Principiante Cómo crear y administrar tareas en Outlook 2013
Si usted es una de esas personas que tiene una pizarra o un bloc de notas con una lista de tareas en constante evolución, o su escritorio y monitores están adornados con Post-its® Recordándote de eventos importantes, entonces este es el artículo para ti..
Outlook le permitirá hacer listas de tareas que consisten en tareas, en las que puede hacer todo tipo de cosas, como establecer fechas de vencimiento, recordatorios, categorías y más. El punto principal es crear un tipo de lista de tareas más activa con la que pueda interactuar y lo mantendrá honesto.
Trabajar en la vista de tareas
Hemos estado discutiendo las diversas complejidades de Outlook 2013 recientemente, por lo que si eres nuevo en esto, te recomendamos que leas nuestra introducción..
De lo contrario, abra Outlook hasta la vista Tareas y eche un vistazo. A primera vista, notarás que está bastante vacío y estéril. Eso es porque todavía tenemos que llenar con la multitud de cosas que tenemos que hacer y hacer recados para ejecutar.
Revisemos y le mostraremos cómo usar las Tareas como un profesional y organizaremos su vida con Outlook. Con un poco de tiempo y trabajo, tendrá un conjunto completo de tareas, que puede configurar para recordarle cuándo vencen, o incluso puede asignárselas a otra persona.!
Añadiendo tareas
Para empezar, vas a querer agregar tareas. Notará que hay un panel de carpetas familiar a lo largo del lado izquierdo. Puede agregar nuevas carpetas a esta vista, organizando efectivamente sus tareas en categorías. Incluso puede crear un nuevo grupo de carpetas para que pueda volver a separar sus tareas entre su vida profesional y personal, si es necesario..
Para comenzar, notará que hay un grupo de carpetas de tareas que llama Mis tareas y dos carpetas de tareas secundarias: Lista de tareas y tareas. Si hacemos clic con el botón derecho en la carpeta superior, podemos crear un "Nuevo grupo de carpetas" al que llamaremos Tareas de trabajo.
Puede agregar una tarea rápida haciendo clic en "Haga clic aquí para agregar una nueva tarea" o puede hacer clic en "Nueva tarea" en la cinta de inicio. Echa un vistazo a la siguiente tarea sin título, a la que puedes aplicar una serie de opciones, muestra la tarea, sus detalles y la administra..
Completemos un poco nuestra tarea con algunos detalles básicos y luego haga clic en "Guardar y cerrar". Puede elegir la fecha de inicio, la fecha de finalización (si corresponde), el estado, la prioridad y el porcentaje de finalización. También puede marcar la casilla "Recordatorio" y hacer que Outlook le avise cuando su tarea vence..
Visualización, modificación y actualización de tareas
Después de crear algunas tareas, podemos verlas enumeradas en nuestra vista Tareas. Puede hacer algunos ajustes básicos aquí, como cambiar la fecha de vencimiento o asignar una categoría, pero si realmente desea ver y editar, debe hacer doble clic para abrirla..
Aquí está nuestra tarea una vez más. Podemos realizar cambios como el estado o la prioridad, o podemos hacer clic en el botón "Detalles".
Si hay otros detalles asociados con la tarea, puede completarlos aquí. Si bien esto puede no ser pertinente para la mayoría de las personas, si trata con contratistas o consultores independientes, este es un gran lugar para realizar un seguimiento de cuánto le están costando aproximadamente..
Hay algunas otras cosas que podemos mencionar antes de pasar a las recurrencias. Mientras está hurgando en la interfaz de la tarea, tómese un momento para notar que puede eliminar o reenviar la tarea si decide que no vale la pena seguirla o si necesita información de alguien más sobre ella, respectivamente.
También puede administrar la tarea, como marcarla como completada, asignarla y enviar un informe de estado. Hablaremos más sobre eso en breve. Por ahora, veamos brevemente cómo configurar tareas recurrentes.
Trabajar con tareas recurrentes
Crear una tarea recurrente es lo mismo que crear una cita recurrente o una reunión recurrente. El diálogo que ve cuando hace clic en el botón "Recurrencia" probablemente le resultará bastante familiar.
Así que aquí está nuestra tarea de "hablar sobre cosas del trabajo", que se repite cada semana el miércoles, sin un final a la vista. Tenga en cuenta también que incluso si no completa la tarea en el momento en que la tarea se repite, se generará otra..
Puede anular esto seleccionando la opción "regenerar nueva tarea", que en lugar de repetirse automáticamente el día x, no regenerará la tarea hasta que la actual se marque como completa.
Asignar una tarea a otra persona
Tenemos nuestra tarea de "hablar de cosas de trabajo", todo listo, ¡ahora solo tenemos que empeñar en otra persona! Haga clic en el botón "Asignar tarea" en la sección Administrar tarea de la cinta de opciones.
Esto abrirá la tarea como un correo electrónico, que luego podrá enviar a otros. En este caso, solo vamos a asignar la tarea para hablar sobre temas de trabajo a otra persona, por lo que se la enviaremos por correo electrónico..
Si desea escribir la dirección en el campo "Para" puede, o puede arrancar el nombre de la suerte de su libreta de direcciones. ¿No tiene una libreta de direcciones configurada? Obtenga información sobre cómo crear y administrar contactos, incluido cómo importar sus contactos desde Gmail directamente a Outlook..
Ese destinatario recibirá un correo electrónico con la opción "Aceptar" o "Rechazar". No queremos que el jefe se enoje, así que seguiremos adelante y aceptaremos la tarea. Además, hablar de cosas de trabajo nunca es una mala idea.!
Por último, si los poderes potenciales quieren saber el progreso (o la falta de ellos) en su tarea actualmente asignada. Puedes enviarles un informe de estado..
En general, es más probable que el usuario promedio de Outlook en el hogar utilice las tareas como un medio para hacer las diligencias o para hacer las tareas domésticas, pero es útil conocer toda la gama de sus habilidades para hacer tareas. Vayamos ahora al resto de la cinta de inicio y hablemos de lo que puede hacer para administrar la tarea desde allí..
Gestión de tareas y clasificación por vista
Durante el transcurso de la semana, algunas tareas se realizarán y otras no. Los que completes, puedes marcarlos como completos y olvidarlos. Pero los que no llegues necesitarán ser manejados de alguna manera o simplemente tendrás una lista cada vez mayor de tareas perdidas.
Hay algunas formas de gestionarlos. Veamos esa área de la cinta de opciones y luego te mostraremos cómo aprovechar al máximo estas herramientas..
Al hacer clic en el botón "Eliminar de la lista", se marcará como completo y se eliminará de la lista. Si Outlook encuentra un problema, por ejemplo, si la tarea es recurrente o está incompleta, le preguntará qué desea hacer al respecto..
También puede trabajar directamente con las tareas que ve en su lista de tareas. Echa un vistazo a la siguiente captura de pantalla para más detalles. Usted ve que simplemente puede hacer clic en el icono de la bandera para marcarlo como completo o puede hacer clic con el botón derecho para ver sus opciones de seguimiento..
Mire aquí en la siguiente captura de pantalla, que nuestra tarea de "sentarse a ver fútbol con los pies en alto" es para mañana, pero también la hemos marcado para el seguimiento de la próxima semana. La creación de una tarea de seguimiento básicamente la duplica por el tiempo que mejor se adapte a usted para posiblemente completarla. En este caso, podríamos marcar la tarea de mañana como completada o eliminarla, pero esa tarea duplicada aún debería entregarse la próxima semana.
Tenga en cuenta que puede realizar tareas de seguimiento en uno de los cinco intervalos preestablecidos, o puede crear un seguimiento personalizado..
Por último, cambiar la vista puede ayudar a dividir una gran cantidad de tareas. Si no aparece en la cinta de opciones, puede hacer clic en el botón "Cambiar vista" y verá estas opciones.
Esto es lo que podría parecer una lista simple. La vista no discrimina entre estados de finalización o categorías, o cualquier otra cosa. Solo presenta todas sus tareas pasadas, presentes y futuras en una vista simple.
Por otro lado, si ordenamos nuestra vista por tareas activas, vemos que las cosas se reducen mucho para nosotros.
Recuerde siempre cambiar la vista de tareas para que pueda ordenarlas u ocultarlas rápidamente y obtener el máximo potencial de productividad.!
Opciones de Tareas
Por último, conozcamos o volvamos a familiarizarnos con las opciones de tareas. Las opciones de tarea le permitirán cambiar la configuración y alterar su comportamiento y apariencia. Puede acceder a ellos desde el menú Archivo, haciendo clic en "Opciones -> Tareas".
Puede configurar opciones para recordatorios sobre tareas con fechas de vencimiento, colores de tareas vencidas y completadas, horas de trabajo y otros ajustes simples. Así que ahora, si desea que las tareas vencidas sean de color azul brillante o si desea recordatorios predeterminados al final del día en lugar de comenzar, puede hacer los cambios aquí.
Como puede ver, Outlook se está revelando como una aplicación muy completa, ¡y aún no hemos hablado sobre el calendario y las notas! Esperamos que pueda usar las Tareas para mejorar las habilidades de su organización un par de niveles. Son realmente fáciles de configurar y asignar, y es bueno tener esos recordatorios y ver que todas las cosas en su lista se verifiquen lentamente.
Mientras tanto, estamos interesados en saber de usted. ¿Tiene alguna pregunta o comentario que le gustaría dejar con nosotros? Entra en nuestro foro de discusión y dispara.
