Cómo resaltar una fila en Excel usando formato condicional

El formato condicional le permite formatear celdas en una hoja de cálculo de Excel en función del contenido de las celdas. Por ejemplo, puede hacer que una celda se vuelva roja cuando contenga un número inferior a 100. También puede usar el formato condicional para resaltar una fila completa?

Si nunca ha usado el Formato condicional anteriormente, es posible que desee consultar Uso del Formato de celda condicional en Excel 2007. Es para una versión anterior de Excel, pero la interfaz realmente no ha cambiado mucho. Esa guía habla sobre el formato de celdas específicas en función de su contenido. Por ejemplo, supongamos que utiliza una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de las horas en que los empleados han trabajado. Puede usar el formato condicional para colorear las celdas en rojo donde un empleado ha trabajado más de ocho horas en un día en particular.

¿Pero qué pasa si desea utilizar el valor de una celda para resaltar? otro ¿Células? En el ejemplo que utilizamos para este artículo, tenemos una pequeña hoja de cálculo con películas y solo un par de detalles sobre esas películas (para mantenerlo simple). Vamos a utilizar el formato condicional para resaltar todas las filas con películas hechas antes de 1980.

Paso uno: crea tu tabla

Obviamente, lo primero que necesita es una tabla simple que contenga sus datos. Los datos no tienen que ser solo de texto; Puedes usar fórmulas libremente. En este punto, su tabla no tiene ningún formato:

Paso dos: formatea tu tabla

Ahora es el momento de formatear tu tabla, si quieres. Puede usar las herramientas de formato “simples” de Excel o adoptar un enfoque más práctico, pero es mejor solo formatear aquellas partes que no se verán afectadas por el formato condicional. En nuestro caso, podemos establecer de forma segura un borde para la tabla, así como formatear la línea del encabezado.

Paso tres: crear las reglas de formato condicional

Ahora llegamos a la carne y las patatas. Como dijimos al principio, si nunca antes ha usado un formato condicional, probablemente debería revisar nuestro manual anterior sobre el tema y, una vez que lo haya logrado, vuelva aquí. Si ya estás familiarizado con el formato condicional (o simplemente eres aventurero), avancemos.

Seleccione la primera celda de la primera fila a la que desea dar formato, haga clic en el botón "Formato condicional" en la sección "Estilos" de la pestaña "Inicio" y luego seleccione "Administrar reglas" en el menú desplegable.

En la ventana "Administrador de reglas de formato condicional", haga clic en el botón "Nueva regla".

En la ventana "Nueva regla de formato", seleccione la opción "Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear". Esta es la parte más complicada. Su fórmula debe evaluar "Verdadero" para que se aplique la regla, y debe ser lo suficientemente flexible para que pueda usarla en toda la tabla más adelante. Aquí, estamos usando la fórmula:

= $ D4<1980

los = $ D4 parte de la fórmula denota la dirección de la celda que quiero examinar. re es la columna (con la fecha de estreno de la película), y 4 es mi fila actual Tenga en cuenta el signo de dólar antes de la re . Si no incluye este símbolo, entonces, cuando aplique el formato condicional a la siguiente celda, examinará E5. En su lugar, debe especificar tener una columna "fija" ( $ D ) pero una fila "flexible" ( 4 ), porque va a aplicar esta fórmula en varias filas.

los <1980 parte de la fórmula es la condición que debe cumplirse. En este caso, vamos por una condición simple: el número en la columna de fecha de lanzamiento debe ser menor que 1980. Por supuesto, puede usar fórmulas mucho más complejas si necesita.

Entonces, en inglés, nuestra fórmula es verdadera siempre que la celda en la columna D en la fila actual tenga un valor menor que 1980.

A continuación, definirá el formato que sucede si la fórmula es verdadera. En la misma ventana "Nueva regla de formato", haga clic en el botón "Formato".

En la ventana "Formato de celdas", ve a través de las pestañas y modifica la configuración hasta que obtengas el aspecto que deseas. En nuestro ejemplo, solo vamos a cambiar el color de relleno a verde en la pestaña "Rellenar". Cuando haya terminado de aplicar su formato, haga clic en el botón "Aceptar".

De vuelta en la ventana "Nueva regla de formato", ahora puede ver una vista previa de su celda. Si está satisfecho con la apariencia de todo, haga clic en el botón "Aceptar".

Ahora debería volver a la ventana "Administrador de reglas de formato condicional". Mueva la ventana un poco hasta que pueda ver su hoja de cálculo detrás de ella, y luego haga clic en el botón "Aplicar". Si el formato de su celda seleccionada cambia, eso significa que su fórmula es correcta. Si el formato no cambia, debe retroceder unos pocos pasos y ajustar la fórmula hasta que funcione. Aquí puede ver que nuestra fórmula funcionó y que la celda que seleccionamos ahora está llena de color verde.

Ahora que tiene una fórmula de trabajo, es hora de aplicarla en toda la tabla. Como puede ver arriba, en este momento el formato se aplica solo a la celda con la que comenzamos. En la ventana "Administrador de reglas de formato condicional" (que aún debería estar abierta), haga clic en la flecha hacia arriba a la derecha del campo "Se aplica a".

La ventana del "Administrador de reglas de formato condicional" se contrae, lo que le da acceso a su hoja de cálculo. Arrastre para cambiar el tamaño de la selección actual en toda la tabla (excepto en los encabezados).

Cuando haya terminado, haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del campo de dirección para volver a la ventana completa del "Administrador de reglas de formato condicional".

Tenga en cuenta que el campo "Se aplica a" ahora contiene un rango de celdas en lugar de una sola dirección. Haga clic en el botón "Aplicar" nuevamente, y debería ver toda la tabla formateada de acuerdo con su regla. En nuestro ejemplo, puede ver que todas las filas que contienen películas hechas antes de 1980 están llenas de verde.

¡Eso es! Si tiene necesidades más complejas, puede crear fórmulas adicionales. Y, por supuesto, puede hacer que sus fórmulas sean mucho más complejas que el simple ejemplo que hemos usado aquí. Incluso puede usar el formato condicional entre diferentes hojas de cálculo, de modo que las celdas o filas en una hoja de cálculo tengan un formato diferente según los datos en una hoja completamente diferente. Juega con las técnicas que hemos cubierto, y en ningún momento estarás creando intrincadas hojas de cálculo con datos que salen de la pantalla.