Principiante Cómo crear, administrar y asignar categorías en Outlook 2013

Outlook 2013 le permite asignar categorías a las cosas y personalizar dichas categorías. Lo que pasa con las categorías es que son universales en Outlook y puede asignar cada categoría a una combinación de teclado. Por lo tanto, puede clasificar el correo electrónico, los eventos del calendario y las notas con un par de teclas rápidas.

En los últimos meses, hemos hablado mucho sobre Outlook 2013 y sus diversas partes. Hemos hablado sobre el dominio de sus funciones más importantes, como la redacción y el envío de correos electrónicos, la creación y administración de contactos e incluso la importación de sus contactos de Gmail. También hemos cubierto otras cosas de Outlook, como la forma de crear listas de tareas para mantenerlo bien, concentrado. Y, por supuesto, está el calendario tan importante, que es esencial para cualquier persona que quiera mantener un horario eficaz..

Lo que todo esto significa es que puedes hacer un gran esfuerzo para ayudarte a gestionar mejor tu trabajo ocupado e incluso la vida personal. Sin embargo, antes de cerrar nuestra mirada a Outlook 2013, pensamos que deberíamos cubrir brevemente dos aspectos restantes que consideramos dignos de destacar: categorías y búsqueda.

Sobre esas categorias

Para personalizar sus categorías, haga clic en el botón "Clasificar" y luego seleccione "Todas las categorías ..." en el menú desplegable. Con este cuadro de diálogo, puede crear nuevas categorías, eliminar las antiguas, cambiar el nombre, cambiar los colores y asignar teclas de acceso directo.

Observe en la siguiente captura de pantalla, cómo hemos asignado "CTRL + F2" a la categoría azul.

Ahora, por ejemplo, puede aplicar categorías a cualquier cosa que desee. Tome nuestro ejemplo tonto a continuación, tenemos nuestra tarea de "vivir la vida loca" y lo hemos marcado con las categorías Personal (púrpura) y Urgente (rojo).

Recuerde este consejo muy útil: una vez que asigne teclas de método abreviado a sus categorías y haya guardado sus categorías en la memoria, podrán organizar rápidamente el correo, las citas y otros elementos de Outlook..

Por ejemplo, aquí hay un encabezado de correo electrónico de un mensaje en nuestra bandeja de entrada, lo hemos marcado con la categoría Trabajo. De ahora en adelante, si necesitamos buscar este mensaje específico, podemos usar categorías para filtrar los mensajes no relacionados..

Tenga en cuenta también que puede marcar rápidamente tareas, correos electrónicos y otros elementos de Outlook rápidamente con una categoría predeterminada, como en la siguiente captura de pantalla. Aquí hemos marcado varias tareas como URGENTES simplemente haciendo clic en el cuadro pequeño en la columna CATEGORÍAS.

Está claro que las categorías pueden ser muy útiles, y son una característica en gran medida poco conocida en Outlook. Aprende a usarlos de manera efectiva y podrás mantener todas tus cosas organizadas en las áreas de categorías relacionadas..

Búsqueda simple en Outlook

Para terminar, hablemos brevemente sobre la búsqueda de elementos en Outlook. Queremos que esto se aplique principalmente al correo, pero la búsqueda se extiende a lo largo de la aplicación. Al hacer clic en el panel de búsqueda, como en la bandeja de entrada (o en cualquier otra carpeta de correo), la Cinta cambiará para brindarle una gran cantidad de herramientas de búsqueda..

¿Por qué está todo esto aquí? Simplemente, cuantas más formas pueda buscar un mensaje, mayores serán sus posibilidades de encontrarlo. Vea aquí en la siguiente captura de pantalla, hacemos clic en el botón "Asunto" y podemos completar el espacio apropiado con lo que queremos que contenga el asunto. En este caso, queremos encontrar cualquier tema relacionado con “Trabajo”.

Tenga en cuenta que los resultados que aparecen en realidad son tareas, lo que demuestra cómo Outlook devuelve resultados de búsqueda de todo lo que almacena.

Si le interesa maximizar sus habilidades de búsqueda en Outlook, puede eliminar el desorden rápidamente tomando un poco de tiempo y probando las opciones de la cinta de búsqueda. Tenga en cuenta que si sus resultados son demasiado amplios y variados, siempre puede refinar su alcance utilizando las herramientas de alcance con el título apropiado..

Finalmente, si siente la necesidad de poder y control final sobre su búsqueda, intente usar el formulario de Búsqueda avanzada que se encuentra al hacer clic en el botón "Herramientas de búsqueda" en la sección Opciones.

Usar el formulario de Búsqueda avanzada es, con mucho, la mejor forma, sin complicaciones, de buscar en Outlook, pero sea cual sea el método que utilice, estamos seguros de que descubrirá cómo encontrar sus cosas en un instante..

Opciones de búsqueda

Outlook funciona con Windows Search, que escribimos una serie completa hace poco. Estas opciones afectan la forma en que se buscan los elementos tanto en Windows como en Outlook.

Tenga en cuenta que si hace clic en "Opciones de indexación ...", abrirá el panel de control Opciones de indexación, donde puede ajustar cómo o si Outlook está indexado por el indizador de búsqueda de Windows. El resto de estas opciones tratan principalmente los resultados de búsqueda, como la forma en que se muestran y desde dónde se muestran los resultados..

Las categorías y la búsqueda son dos características no anunciadas que puede agregar a su repertorio de Outlook, que redondearán su experiencia de Office bastante bien. Si usa Outlook extensamente y recibe muchos correos electrónicos, crea muchas citas en el calendario o genera largas listas de tareas, entonces es importante no solo organizarlas, sino también tener la capacidad de buscar cualquier cosa, especialmente si sabe lo que buscas es invaluable.