Cómo exportar e importar reglas en Outlook

Si ha estado usando Outlook por un período de tiempo significativo, probablemente tenga algunas reglas configuradas para ayudarlo a administrar su gran ola de correo electrónico. Si tiene una computadora nueva o está reinstalando Windows, no necesita configurarlas todas de nuevo, solo expórtelos.

Una regla en Outlook es una serie de pasos que usted configura automáticamente para tomar acciones específicas en los mensajes de correo electrónico a medida que se reciben. Por ejemplo, puede mostrar automáticamente una notificación cuando recibe correos electrónicos importantes, mover correos electrónicos similares a una carpeta específica o marcar un mensaje para su seguimiento en un momento específico.

Afortunadamente, Outlook tiene una forma de respaldar estas reglas. Esto es útil si tiene que reinstalar Windows, configurar Outlook en una computadora nueva o compartir sus reglas con otras personas.

Cómo exportar sus reglas de Outlook

Para comenzar, asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa. En la sección "Mover", haga clic en "Reglas" y seleccione "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.

NOTA: También puede acceder a las reglas y alertas haciendo clic en la pestaña "Archivo" y luego haciendo clic en el botón "Administrar reglas y alertas" en la pantalla "Información de la cuenta".

Aparecerá el cuadro de diálogo "Reglas y alertas". En la pestaña "Reglas de correo electrónico", haga clic en "Opciones" en la barra de herramientas sobre la lista de reglas que ha creado..

NOTA: se realizará una copia de seguridad de todas las reglas enumeradas aquí, no solo de las reglas seleccionadas.

En el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en "Exportar reglas".

Aparecerá el cuadro de diálogo "Guardar reglas exportadas como". Vaya a la carpeta en la que desea guardar el archivo de copia de seguridad de las reglas. Introduzca un nombre para su archivo de copia de seguridad en el cuadro de edición "Nombre de archivo". El tipo de "Reglas del asistente de reglas (* .rwz)" se selecciona de forma predeterminada en la lista desplegable "Guardar como tipo" y la extensión .rwz se agrega automáticamente al archivo. Si está compartiendo sus reglas con otras personas que usan la misma versión de Outlook que usted, haga clic en "Guardar". Si comparte su archivo de reglas con alguien que usa una versión anterior de Outlook, deberá seleccionar un tipo diferente de archivo de reglas antes de guardar el archivo, como se explica a continuación..

Además del formato del archivo de reglas para la versión actual de Outlook, la lista desplegable "Guardar como tipo" proporciona tres formatos adicionales para el archivo de reglas, para las personas que aún usan Outlook 2002, 2000 o 98. Seleccione uno de esas opciones según sea necesario, y luego haga clic en "Aceptar" para guardar el archivo de reglas.

NOTA: Si comparte sus reglas con varias personas que utilizan diferentes versiones anteriores de Outlook, seleccione la versión más antigua, ya que los archivos de reglas más antiguos siempre se pueden abrir en versiones más nuevas de Outlook.

Una vez que haya exportado su archivo de reglas, haga clic en "Aceptar" en los cuadros de diálogo "Opciones" y "Reglas y alertas" para regresar a la pantalla principal de Correo (o la pantalla "Información de la cuenta", según dónde comenzó).

Ahora puede hacer una copia de seguridad del archivo .rwz resultante en cualquier unidad externa o de red o compartirlo con otras personas.

Cómo importar sus reglas de Outlook

Ahora, supongamos que configuró su nueva computadora, instaló Office, importó el archivo de datos de Outlook del que realizó la copia de seguridad (las reglas no se guardan en archivos de datos de Outlook) de su computadora antigua y está listo para revisar el correo electrónico. Importemos las reglas que creó y respaldó, para que Outlook pueda tomar acción automáticamente en el correo electrónico a medida que entra. Abra el cuadro de diálogo "Reglas y alertas" de una de las dos formas que mencionamos anteriormente. Tenga en cuenta que la lista de reglas está vacía. Para arreglar eso e importar sus reglas, haga clic en "Opciones".

En el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en "Importar reglas".

Aparecerá el cuadro de diálogo "Importar reglas desde". Vaya a la carpeta en la que guardó el archivo de copia de seguridad de las reglas, seleccione el archivo .rwz y luego haga clic en "Abrir".

Notará que la lista de reglas en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas", detrás del cuadro de diálogo "Opciones" aún abierto, se llena con sus reglas personalizadas. Haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Opciones" para cerrarla y volver al cuadro de diálogo "Reglas y alertas".

Si verificó el correo electrónico antes de importar sus reglas, puede ejecutar sus reglas ahora en el correo electrónico que ya recibió. Para hacer esto, haga clic en "Ejecutar reglas ahora" en la barra de herramientas sobre la lista de reglas en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas".

En el cuadro de diálogo "Ejecutar reglas ahora", seleccione las reglas que desea ejecutar y haga clic en "Ejecutar ahora". Una vez que se hayan ejecutado las reglas, haga clic en "Cerrar" y luego haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo "Reglas y alertas" para cerrarlo. Ahora, sus reglas se ejecutarán automáticamente, verificando los correos electrónicos que recibe y realizando las acciones que especificó, todo detrás de escena.

NOTA: Es posible que algunas reglas no funcionen en otras computadoras si hay carpetas, personas, etc. específicas utilizadas en las reglas creadas en la computadora original, pero no están disponibles en las otras computadoras.