección 2: Definir y crear fórmulas

Para comenzar, el primer elemento a explorar es cómo crear fórmulas y entender las reglas básicas:

• Cómo crear una fórmula
• Operadores de calculo
• Orden y precedencia
• Demostrar cómo se usa una función dentro de una fórmula

Lección 3: Referencia celular y formateo

En esta lección, discutimos los tres tipos de referencia de celda (relativa, absoluta y mixta), formato, cómo mover o copiar y fórmula y referencias circulares..

Supongamos que tiene una fórmula en la celda B1 que dice = A1 * 2. Si copia esa fórmula en la celda B2 (una celda a la derecha), la referencia de la celda también cambia.

La nueva fórmula dice B1 * 2. Puede usar el signo de dólar ($) para anclar la referencia de la celda de modo que copiarla no cambie a donde apunta (no se preocupe, cubrimos esto un poco).

Lección 4: Funciones útiles que deberías conocer

Esta lección explica algunas de las funciones más utilizadas y cómo podemos aplicarlas en cálculos útiles y cómo "anidar" funciones..

Anidar una función significa poner una función dentro de otra. Por ejemplo, si desea saber qué día es hoy, escriba = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () indica la fecha de hoy y WEEKDAY () la convierte en un número del 1 al 7. NOW () está "anidada" dentro de WEEKDAY ().

Lección 5: Funciones avanzadas: If, Nested-If y Lookups

Si desea crear modelos o algoritmos complejos, deberá saber cómo combinar las funciones lógicas y de búsqueda, incluidas las sentencias IF y IF anidadas, y las búsquedas que incluyen VLOOKUP y HLOOKUP..

Un ejemplo de la función de búsqueda sería = COLUMNA (). Esto da el número de columna de una referencia de celda, por ejemplo, A = COLUMNA (A1).

También cubriremos brevemente las tablas dinámicas. Una tabla dinámica se utiliza para extraer el significado de los datos. Por ejemplo, podría tomar una lista de ventas y agruparlas por región o persona de ventas para darle los totales de cada.