Principiante Cómo crear, administrar y compartir calendarios en Outlook 2013
A menos que estés viviendo una vida libre de responsabilidades, el sol probablemente se levante y se asiente en tu calendario diario. Si no sabe lo que sucede a diario, rápidamente se encontrará perdido en un laberinto de citas perdidas y reuniones sorpresa..
Hablemos de los calendarios de Outlook porque fuera del correo electrónico ((quizás incluso más a veces), ser organizado y productivo depende de la capacidad de administrar eventos y hacer cosas. Una de las cosas que Outlook hace con gran aplomo, quizás mejor que la mayoría de las otras aplicaciones, es el calendario. Las funciones de calendario de Outlook son incomparables cuando se trata de crear, modificar y compartir eventos..
Este artículo se centrará principalmente en las cosas simples. Le mostraremos cómo crear y administrar sus calendarios, agregar citas, reuniones y también compartirlos con otros en su libreta de direcciones para facilitar la colaboración. Cuando hayamos terminado, le mostraremos cómo más allá de usar Outlook para los conceptos básicos como correo electrónico o contactos y libretas de direcciones, puede incorporar el calendario en su ajetreada vida y mejorar su hogar u oficina pequeña..
Fundamentos del calendario
Siempre que use Outlook, tendrá sus capacidades de calendario a su disposición. Incluso si no tiene una cuenta de correo electrónico configurada, puede usar Outlook para el resto de sus funciones. Sin embargo, el calendario funciona mejor si puede aprovechar sus capacidades de colaboración, por lo que el uso de una cuenta de correo electrónico le asegura que podrá enviar invitaciones a reuniones y recibir notificaciones de los asistentes..
Independientemente, aquí está su calendario diario básico, es decir, el calendario predeterminado asociado con su perfil de Outlook predeterminado. Esta es la vista mensual, pero puede usar las funciones en la pestaña Organizar para cambiar la vista.
Por ejemplo, a continuación se muestra la vista de semana laboral (en comparación con la vista de toda la semana). Es muy simple, con el clima (puede configurarlo para su ciudad) y un cuadro de búsqueda. Si tiene alguna reunión o cita, la verá aquí y puede pasar a la semana anterior o siguiente haciendo clic en los botones "Cita anterior" o "Próxima cita", respectivamente, en los bordes del calendario..
Avancemos un poco y enfoquémonos en cómo cambiar la disposición de su calendario para adaptarlo mejor a sus necesidades específicas o particulares.
Flexionando el músculo de tu calendario
Puedes hacer un poco para cambiar la disposición y la apariencia de tu calendario. Si revisa la pestaña Ver a continuación, verá una gran variedad de estilos que puede emplear para un calendario que se adapte a sus necesidades organizativas..
Revisa el siguiente calendario. Hemos hecho algunos cambios menores en su apariencia. Por un lado, puedes cambiar el color, que es un toque sutil pero agradable.
La pestaña Vista le permite agregar varias otras vistas para acentuar el modo en el que se encuentra. Por ejemplo, está la barra de tareas pendientes, que le permite agregar calendarios, personas y tareas a la columna de la derecha (ver arriba). Esta barra de tareas se puede personalizar según el modo en el que se encuentre, por lo que incluso si tiene las tareas y el calendario habilitados, como se muestra en la captura de pantalla anterior, si cambia a su bandeja de entrada, deberá volver a habilitar el Para -Do Bar.
Es una buena idea jugar con la pestaña Ver en cada modo porque no todos serán exactamente iguales. Por ejemplo, el panel de lectura no es muy útil en la vista de calendario, pero definitivamente es una gran adición a su bandeja de entrada..
Del mismo modo, echa un vistazo a una vista del calendario diario con la Vista de tareas diarias habilitada. Puedes ver aquí tu calendario diario con tus tareas pendientes a continuación.
Hablaremos mucho más sobre las tareas en un próximo artículo, pero ahora concentrémonos en todo lo que desee saber sobre citas y reuniones.
Adición de citas y reuniones
Echemos un vistazo a la configuración de citas y reuniones. En el siguiente ejemplo, estamos organizando una fiesta de pizza. El tema, por supuesto, es la naturaleza de la cita, y aunque una fiesta de pizza no es necesariamente una "cita", se entiende la idea. Luego, puede agregar otros detalles específicos, como dónde se celebra la fiesta de la pizza y sus horas de inicio y finalización..
Hay mucho espacio (técnicamente ilimitado) para agregar notas, instrucciones o instrucciones para el evento. Por supuesto, no es una gran fiesta si no tienes a otras personas allí. Así que tendremos que invitar a algunos asistentes. Una vez que invitas a la gente, ya no se considera una cita. En su lugar, Outlook lo cambia a una reunión. En la siguiente captura de pantalla, vemos nuestra nueva cita convertida en reunión..
Puede escribir los nombres manualmente o hacer clic en el botón "Para" para agregar asistentes de su libreta de direcciones. Si aún no ha configurado una libreta de direcciones, podemos indicarle cómo agregar y administrar contactos, así como importar contactos de otras fuentes, como Gmail..
Puede ir directo a la persecución y simplemente hacer clic en "Nueva reunión" en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Cuando está invitando a los asistentes, tiene la opción de solicitar más opciones de respuesta.
Si solicita una respuesta (en lugar de simplemente poner la palabra y dejarla así), entonces los invitados tendrán la oportunidad de confirmar su asistencia. Tenga en cuenta que esto funciona de maravilla con un producto de Microsoft, como una cuenta de correo electrónico de Outlook.com, donde se le ofrecen opciones de respuesta directamente en el mensaje.
En Gmail, podrás actuar sobre una invitación de la misma manera. Sin embargo, si responde, se enviará al organizador del evento y se agregará automáticamente a su Outlook..
Ahora que estamos claros en las citas y reuniones, pasaremos a modificarlos y cancelarlos porque el cambio es inevitable y, a veces, nuestros planes mejor establecidos no se concretan..
Modificación o cancelación de reuniones y seguimiento de respuestas
Ha surgido algo y tenemos que cambiar nuestra fiesta de pizza al sábado por la noche. Esto no es un problema para nosotros, pero ¿qué pasa con nuestros asistentes? Bueno, sus planes dependen totalmente de ellos, pero Outlook al menos hace que sea más fácil alertarlos sobre los cambios..
Para modificar una reunión y alertar a sus asistentes, primero abra el evento desde su calendario de Outlook y realice los cambios que necesita. En este caso, solo estamos retrasando la reunión un día. Tenga en cuenta que puede hacer clic en "Enviar actualización" y que sus invitados se actualizarán en el cambio.
En este punto, si algún participante ha aceptado previamente su invitación, deberá volver a aceptarla..
Ahora puede ser un buen momento para mostrar cómo hacer un seguimiento del progreso de su reunión. Haga clic en el botón "Seguimiento" y desde aquí puede ver el progreso de su reunión. En este momento, solo un invitado ha aceptado, por lo que quizás este sábado no sea un buen momento.
Uh oh, de nuevo, algo acaba de aparecer y tenemos que cancelar la reunión. Simplemente haga clic en el botón "Cancelar reunión". Su invitación cambiará ahora y obtendrá un botón de "Enviar cancelación" para hacer clic y enviar las malas noticias..
Tan fácil como eso, sus invitados anteriores recibirán un correo electrónico actualizado y el evento se eliminará de su calendario de Outlook.
Eventos
Con sus citas convertidas en reuniones ingresadas y guardadas, lo verá en su calendario. Cuando pasas el ratón sobre él, verás los detalles pertinentes. En este punto, si todo está bien, puede dejarlo y pasar a otras cosas..
Sin embargo, si desea cambiarlo o eliminarlo, puede abrirlo haciendo doble clic en él o usando la acción apropiada en la Cinta, que aquí está el botón "Abrir".
También puede acceder a muchos de los mismos controles de cinta desde el menú contextual del botón derecho.
Con su reunión o cita abierta, tenga en cuenta la pestaña Opciones, que le permitirá afectar algunos cambios, como el cambio de estado (Ocupado, Provisional, Fuera de la oficina, etc.), establecer un recordatorio, cambiar la zona horaria y finalmente configurar la evento como uno recurrente.
Los eventos recurrentes son comunes, como una reunión semanal o un evento de ganancias trimestrales, o solo el almuerzo con un amigo, así que es bueno saber cómo configurarlos. Como puede ver en la captura de pantalla, esto debería ser bastante fácil de resolver. Puede establecer la hora de la cita, el patrón y, por supuesto, el rango o la duración de la repetición..
Verá en la siguiente imagen, hemos configurado un evento recurrente para cada lunes a la 1:00 pm, que continuará indefinidamente.
Es importante recordar que, si bien las reuniones y las citas tienen varias diferencias clave, aún se ven y se pueden modificar de la misma manera, por lo que todas las opciones que vea para las citas serán las mismas para las reuniones..
Adjuntar un archivo o documento a un elemento del calendario
Imaginemos que ha concertado una cita, como llevar a su mascota al veterinario o cambiarle el aceite, y en cualquier caso, tiene un documento o imagen que desea adjuntar para que no lo olvide.
En el siguiente ejemplo, estamos cambiando nuestro aceite finalmente y tenemos un cupón para ello. Puede imprimir el cupón e intentar recordarlo de antemano, o simplemente adjuntarlo a la cita para que cuando Outlook lo recuerde, el cupón esté allí para que pueda imprimirlo mientras lo piensa..
Para hacer esto, desea hacer clic en "Adjuntar archivo" y luego navegar a la ubicación donde se guarda. Puede insertar el archivo tal como está, pegarlo en línea como texto o insertar la ubicación del archivo como un hipervínculo. En este caso, solo vamos a adjuntar el PDF como está.
Por supuesto, esta será una característica muy útil si necesita compartir documentos para una reunión de negocios, enviar materiales de estudio a los estudiantes o siempre que la situación requiera información adicional..
Administrar y compartir calendarios
Administrar calendarios te permitirá lograr dos cosas. Puede abrir calendarios de varias fuentes, y puede crear y guardar grupos de calendario.
Si hace clic en el botón "Abrir calendario", puede crear un calendario desde varias fuentes, incluso desde Internet, o puede crear un calendario en blanco. Una de las ventajas de crear un calendario en blanco es que puede mantener su vida laboral y familiar separadas.
En la siguiente captura de pantalla, verá que se han creado varios calendarios, y también hemos creado un grupo especial para el trabajo. Puedes arrastrar eventos de un calendario a otro; usted ve cómo tenemos una entrada para una reunión semanal en los dos calendarios que hemos seleccionado para mostrar.
El hecho de poder arrastrar eventos a lo largo de los calendarios significa que si ha dedicado tiempo a agregar una cita o reunión, si más adelante decide que debe estar en un calendario diferente, no necesita volver a crear los eventos..
Por último, puede compartir calendarios, lo que debería ser bastante autoexplicativo, aunque se debe tener en cuenta la posibilidad de enviar un calendario por correo electrónico. Cubrimos esto brevemente en un artículo anterior, esta es simplemente otra forma de lograrlo. Aquí, en la siguiente captura de pantalla, puede ver lo que sucede cuando usa esta opción..
Puede especificar qué calendario compartir, el intervalo de fechas (desde un solo día hasta todo el calendario), el nivel de detalles para compartir (disponibilidad simple, limitada y detalles completos), y luego hay algunas opciones avanzadas que puede usar.
Compartir de esta manera significa que puede difundir de forma rápida, fácil y sin problemas la información de su calendario con otros usuarios de Outlook, así como integrar los calendarios que se le envían..
Opciones de calendario
Hay bastantes opciones de calendario para ordenar (aunque no tantas como con el correo electrónico). La mayoría de estas opciones están diseñadas para configurar el calendario para que funcione de manera más efectiva con sus necesidades profesionales y personales..
Por ejemplo, puede cambiar sus horas de trabajo y semana de trabajo, agregar días festivos, cambiar la zona horaria, establecer el color predeterminado e incluso elegir entre Fahrenheit y Celsius. Ábrete paso por ellos a tu antojo y prueba lo que mejor funcione para ti..
Las características del calendario en Outlook son de primera categoría y si trabaja en una organización con un servidor central de Exchange, entonces es probable que esté familiarizado con la forma en que puede colaborar en calendarios compartidos, ver eventos y más. Todo esto funciona perfectamente dentro de su propia instalación local de Outlook para una mayor potencia y comodidad.
En casa, es bueno tener un calendario con tantas funciones en el mismo programa. No es necesario cambiar de una aplicación de correo electrónico a su aplicación de calendario, puede programar eventos e invitar rápidamente a los participantes con solo unos pocos clics del botón del mouse y mucho más..
Pero, eso es suficiente hablando de nosotros. ¿Por qué no escuchamos de ti ahora? Déjenos saber sus pensamientos o preste sus comentarios en nuestro foro de discusión.
