Cómo crear y administrar contactos en Outlook 2013

Outlook no sirve de mucho si no tienes contactos. Claro, puedes ingresar direcciones de correo electrónico a medida que avanzas, pero eso consume mucho tiempo y es propenso a errores. Es mejor tener sus contactos ya en Outlook, para que pueda enviar un mensaje rápido con solo unos pocos clics.

En un artículo reciente, discutimos cómo comenzar a usar Outlook, y hoy queremos extenderlo para incluir el trabajo con contactos. Sus contactos serán el centro de su experiencia de Outlook, aquellos con quienes se relaciona y cómo utiliza la aplicación..

Como es de esperar, puede hacer un montón de administración de contactos con Outlook, y tener una libreta de direcciones configurada antes de comenzar a usarla tiene mucho sentido..

Creación de una libreta de direcciones

Para comenzar a administrar sus contactos, lo primero que desea hacer es abrir el modo Personas para que pueda ponerse a trabajar. Hay varias formas de agregar contactos a su libreta de direcciones. Al principio, es probable que importe su libreta de direcciones de otra fuente como su correo web u otro programa de correo electrónico..

Tenga en cuenta que, para cada cuenta de correo electrónico que tenga, tendrá una libreta de direcciones. En esta situación particular, tenemos una libreta de direcciones local para nuestro archivo de datos de Outlook local, y tenemos otra asociada con nuestra cuenta de correo electrónico.

En cualquier caso, vamos a cubrir los conceptos básicos para que si no tiene una libreta de direcciones para importar, puede comenzar a agregar contactos manualmente. En la siguiente captura de pantalla vemos una parte de nuestra nueva libreta de direcciones, que está completamente vacía, por ahora.

Para comenzar, simplemente haga clic en el botón "Nuevo contacto" y se abrirá una nueva ventana de contacto. Lo primero que puede hacerte saltar es lo ocupado que parece, pero no temas, si miras más allá de las muchas funciones de la cinta de opciones, verás que es un formulario bastante estándar, de contactos comunes..

Continuemos entonces y establezcamos un contacto para How-To Geek completando los valores apropiados. También puede agregar una imagen, que es innecesaria, pero aún así es un buen toque para la libreta de direcciones aburrida y sosa..

Una vez que haya terminado de ingresar su contacto o contactos, querrá hacer clic en "Guardar y cerrar" o puede hacer clic en "Guardar y nuevo" para generar otro contacto. Vamos a hacer eso. Tenemos la opción de crear un contacto completamente nuevo o un contacto nuevo para la misma compañía.

En este caso, elegiremos este último para ahorrar tiempo al escribir, después de lo cual haremos clic en "Guardar y cerrar" para revelar nuestras nuevas entradas en la libreta de direcciones..

No está mal, ya tenemos dos contactos que podemos enviar por correo electrónico pero, tío, esto lleva mucho tiempo. Sería mucho más fácil si pudiéramos trasladar la información de contacto de otra fuente a Outlook.

Si usa un servicio de correo web u otro, lo más probable es que sus contactos estén allí y deberán ser importados a Outlook. Si desea ingresar cada contacto uno por uno, lo más seguro es que lo haga, pero le recomendamos que importe su lista de contactos principal, ya sea de Thunderbird, Gmail u otro servicio de correo electrónico..

Importar y exportar registros de contacto

¡Independientemente de si utiliza Gmail o Yahoo Mail! O si tiene una cuenta de correo electrónico de 1997 que ha mantenido y mantenido con cuidado, contactos y todo, inevitablemente es posible que deba poner contactos en sus contactos de Outlook en masa..

Para hacer esto, puede exportar contactos de otra fuente y luego importarlos a Outlook. Normalmente esto se logra fácilmente simplemente accediendo a la configuración u opciones de su cuenta de correo electrónico o cliente y luego seleccionando la opción de exportar contactos.

Normalmente, todo lo que necesita hacer es importarlos a Outlook. Este es un proceso bastante sencillo, y será similar en la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico. Le recomendamos que lea nuestro artículo, que explica cómo exportar e importar contactos a Outlook y viceversa..

vCard? ¿Qué es una vCard??

Es posible que haya escuchado vCards (Archivo de tarjeta virtual o .VCF), tal vez incluso haya recibido una o use una. Las tarjetas virtuales son un formato de tarjeta de presentación electrónica estándar que puede intercambiar con otros, por ejemplo, mediante una firma de correo electrónico o un archivo adjunto..

En cualquier caso, hay varias formas en que puede manejar vCards en Outlook. El escenario más probable es donde deba importar un contacto o exportar a una vCard. How-To Geek tiene una descripción completa de este proceso, que rápidamente lo pondrá al día..

A veces, es posible que tenga muchas tarjetas virtuales almacenadas en un solo archivo vCard. Sin embargo, si intenta convertir este archivo, solo se importará la primera vCard del archivo. Para superar esta limitación, primero necesita convertir un archivo .CSV y luego importarlo a Outlook. Le recomendamos que lea este artículo para obtener una descripción completa de ese proceso..

Finalmente, puede exportar todos sus contactos a vCard individuales o a una única vCard maestra, como se describe en el párrafo anterior. Una vez más, tenemos un pequeño gran tutorial sobre cómo hacer esto, así que con eso deberías estar al tanto de cómo hacer que tus tarjetas virtuales ingresen y salgan de Outlook con relativa facilidad..

Crear y administrar grupos de contactos

Discutamos los grupos ahora, ya que ser capaz de enviar rápidamente un mensaje a un grupo selecto de almas garantiza que no olvides incluir a nadie y evita que escribas cada nombre en el campo Para:.

Para configurar un grupo de contactos, haga clic en "Nuevo grupo de contactos" en la cinta.

Una vez abierto, primero deberá decidir cómo desea llamar a su grupo (aquí llamamos a nuestro "CES 2015") y luego hacer clic en "Agregar miembros" y seleccionar "Desde contactos de Outlook". También puede crear un nuevo contacto en el vuele, o elija otra libreta de direcciones, como si desea incluir personas del directorio de su compañía.

De la lista, seleccionamos a los miembros de nuestro grupo. Recuerde, puede seleccionar miembros manteniendo presionada la tecla "CTRL" y haciendo clic con el botón izquierdo en cada miembro. Independientemente, cuando quiera agregar nuevos miembros, seleccione el nombre o nombres y haga clic en el botón "Miembros ->", que los agregará al grupo.

Cuando hayas terminado, haz clic en "Aceptar".

Volverá a la pantalla de administración de grupos, donde puede revisar a los miembros de su nuevo grupo y realizar otros cambios. Por ejemplo, puede reenviar el grupo como un Vcard o un contacto de Outlook, agregar notas sobre el grupo, enviar un correo electrónico a todo el grupo o crear una reunión solo con los miembros del grupo..

En nuestro caso, solo vamos a hacer clic en "Guardar y cerrar" para crear oficialmente el grupo y volver a la ventana principal de Outlook. Ahora vemos nuestro nuevo grupo en nuestra lista de contactos, denotado por el ícono de grupo. A la derecha, puede ver al miembro del grupo y hay íconos para realizar acciones. En este ejemplo, solo está disponible el icono de correo electrónico, así como el botón "Editar".

Debe tener en cuenta que la forma más rápida de enviar un correo electrónico a un grupo es simplemente escribiendo su nombre en el campo Para: así que, en este caso, podríamos escribir "CES 2015" y Outlook sabría enviar el mensaje a todos los miembros de ese grupo..

Opciones de personas

Si hace clic en "Archivo -> Opciones", puede configurar Outlook de varias maneras en varias categorías diferentes.

Aquí están tus opciones de gente. A diferencia de otras categorías en las opciones de Outlook, las opciones de Personas son pocas y bastante fáciles de ordenar.

Las opciones que encontrará aquí le permitirán decidir cómo se archivan los nombres, si mostrar un índice adicional y mostrar estados y fotografías en línea..

Administrar los contactos de Outlook es bastante simple, pero como ha visto, puede hacer mucho más para mantenerlos adecuadamente. Presta mucho más para redondear su experiencia de Outlook si tiene más información en sus contactos que solo un nombre y una dirección de correo electrónico..

Dicho esto, si aún eres partidario de usar algo como Gmail como tu proveedor de correo electrónico principal, entonces puedes usar Outlook para ayudarte a administrar tus contactos, mientras los mantienes sincronizados con tu cuenta de Gmail..