Cómo encontrar y reemplazar el formato en Microsoft Word
La función Buscar y reemplazar de Microsoft Word no es solo para reemplazar texto. También puede usar Buscar y reemplazar para localizar tipos específicos de formato en todo el documento e incluso reemplazar ese formato con otra cosa..
¿Cuándo es útil encontrar y reemplazar el formato??
Hay muchas formas de usar Buscar y reemplazar para formatear, pero ¿cuándo debería considerar usar Buscar y reemplazar en lugar de aplicar cambios de formato manuales o usar otras opciones como Format Painter??
A veces, tiene sentido aplicar cambios de formato manualmente. Por ejemplo, si necesita cambiar el color de todo el texto o eliminar todas las instancias de texto en negrita en su documento, puede hacerlo seleccionando todos (Ctrl + A) y luego aplicando el cambio que desee. Si necesita controlar lo que cambia y lo que no lo hace de manera más precisa, es mejor que revise su documento y realice esos cambios a mano..
Sin embargo, hay ocasiones en que Buscar y Reemplazar pueden ayudarlo a ahorrar tiempo al aplicar cambios de formato más rápido y más fácil que el formato manual. Puede usar Buscar y reemplazar para buscar y cambiar el formato de caracteres y párrafos..
Aquí hay algunos ejemplos cuando podría ser útil:
- Ha utilizado un tipo de formato de caracteres en todo el documento y desea cambiarlo a otro tipo de formato. Por ejemplo, digamos que usaste cursiva para enfatizar, y ahora quieres eliminar ese formato.
- Tiene una palabra o frase en particular a la que desea aplicar (o cambiar) el formato de caracteres. Por ejemplo, digamos que repite la frase "Caperucita Roja" en todo el documento, y ahora ha decidido que le gustaría usar una fuente y un texto en rojo diferentes..
- Ha utilizado un formato de párrafo particular (alineación, sangría, espaciado, etc.) y desea cambiar eso. Por ejemplo, supongamos que configura párrafos específicos para alinearlos a la izquierda y tener una sangría en particular, y ahora desea eliminar esa sangría y alinear en el centro esos párrafos..
Ahora sí, con cierta previsión, podría haber configurado los estilos de caracteres y párrafos y luego aplicarlos con rigor en todo el documento. Eso haría que el cambio de algunas de estas cosas sea más manejable. Pero cuando la previsión pasa a ser retrospectiva, Buscar y reemplazar puede ayudarlo a realizar el trabajo.
Listo para verlo en acción.?
Uso de Buscar y reemplazar para cambiar el formato de caracteres
Cuando se trata de encontrar y reemplazar el formato, puede crear una búsqueda para tipos específicos de formato, o puede hacer eso en combinación con la búsqueda de texto (incluso puede ser elegante y combinarlo con comodines para refinar sus búsquedas).
Si quieres trabajar solo con formato de caracteres
Si desea buscar el formato sin el texto que lo acompaña, es fácil. Tomemos el ejemplo anterior donde hemos decidido que queremos eliminar las apariciones del texto en cursiva. Encienda el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, dirigiéndose a Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.
En la pestaña Reemplazar, haga clic para colocar su punto de inserción en el cuadro "Buscar qué". A continuación, haga clic en el menú desplegable "Formato" y elija la opción "Fuente".
En la ventana Buscar fuente, haga clic en la opción "Cursiva" (o en el formato que desee buscar) y luego haga clic en "Aceptar".
De vuelta en la ventana Buscar y reemplazar, puede ver que la selección de formato ahora aparece debajo del cuadro "Encontrar qué" para ayudarlo a hacer un seguimiento de lo que está buscando..
Ahora coloque su punto de inserción en el cuadro "Reemplazar con", vuelva a Formato> Fuente, y esta vez elija la opción "Regular". Cuando haya terminado, verá que el formato aparece debajo del cuadro "Reemplazar con".
Observe cómo dice "No en negrita" y "No en cursiva". No puede usar esta técnica para cambiar de un tipo de formato a otro, solo para agregar o eliminar el formato.
En cualquier caso, ahora estás listo para buscar. Presione el botón "Buscar siguiente" para que Word localice y resalte la próxima aparición de lo que esté buscando. Aquí, se encuentra nuestra próxima palabra en cursiva. Haga clic en el botón "Reemplazar" para realizar el cambio. Haga clic en "Buscar siguiente" para encontrar el siguiente evento y repita. Si se siente con suerte, también puede presionar el botón "Reemplazar todo" para que Word siga adelante y reemplace todo lo que encuentre sin tener que revisar cada uno, pero le recomendamos que guarde o haga una copia de su documento antes de hacer esto..
Si quieres trabajar con formato de caracteres y texto
Bastante fácil, pero ¿qué pasa si desea trabajar con formato y texto al mismo tiempo? Tomemos un ejemplo más grande.
Digamos que acaba de escribir y dar formato a un informe, y para el nombre de la compañía, "Lorem Incorporated", aplicó negrita, cursiva y color de fuente azul para resaltar. Su documento se ve algo como esto:
Su administrador revisa su informe y le pide que elimine el color azul, negrita y cursiva. Además, debe cambiar "Lorem Incorporated" a "Lorem Inc." Debe hacer los cambios rápidamente y luego enviar el informe revisado a su gerente tan pronto como sea posible. Puede hacer todo esto fácilmente a través de Buscar y reemplazar.
Encienda el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, dirigiéndose a Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.
Escriba "Lorem Incorporated" en el cuadro "Encontrar qué". Haga clic en el botón "Más" para expandir las opciones Buscar y Reemplazar si aún no se muestran.
A continuación, haga clic en el botón "Formato" en la parte inferior izquierda y luego haga clic en la opción "Fuente".
En la ventana Buscar fuente, haga clic en el estilo de fuente "Negrita cursiva". En el menú desplegable "Color de fuente", elija el color azul (que actualmente se aplica al texto). Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.
Observe que las selecciones de formato que acaba de hacer aparecen en el cuadro "Encontrar qué".
A continuación, escriba "Lorem Inc." en el cuadro "Reemplazar con". Haga clic en el botón "Formato" de nuevo y luego haga clic en "Fuente".
Elija el estilo de fuente "Regular" y en el menú desplegable "Color de fuente", elija "Automático" (que por defecto es negro). Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado.
Ahora, puede usar los botones "Buscar siguiente" y "Reemplazar", a su vez, para recorrer cada aparición en su documento o puede hacer clic en el botón "Reemplazar todas" para cambiar todas las apariciones a la vez. Si usa "Reemplazar todo", le recomendamos que guarde o cree una copia de su documento primero..
Uso de Buscar y reemplazar para cambiar el formato de párrafo
También puede usar Buscar y reemplazar para trabajar con el formato de nivel de párrafo, y funciona de la misma manera que funciona con el formato de nivel de carácter. Incluso puede usarlo para buscar y reemplazar el formato de caracteres y párrafos al mismo tiempo si lo desea..
Pero veamos un ejemplo más directo para ver cómo funciona. Digamos que hemos copiado y pegado algunos párrafos de otro documento de Word para usar en nuestro documento. En nuestro documento, estamos utilizando el interlineado estándar donde no hay espacio adicional antes de los párrafos y el espaciado de 8 puntos después de los párrafos.
Por alguna razón, el documento del que estamos sacando párrafos está configurado para usar el espaciado de 18 puntos antes de y después de los párrafos. Estamos pegando el texto con formato porque queremos mantener el formato a nivel de caracteres como texto en negrita.
Los resultados no se ven bien porque el párrafo que copiamos y pegamos tiene mucho más espacio antes y después que los otros párrafos..
Ahora, una forma de solucionar este problema sería presionar Ctrl + A para seleccionar todo el documento y luego establecer el interlineado para todos los párrafos del documento a sus valores predeterminados. Pero, ¿qué pasaría si tuviéramos algunos párrafos donde habíamos ajustado el interlineado y queríamos mantener eso??
Lo has adivinado: encontrar y reemplazar al rescate. Enciéndelo nuevamente desde Inicio> Reemplazar o presionando Ctrl + H.
Coloque su punto de inserción en el cuadro "Buscar qué", abra el menú desplegable "Formato" y elija la opción "Párrafo".
En la ventana Buscar párrafo, seleccione el formato que desea buscar. En nuestro caso, estamos buscando párrafos en los que el espacio antes y después es de 18 puntos. Cuando esté configurado, haga clic en "Aceptar".
Ahora verá que el formato aparece en el cuadro "Encontrar qué".
Ahora coloque su punto de inserción en el cuadro "Reemplazar con", abra de nuevo el menú desplegable "Formato" y haga clic en "Párrafo".
Esta vez, configure el formato que desea usar como reemplazo. Iremos con el valor predeterminado de que no haya espaciado antes y 8pt después de lo mismo que en el resto de nuestro documento. Haz clic en "Aceptar" cuando lo tengas configurado.
Ahora estás listo para buscar. Presione el botón "Buscar siguiente" para que Word localice y resalte la próxima aparición de lo que esté buscando. Aquí, se encuentra nuestro párrafo extrañamente espaciado. Haga clic en el botón "Reemplazar" para realizar el cambio. Haga clic en "Buscar siguiente" para encontrar el siguiente evento y repita. También puede presionar el botón "Reemplazar todo" para que Word siga adelante y reemplace todo lo que encuentre sin que tenga que revisar cada uno, pero le recomendamos que guarde o haga una copia de su documento antes de hacer esto..
Y después de realizar nuestro reemplazo, ahora tenemos un párrafo espaciado al igual que los demás..
Puede obtener mucho más sofisticado con sus búsquedas que los ejemplos simples que hemos proporcionado aquí. Puede combinar varios tipos diferentes de formato de caracteres y párrafos en una sola búsqueda. Incluso puedes usar comodines y otros caracteres especiales para ser más creativo con el texto específico que encuentres. Pero eso debería ser suficiente para que comiences!
